仕事の効率化を実現する方法｜作業効率を上げる最新ツールと事例

仕事量が増える一方で人手不足や残業削減の圧力も強まる中、「もっと効率的に仕事を進めたい」と感じている担当者は少なくありません。

タスク管理やコミュニケーションの不足、繰り返し発生する単純作業など、効率を妨げる要因は日常的に存在します。こうした課題を放置すれば、社員の集中力やモチベーションの低下にもつながりかねません。

本記事では、仕事を効率化するための基本的な考え方や、非効率を生み出す要因、具体的な改善方法をわかりやすく整理します。さらに、部門別の効率化事例を紹介しながら、自社に合った解決策を見つけるためのヒントを提示します。

記事の後半では、仕事の効率化が成功した自動化例も解説！

仕事の効率化とは？作業効率を上げるための基本

仕事の効率化とは、業務プロセス全体を最適化し、限られたリソースで最大の成果を生み出すことを指します。

近年はRPAやiPaaSといった自動化ツールの普及により、繰り返し作業の削減やデータ連携の円滑化が容易になっています。さらに、業務全体の設計から運用までを外部に任せるサービスも登場し、現場担当者がツールを使いこなさなくても効率化を実現できるようになっています。

効率化の成果は、単なる時間短縮にとどまらず、社員の集中力やモチベーション向上といった付加価値にもつながります。

非効率を生む仕事の特徴

仕事を効率化するためには、まず「何が効率を妨げているのか」を正しく理解することが重要です。非効率な業務は、時間を浪費するだけでなく、担当者の集中力やモチベーションを奪い、生産性の低下にも直結します。

ここでは、多くの企業で共通して見られる4つの非効率要因を整理します。

タスク管理が不十分で優先順位が曖昧

タスクの優先順位が曖昧な状態では、担当者はその場しのぎで作業を進めるしかなく、結果的に重要な業務が後回しになりがちです。

進捗管理や共有の仕組みが整っていないと、同じ作業を重複して実施してしまうなど、時間とリソースの無駄も生まれます。タスク管理の不備は「やるべき仕事が見えない」状態を招き、効率化を大きく阻害する要因となります。

部門間のデータ分断やコミュニケーション不足

複数の部門やツールにデータが散在していると、必要な情報にアクセスするまでに余計な時間がかかります。また、部門間のコミュニケーションが不足すると、確認や承認に遅れが生じ、全体の業務スピードが低下します。

特に在宅勤務環境では、情報共有の仕組みが不十分だと「誰が何をしているのかわからない」という状況に陥りやすくなり、効率化が進まなくなります。

単純作業の多さで集中力が低下

データ入力や書類整理など、付加価値を生まない単純作業に時間を取られると、担当者の集中力は次第に失われます。こうした作業は人為的ミスも起きやすく、修正のためにさらに時間がかかる悪循環につながります。

本来注力すべき企画や分析といった業務に集中できない状況は、組織全体の生産性を下げる要因となります。

属人化による情報共有不足

特定の社員だけが業務の手順やノウハウを把握している状態では、その社員の不在時に業務が停滞するリスクがあります。属人化した業務は引き継ぎや改善も難しく、全体の効率化を阻害します。

また、属人化が続けば社員に過度な負担がかかり、モチベーション低下や離職につながる恐れもあります。組織的に情報を共有し、誰でも対応できる体制を整えることが不可欠です。

仕事効率化を進める3つの方法

非効率の要因を把握したら、次は改善のステップです。仕事効率化には大きく分けて「業務の見える化」「ツールによる自動化」「外部委託による包括的効率化」という3つのアプローチがあります。

ここでは、それぞれの特徴と具体的な実現方法を解説します。

業務の見える化と課題抽出

まずは業務の全体像を明確にし、どこにムダやボトルネックがあるのかを可視化することが重要です。タスク管理ツールや業務フローの棚卸しを行うことで、重複作業や不必要な承認プロセスが浮き彫りになります。

近年ではAIを活用した業務分析により、従来は人手で時間をかけて行っていた作業の流れを自動的に可視化できるようになっています。これにより、在宅勤務や複数部門をまたぐ業務でも課題を素早く把握し、改善の優先順位をつけやすくなっています。

ツールを活用した自動化

定型的な作業は、RPA・iPaaSなどを活用することで大幅に効率化できます。

デスクトップ型RPA「BizteX robop」

経理や総務における繰り返しのPC操作を自動化し、担当者の負担を軽減します。例えば請求書処理や書類作成、勤怠データの集計など、日常的に発生するルーティン業務をロボットに任せることで、手作業の時間を数分の一に短縮可能です。人が行うと避けられない入力ミスや確認漏れも、ロボットが正確に処理することで削減できます。

結果として「毎月の経理作業に丸一日かかっていた業務が数時間で完了した」といった効果も期待でき、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。

＞＞BizteX robopのサービスページ

iPaaS「BizteX Connect」

複数のクラウドサービスや業務アプリケーションをつなぎ、データ連携を自動化します。見積書作成や勤怠データの集計といった業務フローを、kintoneやSlack、Salesforceなどのシステム間でシームレスに処理できるのが特徴です。

従来は担当者がエクスポート・インポートを繰り返していた作業をノーコードでつなげられるため、情報共有や部門間のコミュニケーションも効率化します。導入後は「エラーゼロでデータが即時反映される」「確認作業の心理的負担が減った」といった効果もあり、現場の生産性と正確性を同時に高めることができます。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

外部委託による包括的効率化（インテリジェント フロー）

効率化を進めたいが「ツールを使いこなす人材がいない」「業務フロー設計に不安がある」という企業には、外部の専門サービスを活用する選択肢があります。BizteXが提供するIPOサービス「インテリジェント フロー」は、AIと人の知見を組み合わせて業務プロセスの設計から運用・改善までを代行します。

特にAI業務分析機能「インテリジェント マイニング」を用いることで、前述した業務の見える化や課題抽出を自動的に実施でき、改善ポイントを具体的に提示可能です。さらに、効果測定ツール「インテリジェント HUB」によって導入後も継続的な改善が可能です。

最短1日で導入でき、まずは1フローを無償で試せる無料プランから始められる点も大きな魅力です。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

部門別に見る仕事効率化の事例とユースケース

業務効率化は部門ごとに課題が異なります。ここでは、BizteX robopとBizteX Connectを活用した具体的な効率化事例を紹介します。

これらの事例は、ツールを直接導入するだけでなく、BizteXの「インテリジェント フロー」に依頼することで、設計から運用・改善までを一括して代行してもらうことも可能です。

経理部門｜株式会社カクイチの請求業務を自動化

株式会社カクイチ様では、太陽光請求処理業務をBizteX robopとBizteX Connectで自動化し、月50時間以上の工数削減に成功しました。

従来は人手で行っていたデータ入力や請求書処理を自動化することで、担当者は経営分析や予算策定といった高度な業務に時間を使えるようになりました。

人事部門｜社会保険労務士事務所ダブルブリッジの給与計算を効率化

社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様では、給与計算や経費精算、給与振込処理をBizteX robopで自動化し、従業員1名分に相当する業務量を削減しました。

これにより、人手不足でも業務を回せる体制が整い、担当者は顧客対応や付加価値業務に集中できるようになりました。

営業部門｜スターフェスティバル株式会社のデータ突合業務を自動化

スターフェスティバル株式会社様では、kintoneとSalesforceをBizteX Connectで連携し、月40時間の作業削減を実現しました。

営業活動に必要な顧客データの突合や入力が自動化され、担当者は商談や提案といったコア業務に専念できるようになりました。

総務部門｜株式会社Shippioの勤怠管理を効率化

株式会社Shippio様では、SlackとKING OF TIMEをBizteX Connectで連携し、勤怠管理フローを効率化しました。打刻漏れがほぼゼロになり、月末の締め作業にかかる時間や心理的負担も大幅に軽減されています。

これにより、総務担当者は勤怠集計や確認作業に追われることなく、制度設計や改善提案など本来のコア業務に集中できるようになりました。

マーケティング部門｜株式会社ナハトの広告データ集計を効率化

株式会社ナハト様では、Facebook広告の運用データをBizteX Connectで自動収集し、分析精度の向上と作業時間削減を同時に実現しました。

従来は人手で数時間かけていた集計を自動化することで、担当者は分析や戦略立案に集中できる環境を整備。広告費用対効果の把握スピードが向上し、施策改善のサイクルも短縮できました。

＞＞BizteX robopの導入事例一覧
＞＞BizteX Connectの導入事例一覧

FAQ｜仕事効率化に関するよくある質問

仕事の効率化はどの業務から始めればよいですか？

最初は「繰り返しが多い」「時間がかかる」「属人化している」といった業務を対象にすると効果を実感しやすいです。

例えば、経費精算や勤怠データ集計、請求書処理などは典型的な効率化対象です。小さな成功体験を積むことで、社内での理解や導入の拡大もスムーズになります。

小規模企業でも効率化ツールは導入できますか？

可能です。近年はノーコードで操作できるRPAやiPaaSなど、中小企業でも使いやすいツールが増えています。

必要なフローを1つから始められる無料プランもあるため、無理なく試しながら導入を進められます。小規模な組織ほど人手不足の影響が大きいため、効率化の効果を得やすいケースも多くあります。

効率化の効果はどれくらいで現れますか？

業務の種類や範囲によりますが、定型業務を自動化する場合は導入直後から時間短縮効果を実感できます。

例えば、1日2時間かかっていた集計業務が自動化により数分で完了するケースもあります。

全体最適まで視野に入れると数か月単位の改善サイクルが必要ですが、短期効果と長期効果の両方を得られるのが効率化の特徴です。

社員がツールを使いこなせるか不安です…

多くの効率化ツールは直感的なUIを備えており、IT部門以外の社員でも扱いやすい設計になっています。また、学習コンテンツやオンラインサポートも整っており、操作習得のハードルは低下しています。

さらに、ツール操作に自信がない場合は、外部サービスに設計や運用を任せる選択肢もあります。

無料で効率化を試す方法はありますか？

はい。BizteXが提供する「インテリジェント フロー」には、1フローを無償で依頼できる無料プランがあります。これにより、自社の業務を実際に自動化したときの効果を体感しやすくなります。

費用対効果を確かめた上で拡張できるため、導入ハードルを下げつつ安心して始められるのが特徴です。

まとめ｜仕事効率化は全体最適と継続改善がカギ

仕事の効率化は、単なる作業時間の短縮ではなく、業務プロセス全体を見直し最適化する取り組みです。

タスク管理の改善やツールによる自動化を進めることで、社員は集中力を維持しながら付加価値の高い業務に取り組めるようになります。さらに重要なのは、一度の効率化で終わらせず、継続的に改善を積み重ねることです。

BizteXの「インテリジェント フロー」なら、設計から運用・改善までを代行し、全体最適を実現する仕組みを提供します。まずは無料プランを活用し、自社の業務効率化を一歩前に進めてみてはいかがでしょうか。

DX全体の概要や全体的な業務自動化の流れもまとめて知りたい方は、「DXとは？」や「業務自動化の徹底解説記事」記事をご覧ください。