業務が特定の個人に依存する「属人化」は、企業にとって大きなリスクを抱える要因となります。近年のビジネス環境では、業務のブラックボックス化や担当者の不在による業務停滞など、属人化がもたらす問題が顕在化しやすくなっています。
本記事では、属人化とは何か、その原因やリスク、さらに脱属人化のための具体的な方法について詳しく解説します。属人化を防ぎ、持続可能な組織運営を目指すためのヒントを探っていきましょう。
属人化とは？意味や定義
属人化とは、特定の業務が特定の担当者に依存し、その担当者にしかやり方が分からない状態を意味します。この状態は、業務のブラックボックス化を招き、担当者が退職や異動、休暇を取った際に業務が停滞するリスクがあります。さらに、労働人口の減少や人材流出が進む中で、属人化は企業にとって大きなリスクといえるでしょう。
そのため、属人化を防ぐためには、業務の標準化や知識の共有が不可欠となります。
属人化とスペシャリストの違い
属人化と似た概念にスペシャリストの存在があります。スペシャリストは、特定の分野で高度な専門知識を持ち、その知識を基に業務を遂行します。しかし、スペシャリストの場合、その専門知識は通常、組織内で共有され、他のメンバーにも学べる形で残されています。つまり、スペシャリストは知識の共有や育成にも力を入れ、組織全体のスキル向上に貢献する役割を担っています。
一方で、属人化の場合、担当者が業務の詳細を共有しない、またはできないことが多く、業務が特定の個人に依存しやすくなります。その結果、担当者が不在になると業務が滞るだけでなく、知識の流出や業務の非効率化といったリスクも高まります。
属人化はなぜ起きてしまうのか
属人化が起きる主な原因は、業務の担当者が自分のノウハウや手順を他者と共有せず、個人に依存する状況を作り出すことにあります。これには、自身の仕事を守るため、業務が複雑で他者に教える余裕がない、または情報共有の文化が組織に欠けているなどの要因が影響しています。
結果として、業務がブラックボックス化し、特定の人にしか業務が遂行できない状況が生まれてしまいます。
属人化によって起こる3つのリスク
属人化が進むと、組織にさまざまなリスクが生まれます。たとえば、特定の担当者が不在になると業務が滞りやすくなり、退職時には知識や技術が失われ、結果として業務効率が低下してしまいます。
これらのリスクについてそれぞれ詳しく解説します。
特定の人が欠けると業務が進まなくなる
属人化が進むと、特定の担当者が不在になるだけで業務が進まなくなるリスクがあります。例えば、休暇や退職などでその人がいなくなると、代替する人が業務を引き継げず、プロジェクトが停滞します。
これにより、納期の遅延やクライアントへの対応が滞り、企業全体の信頼性にも影響が出る可能性があります。属人化を防ぐためには、業務手順を共有し、誰でも対応できる環境を整えることが重要です。
退職後に知識(ナレッジ)や技術が失われてしまう
属人化が進んでいる場合、担当者が退職すると、その人が持つ知識や技術が組織内で失われるリスクがあります。特に、長年の経験や独自のノウハウが共有されていないと、後任者が同じレベルのパフォーマンスを発揮できず、業務に支障が出ます。
このようなリスクを回避するためには、業務のドキュメント化や定期的な情報共有を行い、知識が個人に閉じ込められないようにする取り組みが必要です。
業務効率が低下する
属人化により、業務効率が低下するリスクも大きいです。特定の担当者しか業務を理解していないと、その人に全ての依頼が集中し、業務が遅延しがちです。
また、他のメンバーが業務をカバーできないため、チーム全体の柔軟性が失われ、生産性が低下します。業務の進行が滞ることで、組織全体のパフォーマンスにも悪影響が及びます。これを防ぐためには、業務の標準化とチーム全体での知識共有が不可欠です。
脱属人化するメリット
脱属人化は、組織の持続的な成長と安定性を確保するために不可欠です。特定の個人に依存する業務は、その人が不在時に業務の停滞やミスを引き起こすリスクが高まります。これを回避するためには、業務の知識やスキルをチーム全体で共有し、業務の属人化を排除することが重要です。
ここでは、それぞれ脱属人化のメリットを解説します。
業務効率が向上する
脱属人化により、業務が効率化されます。特定の個人に依存せずに業務を進めることで、タスクの遅延や情報の偏りを防ぎ、チーム全体で業務をシェアできる環境が整います。
これにより、業務がスムーズに進行し、プロジェクト全体のスピードアップが可能になります。また、誰が業務を担当しても一定の品質を保つことができるため、全体の生産性も向上するでしょう。
業務が標準化される
脱属人化を進めることで、業務の標準化が促進されます。業務プロセスを明確に定義し、マニュアル化することで、誰が担当しても同じ手順で業務を遂行できるようになるでしょう。
これにより、業務のばらつきが減り、品質が安定しやすくなります。また、標準化された業務フローは、新入社員へスムーズに業務引き継ぎしやすいため、教育コストも削減することができます。
リスクマネジメントが強化される
属人化は、特定の個人が持つ知識やスキルに依存するため、リスクが集中しやすくなります。脱属人化を進めることで、知識やスキルが組織全体に共有され、リスクが分散されます。
これにより、業務が安定し、予期せぬトラブルやリスクに対しても迅速かつ効果的に対応できる体制が整います。
脱属人化への具体的な方法
脱属人化を実現するためには、業務プロセスの見える化やナレッジマネジメントの導入、そしてRPAやiPaaSなどのテクノロジーの活用が効果的です。
それぞれ脱属人化の具体的な方法を解説します。
業務フローを見える化する
業務フローの見える化は、脱属人化の第一歩です。業務プロセスを図やフローチャートで可視化し、誰が見ても理解できる形にすることで、業務の属人化を防ぐことができます。
これにより、特定の個人に依存せず、全員が業務の流れを把握できる環境が整い、業務の引き継ぎや改善がスムーズに進むようになります。さらに、問題点の発見も容易になり、効率化が期待できます。
ナレッジマネジメントの導入
ナレッジマネジメントを導入することで、組織全体で知識を共有し、業務の属人化を防ぐことができます。各メンバーが持つ専門知識や経験を集約し、デジタル化されたナレッジベースを構築することで、誰でも必要な情報にアクセスできるようになります。
これにより、個人の経験やスキルに依存しない組織運営が可能となり、新たなメンバーの教育コストも削減できます。
RPAでルーティン業務を自動化する
RPAを活用することで、ルーティン業務の自動化が進み、属人化を防ぐことができます。特に、定型的で繰り返し行われる業務をRPAに任せることで、人手によるミスを減らし、業務の効率化と標準化が図れます。
また、定型業務以外の業務が属人化されていた場合にも、定型業務に割く時間を削減することで、ナレッジ共有や業務レクチャーの時間を生み出せるようになります。これにより、従業員はよりクリエイティブなタスクに集中でき、組織全体の生産性が向上します。
iPaaSで業務統合し自動化する
iPaaSを導入することで、異なるシステム間の業務を統合し、自動化を実現できます。iPaaSを活用すれば、複数のアプリケーションやデータソースをシームレスに連携させることができ、手作業の介在を最小限に抑えることが可能です。
また、データの一元管理やシステム間の連携を容易にすることで、各サービスを深く理解せずとも業務を行えるようになり、業務シナリオが見える化されるため、ブラックボックス化しません。これにより、業務フローの一貫性が保たれ、属人化のリスクを低減し、全体の業務効率が大幅に向上します。
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脱属人化に成功した事例
ここでは、RPAやiPaaSを導入して脱属人化に成功した事例を紹介します。もちろん導入コストはかかりますが、属人化の解消だけでなく、定量的な費用対効果も出せる自動化ツールです。
ぜひ脱属人化の手段として参考にしてください。
契約フローをRPAとiPaaSで脱属人化した事例
こちらの事例では、RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を併用して、契約フローを自動化しています。
属人化が起こっていただけでなく、複数の部署にまたがる手作業により担当者に大きな負担がかかり、ヒューマンエラーも頻発していました。
具体的には、顧客から送られてくるメールやFAXを担当者が一つずつ確認し、内容に応じて振り分けて基幹システムに手動で入力していました。その後、管理部門の担当者も内容を確認し、複数の異なるシステムに同じ情報を重複して入力する必要がありました。
これらの課題を解決するためにRPAを導入し、顧客との電子締結と、RPAによる各システムへの契約内容の自動登録を実現しました。これにより、部署をまたぐ作業が不要となり、ヒューマンエラーが大幅に削減されました。
＼非IT部門でも使いやすく覚えやすいRPA／
申し込み処理業務をRPAとiPaaSで脱属人化した事例
こちらの事例では、RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を併用して、申し込み処理業務を自動化しています。
メールで受信した申し込みをConnectで検知し、robopを起動しています。申し込み内容を社内システムへ登録する作業はrobopが行っています。
不定期で申し込みがくるため特定の人が対応していましたが、自動化したことにより脱属人化しただけでなく、リソースを再配置することができるようになりました。
＼マウスのみでサービス連携を実現／
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脱属人化にはこの自動化ツールがおすすめ
脱属人化をしたい背景には、業務の効率化や生産性の向上などもあると思います。それらの課題解決も含めて、手段を選ぶのであれば自動化ツールの導入がおすすめです。長期的に見てもメリットが大きいため、ぜひ検討してみてください。
RPAとiPaaSのおすすめツールをご紹介します。
RPA「BizteX robop」
BizteXでは、導入効果が出しやすいRPA「BizteX robop」を提供しています。RPA初心者の方でも2時間ほどで基本操作を覚えられる学習プログラムや即日対応・操作代行も可能なサポートをご用意しているため、導入企業様のおよそ7割が現場部門でRPAを活用しています。
PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。
2週間の無料トライアル実施中のため、まずお試しで操作することができますよ。
＼非IT部門でも運用できる使いやすいUIが特徴／
iPaaS「BizteX Connect」
BizteXでは、ノーコード・ローコードでサービス連携ができるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。こちらも活用することでさらなる業務自動化を実現させることができます。
“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができ、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。
接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理を可能にします。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。
いまなら1週間無料トライアルも可能です。まず機能を触ってみて、使いやすさを体験してみてください。
＼マウス操作のみでサービス連携が実現できる／
属人化はRPAやiPaaSの自動化で解消しよう
属人化の解消には、RPAやiPaaSを活用した業務の自動化が非常に効果的です。これらのツールを導入することで、業務の標準化やナレッジ共有が促進され、特定の担当者に依存しない組織体制を構築できます。
特に、ルーティン業務の自動化は、時間とコストの大幅な削減に繋がり、企業の生産性向上につながります。自動化ツールを積極的に活用し、リスクを軽減しつつ、持続可能な成長を目指しましょう。
＼25個の自動化例を無料で紹介しています／
【問い合わせ】脱属人化・効率化に関するお悩みはBizteXにご相談ください
BizteXでは、脱属人化にも寄与する国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、デスクトップRPA「robop」、SaaSとSaaSを繋ぐiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供しています。
中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。
業務効率化や業務の自動化、脱属人化による業務改善に関することなど、御社のお悩みをお聞かせください。
