注目を集めるデジタルレイバーとは
近年、デジタルレイバーという言葉を耳にする機会が多いと思います。デジタルレイバーとは一体どんなものなのでしょうか。企業規模を問わず、導入が進むデジタルレイバーとはどんなものなのか、何を実現してくれるのかをご紹介します。
デジタルレイバー＝仮想知的労働者
デジタルレイバーとは、「業務を自動化するソフトウェアロボット一般」を指す用語で、RPAやAIはここに含まれます。コンピューター上で24時間休むことなく働き続けるデジタルレイバーの特徴から別名として仮想知的労働者ともよばれ、特に、今後の労働人口の減少が予想される日本の未来の企業活動を支えるパートナーとして注目を集めています。
なお、先にデジタルレイバーにRPAが含まれると説明しましたが、厳密にはRPAは「ソフトウェアロボットを活用して定型作業を自動化する取り組み・仕組み」のことをつまり概念や行為を指しており、一方で、RPAで使用するソフトウェアロボットはデジタルレイバーの一種であるという認識が正しいことになります。
社内にある膨大な時間を費やす情報処理を代行してくれる
RPAで活用するソフトウェアロボットはデジタルレイバーの一種と説明しましたが、デジタルレイバーが得意とする業務には以下のようなものがあります。
デジタルレイバーが得意とする業務
- メール送受信 ：メール内容によって、定型メールの送信先を振り分ける
- 書類スキャン ：スキャンした書類をPDFに変換し、基幹システムへ入力
- 競合サイト巡回：競合サイトを巡回し、掲載情報をまとめて定期的にレポートを作成
上記に共通すること、デジタルレイバーが得意とする領域はルール変更の少ない定型作業という点です。デジタルレイバーは一度記憶させた動作をミス無く実行することを得意としているため、社内の「単純な一方で繰り返しの多い工数のかかる面倒な作業」を任せるのが理想的な運用形態といえるでしょう。
ちなみに、デジタルレイバーが意味する範囲には「高度な自律化を行うAI搭載型のソフトウェアロボット」も含まれており、一部の非定型作業を自動化することが可能ですので言葉の理解には注意が必要です。
中小企業こそ定型作業にデジタルレイバー導入を
デジタルレイバーによって、定型業務の自動化が進むと「人の仕事を奪う」と考える方もいますが、それは早計です。定型的業務をロボットに任せ、新しい課題設定や解決策の検討など、人でなければできない仕事に注力してもらうことで、企業としての競争力を強めつつ、スタッフにはキャリアアップを目指してもらうWIN-WINの関係を築くことこそが真のデジタルレイバーの活用です。
ここではデジタルレイバーの導入がなぜ進んでいるのか、その背景を解説します。
国内市場は労働人口が減少し、有能な人材の囲い込みがはじまる
国内企業が抱える重要課題の一つに労働人口の減少が挙げられます。少子高齢化が叫ばれ始めて久しいですが、直近では2025年にはいよいよ団塊の世代、そしてレガシーシステムを管理していたエンジニアの退職などにより、いかに今後の生産年齢人口の確保できるか、減少していく労働力をいかにして担保するかが求められます。
このような人口動態を踏まえれば、人材難はこれからも続くことが予想され、さらに、優秀な人材をめぐり、企業間の獲得競争は激化しつつあるといえるでしょう。しかも、人材獲得競争は国境を越えて海外にも広がっており、例えば、採用予定の優れた人材を、日本に拠点のない海外企業にさらわれる可能性もあるなど、競争相手は国内だけでにとどまりません。
こういった中で各企業は人材採用のあり方から根本的に見直す必要があり、端的に言えば、仮に必要な人材数を確保できなかったとしても、いかに少ないリソースで”今まで以上の競争力”を確保できるかが、生き残りの鍵となります。言い換えれば、特に中小企業にとって、今ある人材に”誰でもできる仕事”を依頼し、給与を支払う余裕がなくなってくるわけです。
働き方改革により社員の仕事に対する考え方も変わる。加えてテレワークが増える
近年、仕事の仕方として最も大きく変わったものとしてテレワークの浸透が挙げられます。
きっかけは新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の世界的な拡大という未曽有の事態だったにせよ、これまで、テレワークにどちらかといえば消極的であった企業も「実施してみたら意外とうまくいった」と感想を持った企業も少なくなく、今後、より一層導入が進む可能性もあります。
例えば、スタッフ視点でテレワークのメリットを考えてみれば、遠方から通勤している場合、通勤に割く時間が減るため、作業効率の向上に繋がる可能性があります。また、企業視点でいえば、テレワークにより、スタッフの出社回数が減るので、会社で準備すべき備品や光熱費の企業負担を抑えられる効果も期待できるかもしれません。
加えて、テレワークが浸透すれば、東京への一極集中や地方創生といった日本の積年の課題を解決する有用な手段ともなるかもしれませんし、先に上げた”有能な人材の確保”という点において、地方であることなどがデメリットとして捉えられなくなる可能性があります。
また、これからの日本は、歯止めのかからない少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、育児や介護との両立などのニーズから、働き方の多様化を迫られています。これらの課題解決のため、日本政府は「多様な働き方を選択できる社会を実現し、一人一人が健康でよりよい将来の展望を持てるようにすること」を目指し、2019年4月1日に働き方改革関連法を施行しました。こういった背景をもとに、労働人口の減少により、選ばれる側となった企業は”場所”にとらわれない働き方をいかに提案できるかが、選べばれるための重要な項目のひとつとなり得るのです。
いずれにせよ、今後、出社を前提とした従来の働き方や、そういったことを前提に働く人材の確保がこれまで以上に難しくなってくることを考えれば、いかに企業内の”無駄”な業務を省けるか、工数に反して生産性の低い仕事を人から引き離し、少ない人材を企業にとって生産性の高い仕事を任せられるかが重要となってくるのです。
デジタルレイバーが得意とする部署と業務
人の有効活用が求められるようになり、最初に考えたいのがこれまで行っていた定型作業、誰でもできる業務をいかに自動処理、つまりデジタルレイバーに任せられるかです。ここではデジタルレイバーを具体的にRPAを活用する場合として、その活用効果と効能について部署ごとの事例を交えながらご紹介します。
経理部｜繁閑の差が激しい締め業務の労働時間を削減
経理部門には、伝票などへの記帳や社内外のシステムへの入金データ取り込み、仕訳け連携といった定型業務が多くあります。これらの作業は反復して長時間実施することが一般的で、スタッフの集中力や体力、モチベーションの維持が難しくヒューマンエラーが起こりやすい特徴があります。加えて、繁忙期が短期間に集中していることもあり、ひどいところになると、1週間を残業、休日出勤などで凌ぐ部門を抱える企業も少なくありません。
こういった経理部の抱える定型作業は、RPAが得意とする分野である、手順の決まっている単純な処理や定型作業であることが多く経理業務とRPAの相性は非常に良いものだといえます。RPAで自動化することで正確な作業が行えるだけでなく、余った時間を経営判断やデータの確認作業といった重要な業務にスタッフをアサインできるため、経理部門の生産性をアップさせることも期待できるでしょう。
営業部｜見積もりや請求作業を自動化。提案書の自動作成で顧客へのアクションを迅速化
取引先に提出する見積や請求書を作成する作業も営業活動において大切な仕事ですが、取引先の企業が増えると、この作業にかかる工数も当然肥大化します。ただし、この見積作業に関しては、最小限の必要項目のみ入力すれば、あとはすべてRPAで自動化することが可能です。
また請求書の作成は、毎月ルーティンになっているものであれば、顧客管理システムのデータから自動作成することもできるでしょう。これにより、忙しい月末の取引先への請求業務の工数も大幅に減らせるため、余裕を持って業務が行えるようになるのです。
さらに、提案書やレポートの作成も、RPAで効率化できます。提案書に含まれる固定文言や自社商品の説明などに加え、よくある提案内容をひな形化しておくことで、ほぼ自動作成に近いレベルの仕組みを実現できます。ゼロベースで提案書やレポートを作成するのは非常に時間がかかりますが、RPAでたたきを作り修正・加筆するだけであれば、かなりの工数を圧縮できるはずです。
人事・総務部｜過重労働対象の検知・人事考課表の作成の自動化
人事・総務部門でのRPAの活用例としては、近年話題になっている長時間労働の抑制に関する業務が挙げられるでしょう。膨大な出退勤データの中から、人事担当者の手で長時間労働者を探そうとすると、一人ずつチェックする必要があり工数がかかります。そこでRPAを活用することで月内の労働時間の落着を予想しながら、規定以上労働しそうな従業員を検索して見つけ出す手順を自動化することができます。
その他、人事評価に関する業務においては、評価表を作成したりメールで対応を促すなどのさまざまな事務作業が発生することがあります。一部、定型業務だけでもRPAに任せ、人事担当者自らが実施する業務と上手く分担しながら進めていくことで劇的に業務効率の向上に繋がるはずです。
業界・職種別でのRPA活用法について、詳しく知りたいという方はこちらをご覧ください。
まとめ
デジタルレイバーの必要性についてご紹介してまいりましたが、導入で重要なのは、業務をすべて自動化することではなく、デジタルレイバーをひとりの従業員として考えて、得意分野と苦手分野を把握した上で、適切な部署や業務で活用することです。
今後、労働人口が減少すること、限られた人的リソースを有効活用することを踏まえた上で、現在の業務のどこに問題点があるのか、どこを自動化すべきかを考えて、その課題を補うためにデジタルレイバーを活用しましょう。
もし、こちらの記事を読んで人の有効活用が喫緊の課題である、業務効率化のためにRPAの導入を考えているという方は、BizteXにお気軽にご相談ください。また、関連記事も用意していますのでぜひ、あわせてご覧になってください。
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