Microsoft Teams × Box連携術！クラウドサイン・RPAと繋げて文書管理を完全自動化

「BoxとTeamsの標準連携で、ファイル共有はずいぶん楽になった。でも……」

そう、標準機能で便利になるのは人間がファイルを開いたり共有したりする作業だけです。

「電子契約で締結されたPDFをBoxへ保存する」
「基幹システムから出力したデータを集計して格納する」

こうした、他システムからBoxへの「橋渡し」業務は、依然として手作業のまま残っていませんか？

本記事では、BoxとTeamsを業務の「出口」と捉え、クラウドサインやRPAと組み合わせることで、文書保存から周知連絡までを完全自動化する「iPaaS活用術」を解説します。

【課題】標準機能（Box for Microsoft Teams）だけでは「データの入口」が手動のまま

Microsoftが提供する標準アプリ「Box for Microsoft Teams」は非常に強力なツールです。まずは、標準機能で解決できることと、依然として残る課題を整理しましょう。

標準連携で「できること」：コラボレーションの効率化

公式サポート記事にもある通り、標準アプリを利用すれば以下の操作がTeams上で完結します。

• ファイルの共有：Teamsのチャット画面から直接Box内のファイルを選択・共有する。
• プレビューと編集：Teamsから移動せずにOffice Online等でファイルを開き、共同編集する。
• フォルダへのアクセス：チャネルに「Box Files」タブを追加し、特定のフォルダを表示する。

これにより、「TeamsとBoxを行き来するストレス」は大幅に軽減されます。

標準連携で「できないこと」：他システムからの自動取り込み

しかし、標準機能はあくまで「人が操作してファイルを使う」ためのものです。

以下のような「他システムから発生するデータ」の処理は、標準機能の管轄外であり、手作業が残ってしまいます。

• 電子契約の完了データ：締結されたPDFをダウンロードし、Boxの契約書フォルダへアップロードする。
• RPA/基幹システムの出力データ：定期的に出力されるCSVやレポートを整形し、Boxへ格納してチームに報告する。

この「データの入口（保存）」から「出口（周知）」までを無人化するには、別の連携手段が必要です。

【メリット】iPaaS連携でBoxとTeamsを「業務自動化のハブ」にする

BizteX ConnectなどのiPaaSを用いて「Box × Teams」に「第三のツール」を組み合わせることで、業務フローは劇的に変わります。

「保存」と「報告」の手間をゼロにする完全自動化

iPaaSを導入する最大のメリットは、ファイル保存から共有までのプロセスを無人化できる点です。

契約書やレポートが発生した瞬間、システムが自動でBoxへ格納し、Teamsで関係者に通知します。担当者がファイルをダウンロードして移動させる必要も、わざわざ「格納しました」とチャットを打つ必要もなくなり、コア業務に集中できる時間が増加します。

人為的なミスを排除し、ガバナンスを強化

手作業による業務には、どうしても「保存先フォルダの間違い」や「関係ないチャネルへの誤送信」といったリスクがつきまといます。

連携フローによって保存ルールをシステム化すれば、常に正しいフォルダに格納され、適切な権限を持つメンバーだけに共有される状態を維持できます。これは、セキュリティや内部統制（ガバナンス）の観点からも大きな強みとなります。

タイムラグのない即時連携でビジネスを加速

手動対応では、担当者が離席中や休暇中の場合、情報の共有が遅れてしまいます。

iPaaS連携なら、夜間に契約締結が完了した場合でも、翌朝を待たずに即座に処理が実行されます。ビジネスのリードタイムを短縮し、最新の情報に基づいてスピーディーな意思決定を行うことが可能になります。

【方法】Box × Teams連携を実現する3つのパターン

BoxとTeamsを連携させ、さらに他システムとも繋ぐには、主に3つの手法があります。

それぞれの特徴を比較し、自社のリソースに合った方法を選定しましょう。

連携手法	開発コスト	拡張性	特徴
標準アプリ（Box for Teams）	低	低	導入は最も簡単だが、ファイルの手動操作が前提。他SaaSからの自動取り込みは不可。
API自社開発	高	高	自由度は高いが、エンジニアのリソースが必要。仕様変更時のメンテナンス負担が大きい。
iPaaS（BizteX Connect）	中	高	ノーコードで早期導入可能。クラウドサインやRPAとも自在に連携できる。

標準アプリは「日常のファイル利用」に最適ですが、業務フロー全体の自動化を目指すなら、SaaS連携に特化したiPaaS（Integration Platform as a Service）の導入が最もコストパフォーマンスの高い選択肢となります。

【実践】3つのSaaSを繋ぐ！BizteX Connect実践フロー

それでは、iPaaSであるBizteX Connectを使用して構築できる、効果の高い2つの連携パターンを紹介します。

パターン1：【クラウドサイン × Box × Teams】契約管理の自動化

法務・総務部門で最もニーズが高いのが、電子契約サービス「クラウドサイン」との連携です。

このフローにより、締結後の事務作業が大幅に軽減し、法務担当者は契約内容の確認や審査業務に集中できるようになります。

パターン2：【BizteX robop × Box × Teams】KPIレポートの自動配信

Web上の管理画面からデータを収集・集計する業務には、デスクトップRPA「BizteX robop」との連携が有効です。

分析担当者が毎週行っていた「データ収集・加工・配布」の手間がなくなり、より付加価値の高い「分析・施策立案」に時間を割けるようになります。

【発展】さらに複雑な課題なら「インテリジェント フロー」

デジタルデータだけでなく、紙の書類や、人の判断（承認）が必要な複雑なプロセスには、BizteXの自動化代行サービス「インテリジェント フロー」が有効です。

iPaaS単体では完結しない、以下のような業務を変革します。

• 紙の注文書のデータ化：FAXで届いた注文書をAI-OCRで読み取り、Boxに自動保存した上で、内容に応じてTeamsで営業担当に通知する。
• 多段階の承認フロー：Boxに保存された見積書の金額を判定し、Teamsで課長承認→部長承認というワークフローを回してから、基幹システムへ登録する。

インテリジェント フローでは、以下のアプローチで支援します。

• 実績：30,000件超の自動化実績に基づき、貴社に最適なフローを設計。
• 分析：AI技術と自動化のプロの知見を融合した「インテリジェント マイニング」で、業務プロセスのボトルネックを可視化。
• 改善：導入後も「インテリジェント HUB」を通じて効果測定を行い、プロが運用・保守を担うことで、継続的な業務改善を実現します。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

まとめ：BoxとTeamsは「使う」から「繋ぐ」へ

BoxとTeamsは、人間が手動で使うだけでも便利なツールです。しかし、そこにiPaaSを加えて「他のシステムと繋ぐ」ことで、単なるツールから「全自動の業務インフラ」へと進化します。

「クラウドサインで契約したら、勝手にBoxに入っている」
「朝起きたら、KPIレポートがTeamsに届いている」

そんな快適な業務環境を、BizteX Connectで実現してみませんか。

よくある質問（FAQ）

Teamsの標準アプリ（Box for Microsoft Teams）とBizteX Connectは併用できますか？

はい、併用をおすすめします。日々のファイル閲覧や手動共有には「標準アプリ」を使い、定型的なファイルの保存や通知の自動化には「BizteX Connect」を使うというように、役割を分けることで最大の効果を発揮します。

Boxの保存先フォルダを「取引先ごと」に自動で振り分けることは可能ですか？

可能です。電子契約やRPAから取得した「取引先名」データを読み取り、Box上に同名のフォルダがあるか確認し、なければ新規作成して保存するといった分岐処理をノーコードで設定できます。

BizteX robop（RPA）以外のシステムからのデータもBoxへ連携できますか？

はい。kintone、Salesforce、Google スプレッドシートなど、API連携に対応している多くのSaaSからデータを取得し、ファイルとしてBoxへ保存したり、Teamsへ通知したりすることが可能です。

「契約業務やレポート作成の手作業をゼロにしたい」とお考えの方へ

SaaSが増えるほど、「ツール間の転記」や「ファイルの移動」といった単純作業は増えてしまいます。

「BizteX Connect」なら、プログラミング不要でBox × Teams × 他SaaSの複雑な連携フローを短期間で構築できます。

また、自社の業務フローをどう自動化すべきか悩んでいる場合は、30,000件以上の実績を持つプロフェッショナルが、業務可視化から改善実務までを担う「インテリジェント フロー」にお任せください。

• [資料ダウンロード] クラウドサイン連携やRPA活用など、具体的な事例集を見る
• [無料相談] 自社の業務フローが自動化できるか相談してみる