kintoneのステータス変更を自動でChatworkに通知できれば、業務の効率が大幅に向上します。たとえば、見積りアプリで上長の承認が完了した際に、Chatworkの特定チャットへ即座に通知すれば、確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
本記事では、プログラミング不要のiPaaS「BizteX Connect」を活用し、「ステータス変更を検知し、Chatworkに自動でチャット通知する仕組み」を分かりやすく解説します。設定もシンプルで、すぐに導入可能です。業務の効率化を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
kintoneのステータス変更を検知し、Chatworkへ自動でチャット通知を行う方法
kintoneの見積りアプリで上長の承認が完了すると、その情報をChatworkの特定ルームへ自動でチャット通知する方法を紹介します。
この自動化により、メンバーがリアルタイムで承認状況を把握し、迅速に対応できるようになります。Chatworkへのチャット通知により、確認漏れを防ぎ、対応の遅れを最小限に抑えることが可能です。また、手動での連絡作業が不要になり、業務負担の軽減にもつながります。
以下で、具体的な設定手順を解説します。
kintone設定｜「プロセスのステータス変更の検知」を選択
新規シナリオ作成画面で、アプリの一覧からkintoneを選択します。次に、イベント選択画面で「プロセスのステータス変更の検知」を選択してください。
※本記事では 「レコードの追加/編集を検知する」 および 「レコードの削除を検知する」 の設定手順については扱いません。ただし、これらもほぼ同じ手順で設定できるため、それらの設定を行いたい方にも参考になる内容となっています。
kintone設定｜「Webhookコネクタ」を作成・選択
BizteX ConnectでWebhook URLを発行します。
「新しいコネクタを作成する」をクリックし、任意のタイトルを入力した後、「コネクタ作成」をクリックしてください。
ここでは、例として「ステータス変更」という名前を設定します。
発行後、該当のWebhook URLが自動的に選択された状態になります。
このWebhook URLを、kintoneのアプリ設定画面にある「Webhook」ページ へ転記してください。また、通知を送信する条件として「レコードの追加」と「ステータスの更新」にチェックを入れます。
※「https://」はkintone側であらかじめ記載されているため、Webhook URLを転記した後に削除してください。
追加後、「保存」をクリックし、アプリの設定画面で「アプリを更新」してください。
kintone設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
kintoneのアプリ設定画面で、「APIトークン」 から APIトークンを生成 し、認証コネクタを作成します。
タイトルは任意の名前を設定できるため、例として 「ステータス変更」 とします。
続いて、「ドメイン」、「サブドメイン」、「アプリID」 を入力し、「コネクタ作成」 をクリックします。
※認証コネクタの詳しい作成方法は、BizteX Connectのヘルプページで解説されています。作成時に不明点があれば、そちらをご参照ください。
kintone設定｜「検知するステータス」を決める
基本設定では、検知するステータスをプルダウンから選択します。ここで選択したステータスのみ、自動的に検知されます。
kintone設定｜ステータスが正しく検知できるか確認する
ここまでの設定で、プロセス管理のステータスを検知する準備が整いました。
「サンプル取得」をクリックし、実際にステータスが正しく検知されるか確認します。
サンプル取得画面にデータが表示されたら、「選択」をクリックしてください。問題なく検知できていれば、出力内容が記載されます。
出力内容に含まれる 「recordTitle」 と、ステータス内の 「value」 をChatworkの設定で使用します。
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Chatwork設定｜「メッセージの投稿」を選択
kintoneの右側の「＋」をクリックし、ステップ2のアプリ選択からChatworkを選びます。次に、イベント選択画面で「メッセージの投稿」を選択してください。
Chatwork設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
認証コネクタのタイトルは任意の名前を設定できます。例として 「メッセージ投稿」 とします。
認証コネクタを作成する際、APIトークンが必要です。自社で使用しているChatworkでAPIトークンを取得しましょう。
※APIトークンの取得方法については、BizteX Connectのヘルプページで詳しく解説されているため、不明な場合はそちらをご確認ください。
Chatwork設定｜メッセージの投稿設定を行う
認証が完了したら、Chatworkのどのルームにどんなチャットを送信するかを設定します。
今回は商談名とステータスを通知するため、左上のkintoneの出力データから、下記の2つを選択します。
- 「recordTitle」（商談名）
- record → ステータス内の「value」（ステータス）
Chatwork設定｜メッセージが正しく投稿されるか確認する
ここまでの設定で、Chatworkへメッセージを自動でチャット通知する準備が整いました。
「テスト実行」をクリックし、実際にメッセージが指定のルームへ正しく投稿されるか確認します。
問題なく設定できていれば、指定のルームへ設定したメッセージが正常に投稿されます。
kitnone×Chatwork連携シナリオを保存・有効化して作成完了
右上の「保存」をクリックして、シナリオを保存します。
ただし、保存しただけでは動作しないため、保存後に「シナリオ有効化」をONにしてください。
これで「kintoneのレコードのステータス変更を検知し、Chatworkに自動でチャット通知するフロー」のシナリオ作成が完了です。
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BizteX Connectならkintone×Chatwork連携がプログラミングゼロで実現
iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がなくても簡単に使えるシステム連携ツールです。「プログラミングをゼロへ」をコンセプトに開発されており、誰でもSaaSやデータベース、RPAなどを簡単に接続・連携できるようになります。
また、APIを利用した接続により、確実かつ安全な連携と高速なデータ処理を実現します。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、変化の激しいビジネス環境にも柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルをサポートします。
kintone×Chatwork連携のシナリオテンプレートあります
BizteX Connectでは、本記事で解説した「kintoneのステータス変更を検知し、Chatworkへ自動でチャット通知する自動化フロー」を簡単に始められるシナリオテンプレートを提供しています。
iPaaSの利用が初めての方や、迅速に業務を自動化したい方でも、テンプレートを活用することで導入後もスムーズに設定を進められます。
テンプレートは、選択後に手順に従うだけで簡単に利用できます。
ただし、Webhookコネクタや認証コネクタの設定、OAuth認証などの手順は必要です。
また、専任担当者によるサポートや充実したヘルプコンテンツが用意されており、想定していなかった連携方法を一覧から見つけることができるかもしれません。
さらに、1週間の無料トライアルがあるため、本記事で解説した連携シナリオや実際の操作感を導入前に試すことができます。
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まとめ
iPaaS「BizteX Connect」を活用すれば、プログラミング不要でkintoneとChatworkを簡単に連携し、ステータス変更を検知して自動でチャット通知を送信できます。これにより、業務の効率化や確認漏れの防止につながり、スムーズなタスク管理が可能になります。さらに、「レコードの追加・編集・削除」も検知できるため、状況に応じた柔軟な運用が実現できます。
また、「BizteX Connect」は1週間の無料トライアルを提供しているため、導入前に実際の操作感を試すことができます。本記事で紹介した手順を参考に、Chatwork通知の自動化を導入し、業務の最適化を進めてみてはいかがでしょうか。テンプレートを活用すれば、よりスムーズに設定できるので、ぜひ試してみてください。
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