SmartHRとは？特徴・使い方・料金プラン・業務効率化のポイントを初心者向けに解説

人事労務業務の負担を減らしたいものの、どのサービスを選べばよいか迷っていませんか？入社手続きや年末調整、従業員情報の更新などの定型業務は時間も手間もかかり、情報漏れやミスの原因にもなりがちです。SmartHRは、こうした人事労務業務をクラウド上で一元管理し、ペーパーレス化と効率化を同時に実現できるサービスです。

本記事では、SmartHRの特徴や使い方、導入メリット、料金プランの概要に加えて、他サービスとの連携方法や業務効率化につなげるポイントをわかりやすく解説します。

記事の後半では、SmartHRに登録された新規従業員情報を他サービスへ自動登録・通知する方法も解説！

SmartHRとは？何がすごい？

SmartHRは、クラウド型の人事労務管理システムで、入社手続き、社会保険・労働保険の書類作成、年末調整、従業員情報の更新などをオンラインで完結できるプラットフォームです。ブラウザ上で動作するため、PCやスマートフォンからアクセス可能で、テレワークや出張先でも業務を進められます。

また、法改正への対応も自動でアップデートされるため、制度変更時の対応負担を大幅に削減できます。さらに、UIが直感的で操作しやすく、ITスキルに自信のない担当者でもスムーズに利用できる点が評価されています。

SmartHRの特徴

SmartHRには、次のような特徴があります。

• ペーパーレス化による効率化
  紙の書類やExcel管理をやめ、クラウド上で一元管理することで、作業時間を短縮し、情報の正確性も高められます。

• 法改正対応の自動アップデート
  最新の労務法令に自動で対応するため、制度変更のたびに調べ直す必要がありません。

• 従業員のセルフ入力機能
  従業員自身が必要情報を直接入力できるため、人事部門の入力作業や確認負担が減ります。

• 多様な外部サービスとの連携性
  勤怠管理や給与計算ソフトなどとスムーズに連携でき、業務全体の流れを止めずに効率化できます。

こうした特徴によって、SmartHRは単なる労務管理ツールにとどまらず、人事業務全体の生産性向上にもつながります。

SmartHRと他の人事労務管理システムの違い

他の人事労務管理システムと比べて、SmartHRはUIのわかりやすさと柔軟な機能拡張性が際立っています。デザインがシンプルで、初めて利用する従業員でも迷わず操作できます。

また、APIやiPaaS連携により、勤怠管理、給与計算、会計ソフトなど多様な外部ツールとシームレスに連携可能です。他サービスでは導入時に複雑な設定やIT部門のサポートが必要な場合もありますが、SmartHRは非IT部門主体での運用が比較的容易で、現場への定着スピードも速い点が強みです。

SmartHRの使い方

SmartHRは、初期設定から日常的な手続きまで、すべてオンラインで完結できます。基本的な利用手順は以下のとおりです。

SmartHRでできること

SmartHRには、人事労務業務のあらゆる場面で役立つ多彩な機能が揃っています。入社時の手続きから、日常的な従業員情報の更新、年末調整や評価管理まで、幅広い業務をオンライン化・効率化できます。

ここでは代表的な機能を5つに分けて紹介します。

入社手続きのオンライン化

内定者には専用URLを送信し、Webフォーム経由で個人情報や必要書類を直接入力・提出してもらえます。郵送や紙書類のやり取りが不要になり、入力ミスや転記作業も大幅に削減可能です。雇用契約書も電子署名で完結できるため、入社準備にかかる時間が短縮され、リモート採用にもスムーズに対応できます。

従業員情報の一元管理

住所変更や扶養情報の更新など、従業員が自身でオンライン申請できるため、管理者は承認・確認だけで済みます。変更内容はリアルタイムで反映され、常に最新情報を保持できます。部署異動や役職変更も履歴として記録されるため、人事データの精度と活用度が向上します。

年末調整の効率化

紙の申告書を廃止し、従業員がPCやスマートフォンから必要項目を入力できます。自動チェック機能により記入漏れや誤りを防ぎ、提出前に不備を修正可能です。管理者は提出状況や進捗を一目で把握でき、作業の偏りや遅延を防げます。結果として年末の繁忙期の負担を大幅に軽減します。

勤怠・給与計算ソフトとの連携

APIやCSV連携を通じて、勤怠管理システムや給与計算ソフトとデータを自動で同期できます。手作業での転記や二重入力を防ぎ、計算精度を向上させます。労働時間や残業時間の集計も自動化でき、給与計算から支払いまでの流れをスムーズに進められます。

人事評価・組織管理機能

評価シートの作成・配布・回収や、目標設定、進捗管理をオンラインで実施できます。組織図の自動生成や、過去の評価データの蓄積・分析も可能です。これにより、公平で透明性のある評価運用が実現し、人材育成や配置計画にも役立ちます。

SmartHRの導入メリットとは

SmartHRを導入することで、人事労務部門だけでなく従業員や経営層にとっても多くの利点があります。日常的な手続きや情報管理の効率化はもちろん、法改正への素早い対応や、リモートワーク環境でのスムーズな運用にも貢献します。

ここでは代表的な3つのメリットを詳しく解説します。

人事労務業務の効率化とペーパーレス化

紙やExcelによる管理を廃止し、すべての手続きをクラウド上で行えるため、作業時間とミスの両方を削減できます。書類の郵送や押印、ファイルの共有作業が不要になり、担当者は承認や確認といった付加価値の高い業務に集中可能です。

また、リモート環境や出張先からでもアクセスできるため、働く場所に縛られない業務運用が実現します。

従業員の利便性向上と情報更新のスピードアップ

従業員が自身の住所変更や扶養異動などをオンライン申請でき、管理者は承認するだけで即時反映されます。これにより、情報の正確性が高まり、部署異動や昇進などの人事異動にも迅速に対応可能です。

申請状況はリアルタイムで確認できるため、担当者が状況把握や催促を行う手間も減ります。

法改正や制度変更への迅速な対応

SmartHRは常に最新の労務法令や制度改正情報を反映するため、書式の差し替えや内容の更新を担当者が手作業で行う必要がありません。

たとえば、社会保険の算定基礎届や年末調整の制度変更にも自動対応するため、準備やチェックの負担を大きく軽減します。結果として、法令遵守を確保しながら業務をスムーズに進められます。

SmartHRの料金プラン

SmartHRには、企業の規模や目的に合わせて選べる複数のプランが用意されています。料金は従業員数や利用機能に応じて変動するため、具体的な金額は見積もりが必要ですが、それぞれの特徴を理解しておくと自社に合ったプランを検討しやすくなります。

人事・労務エッセンシャルプラン

社会保険や雇用保険の手続き、年末調整、マイナンバー管理など、人事労務の基本業務を効率化できるプランです。コスト削減と効率アップを両立したい企業に向いています。

タレントマネジメントプラン

人事評価やスキル管理、従業員サーベイ、キャリア台帳などを活用し、従業員の成長や適切な配置を支援するプランです。組織力を最大化したい企業に適しています。

HRストラテジープラン

人事労務とタレントマネジメントの両方を網羅し、データベースの一元化でシームレスに活用できるプランです。戦略的な経営基盤を構築したい中堅〜大企業に向いています。

労務管理プラン（50名以下向け）

従業員50名以下の企業が、人事労務の基本機能だけを利用できるシンプルなプランです。初めての導入や小規模企業に適しています。

¥0プラン（30名以下向け）

従業員30名までなら無料で利用できるプランです。労務管理プランと同様の機能が使えますが、有料オプションやチャットサポートは対象外です。小規模事業者におすすめです。

SmartHRの注意点

SmartHRは人事労務業務を効率化できる強力なクラウドサービスですが、導入すれば自動的に効果が出るわけではありません。実際の運用を考えると、社内でのルール設計や他システムとの連携方法など、あらかじめ整理しておくべき点があります。

ここでは特に注意すべきポイントを解説します。

導入後の運用ルール設計が必要

SmartHRは機能が豊富で柔軟に使える反面、運用ルールを決めずに使い始めると、データの重複や承認の滞りが発生する可能性があります。たとえば、住所変更や扶養異動の申請に誰が承認するのか、更新のタイミングをどうするのかを決めておかないと、情報が散在して後から整理が難しくなります。

導入時に承認フローや管理手順を明確にし、マニュアルやガイドラインを整備することがスムーズな定着につながります。

API連携は専門知識が必要になる場合がある

SmartHRは外部サービスとのAPI連携機能を備えていますが、設定やメンテナンスにはシステム部門の知識や工数が求められることがあります。情シス部門のリソースが限られている企業では、せっかく連携機能を用意しても実運用に乗らないケースも少なくありません。

こうした課題を解消するには、ノーコードで簡単に連携できるiPaaSや、運用まで代行するサービスの活用を検討すると安心です。

SmartHRを他サービスと簡単に連携させる方法

SmartHR単体でも人事労務業務を大きく効率化できますが、実務では勤怠管理システムやkintone、Slack、会計ソフトなど外部サービスと組み合わせたい場面が多くあります。

こうした複数ツールをまたぐデータ連携や通知の自動化には、iPaaSや代行型の業務改善サービスを活用するのが効果的です。

BizteX Connectならノーコードでカンタン連携可能

「BizteX Connect」は、SmartHRとkintone・Slack・Google Workspace・会計システムなどをノーコードで接続できるiPaaSです。複雑な条件分岐や例外処理もGUI操作で設定でき、従業員情報の更新から各部門への通知までを自動化可能です。

人事労務だけでなく、経理や総務ともシームレスにつながることで、部門横断の業務効率化を実現します。

＞＞BizteX Connectのサービスページはこちら

関連記事：SmartHR API連携とは？ノーコードで始める業務自動化と改善方法を解説

インテリジェント フローなら、SmartHR連携を“まるごと無料”で自動化

自社内でAPI開発や連携構築にリソースを割けない場合は、代行型の業務自動化サービス「インテリジェント フロー」が適しています。無料プランでは、SmartHR連携を含む1業務フローを“ずっと無料”で構築・運用可能です。現場でのツール操作は不要で、専任チームが設計から保守まで担うため、初めての企業でも安心して導入できます。

例：新規従業員情報の自動登録・通知（SmartHR × kintone × Slack）

FAQ｜SmartHRに関するよくある質問

SmartHRは小規模企業やベンチャーでも導入できますか？

はい、可能です。従業員数に応じた柔軟な料金体系があり、10名規模の小さな企業から数千人規模の大企業まで利用できます。必要な機能だけを選んで導入できるため、コストを抑えながら段階的に活用範囲を広げられます。

SmartHRのセキュリティ対策は十分ですか？

SmartHRは通信の暗号化、アクセス制限、二要素認証など複数のセキュリティ対策を備えています。さらにISO27001やプライバシーマークなどの外部認証も取得済みで、人事労務情報のような機密データも安心して管理できます。

SmartHRは他のクラウドサービスと連携できますか？

はい、可能です。標準APIやiPaaS「BizteX Connect」を使うことで、kintone・Slack・Google Workspace・勤怠管理システム・会計ソフトなどとシームレスに連携できます。これにより、従業員情報の二重入力を防ぎ、業務全体の効率化につながります。

社内にIT担当者がいなくても運用できますか？

はい、可能です。SmartHR自体は直感的に操作できるUIを備えており、導入時にはサポートチームによる初期設定支援やヘルプページも充実しています。人事労務部門だけで問題なく日常運用を進められるため、IT担当者がいなくても安心して利用できます。

SmartHRを他システムとAPI連携する場合、IT担当者は必要ですか？

標準APIやCSV連携を利用する場合、システム設定やメンテナンスにある程度のIT知識が必要になるケースがあります。もし社内で対応が難しい場合は、ノーコードで連携できるiPaaS「BizteX Connect」や、設計から運用まで代行する「インテリジェント フロー」を利用すれば、非IT部門でも簡単に自動化を実現できます。

まとめ｜SmartHRを“ハブ”に、人事労務から全社業務の最適化へ

SmartHRは、入社手続き・年末調整・従業員情報管理といった人事労務業務を効率化し、ペーパーレス化を実現するクラウドサービスです。単体利用でも効果がありますが、さらに価値を高めるには他のシステムとの連携がポイントです。

• iPaaS「BizteX Connect」を活用すれば、SmartHRとkintoneやSlackなどをノーコードで連携し、日常業務を自動化できます。
• 「インテリジェント フロー」を利用すれば、設計から構築・運用・改善まで代行されるため、現場に負担をかけずに業務全体を最適化できます。

まずはSmartHRを導入し、人事労務を効率化するところから始めましょう。その後、必要に応じて外部サービスとの連携やプロセス全体の最適化を進めれば、組織全体の生産性向上へとつなげられます。