Notionとは？何がすごいのか、使い方やメリットを初心者向けに解説

Notionは、多機能性と柔軟性を兼ね備えたオールインワンの情報共有・生産性向上ツールです。本記事では、Notionの特徴や機能、具体的な使い方、そして導入によるメリットを詳しく解説します。

Notionがどのように業務効率化や生産性向上に貢献するのか、メモ作成からプロジェクト管理まで幅広い活用法を紹介します。注意点や料金プランなど、導入を検討する際に役立つ情報も満載です。

記事の後半では、Notionの案件情報をSFA/CRMへ自動登録する方法も解説！
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Notionとは？何がすごい？

Notionは、幅広い機能と高い柔軟性を持つ、情報共有と生産性向上を実現するオールインワンツールです。ノート作成やタスク管理・プロジェクト管理・データベース作成など、さまざまな機能を1つのプラットフォームに統合しています。

特筆すべき点は高度なカスタマイズ性で、ユーザーのニーズに合わせて自由にページやデータベースを設計できるため、個人の効率化からチーム全体の業務改善まで幅広く対応可能です。さらに、直感的なインターフェースと豊富な連携機能により、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。

Notionの特徴

Notionのおもな特徴は以下の3つです。

• オールインワンのワークスペース
• 直感的なユーザーインターフェース
• 柔軟なデータベース機能

オールインワンのワークスペースにより複数のアプリを切り替える必要がなく、プロジェクトの概要から関連タスク、議事録までシームレスにアクセス可能です。

また、シンプルでクリーンなデザインにより初心者でも直感的に操作でき、必要な情報を素早く見つけ出せます。

さらに柔軟なデータベース機能により、表形式やカンバンなどさまざまな形式でデータを管理・表示でき、複雑な情報構造も視覚的に表現できます。

Notionと他のプロジェクト管理ツールの違い

Notionの最大の特徴は、その多機能性と高度な柔軟性です。他のプロジェクト管理ツールが特定の機能に特化しているのに対し、Notionはプロジェクト・タスク管理、ドキュメント作成、データベース管理など、多様な機能を一つのプラットフォームで提供しています。

さらに、Notionは高度にカスタマイズ可能で、ユーザーのニーズに合わせて自由にページやデータベースをデザインできます。強力なデータベース機能により、複数のデータベースを連携させたり、カスタム属性やフィルターを設定したりすることも可能です。

Notionの使い方

Notionの基本的な使い方は以下のとおりです。

次の章では、Notionでできることを紹介します。とくに、情報の一元管理やワークスペース作成に課題を感じている方、チーム間のコラボレーションを強化したい方にとって、Notionは理想的なツールとなるでしょう。

Notionでできること

Notionは多機能なワークスペースツールで、個人やチームの生産性向上に役立つさまざまな機能を提供しています。メモ作成やドキュメント管理、タスク管理、プロジェクト計画、データベース作成など、幅広い用途に対応可能です。

情報の一元管理と効率的な作業が可能になり、チームコラボレーションも促進します。

メモとドキュメントの作成

Notionのメモとドキュメント作成機能は、階層構造を持つページ作成により、情報を整理しやすくなっています。リッチテキスト編集機能を使ってテキスト装飾やリスト作成、表の挿入、画像の追加などが簡単にできます。

ブロックベースの編集システムにより、コンテンツの再配置も簡単です。会議ノートやプロジェクト要件書など、さまざまな用途に適したテンプレートが用意されているので、効率的にドキュメントを作成できます。

タスク管理とTo-Doリスト

Notionのタスク管理とTo-Doリスト機能では、プロジェクトやニーズに合わせてカスタマイズ可能なタスクリストを作成できます。リスト・カンバンボード・カレンダー・ガントチャートなど、さまざまな形式で表示可能です。

各タスクには締め切り・優先度・担当者・ステータスなどの属性を設定可能で、複雑なタスクはサブタスクやチェックリストに分割できるため進捗管理も容易です。

フィルターや並べ替え機能を使って、特定の条件でタスクを絞り込んだり、優先順位をつけることもできます。

プロジェクト管理

Notionのプロジェクト管理機能は、タスクをさまざまな形式で表示できるため、プロジェクトの進捗を視覚的に把握しやすくなります。

最近導入されたAI機能はプロジェクトの着想から遂行までをサポートし、自動的にタスクの要約や進捗状況を更新可能です。アジャイル開発にも対応しており、スプリント計画テンプレートやGitHub連携機能も提供しています。

さらに、Slackとの連携やボタン機能により、タスクの状態変更などを自動化できるため、プロジェクト管理の効率が大幅に向上します。

データベースの作成と管理

Notionのデータベース機能は、テーブルやリスト、ボード、カレンダー、タイムラインなど、目的に応じた多様な形式を選べます。

各データベースにはテキストや日付、選択肢、関係などさまざまなタイプのカスタマイズ可能なプロパティを設定できます。フィルターと並べ替え機能により、必要な情報を素早く見つけられます。

複数のデータベース間で関連付けを行うリレーション機能もあり、情報を有機的に繋げ、より複雑な情報構造を管理することも可能です。

コラボレーションとナレッジ共有

Notionは、チーム全体の情報共有とコラボレーションを促進します。複数のユーザーが同時に同じページを編集でき、変更がリアルタイムで反映されるため、円滑な共同作業が可能です。

ページやデータベースごとに詳細な権限設定ができるため、情報のセキュリティも確保できます。ページ内の特定の箇所にコメントを付けられる機能により、議論やフィードバックのやり取りも簡単です。

さらに、共通のフォーマットやプロセスをテンプレート化することで、チーム全体で統一された情報管理が可能になります。

Notionの導入メリットとは

Notionを導入することで、組織は業務プロセスの大幅な改善と生産性の向上を実現できます。情報の一元管理、効率的なタスク管理、そしてシームレスなチームコラボレーションが可能になり、組織全体の効率性と創造性が高まります。以下では、Notion導入によって得られる具体的なメリットを詳しく解説します。

業務が効率化され生産性が向上する

Notionの導入により、情報の一元管理が可能になります。複数のツール機能を一つのプラットフォームに統合しているため、情報の断片化を防ぎ、必要な情報を素早く見つけることができます。これにより、情報検索や共有にかかる時間を削減できます。

また、Notionの高いカスタマイズ性により、組織や個人のニーズに合わせた最適な業務環境を構築できます。さらに、Notion AIを活用することで、文章の生成や要約、アイデア出しなどが効率化され、より創造的な業務に集中できるようになります。これらの要素が相まって、Notionを導入した組織では業務プロセス全体の効率化が進み、結果として生産性が向上します。

タスクやプロジェクトの管理がラクになる

Notionのタスク管理機能を使えば、プロジェクトの進捗を視覚的に把握しやすくなり、管理が容易になります。

さらにリレーション機能を使えば、タスクを顧客データやプロジェクトと関連付けることができ、複雑な情報構造も簡単に管理できます。また、カスタマイズ可能なプロパティにより、タスクに締め切りや優先度、担当者などの属性を自由に設定でき、詳細な管理が可能です。

これらの機能により、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、タスクの進捗管理がしやすくなり、効率的にプロジェクトを遂行できます。

リアルタイムでの情報共有でチームが強化される

Notionのリアルタイム編集機能を使えば、複数のユーザーが同時に同じページを編集でき、変更がリアルタイムで反映されます。これによりチームの意思疎通が円滑になり、プロジェクトの進行速度が向上します。

詳細な権限設定機能を使えば、ページやデータベースごとにアクセス権限を設定可能です。これにより情報のセキュリティを確保しながら、必要な情報を適切に共有できます。

コメント機能を使えば、ページ内の特定の箇所に直接コメントを付けられるため、議論やフィードバックのやり取りも簡単です。

Notionの料金プラン

Notionの料金プランは以下の4つです。 

プラン	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
月額料金	無料	2,000円/月	3,000円/月	要問合せ
年額料金	無料	1,650円/月	2,500円/月	要問合せ
招待可能なゲストの人数	10名	100名	250名	250名～

フリープランは個人利用に最適で、基本的な機能が無料で利用可能です。プラスプラン以上はファイルのアップロード容量やページ履歴の期間が伸びるので、チームでの利用に向いています。

また、チームスペースの高度なアクセス権設定や、セキュリティ・管理機能を細かく設定したい場合はビジネスやエンタープライズプランがおすすめです。

Notionの注意点

Notionは多機能でカスタマイズ性が高いツールですが、効果的に活用するには注意点も覚えておく必要があります。おもな注意点として、オフライン利用時の制限と、データ管理のルール設定が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

オフラインでは機能が制限される

Notionはオンライン環境での利用を前提としているため、オフライン状態では機能が制限されます。リアルタイムのデータ同期や共同編集はできず、新しいページの作成や他のページからのブロックのインポートも不可能です。

ただし、すでに開いているページの編集は可能で、オフラインで作業する場合は事前にアクセスしたいページを開いておけば、オンラインに戻ったときに自動で同期されます。

また、リレーションの呼び出しや別ワークスペースのページの閲覧もできないため、インターネット接続が不安定な環境での使用には注意が必要です。

データの整理と管理はルールを決めておいたほうがいい

Notionの多機能性は大きなメリットですが、適切に管理しないと情報が散乱する可能性があります。効果的に活用するためには、事前にデータ整理のルールを決めておくことが重要です。

例えば、プロジェクトごとにページを作成する、統一されたタグシステムを使用するなどのルールを設定します。チーム全体で一貫したデータ構造を維持するために、テンプレートの活用もおすすめです。

定期的に古い情報の削除や重複コンテンツの統合を行い、情報を整理することも大切です。プロパティやデータベースの使い方を十分に理解し、効果的に活用することで、情報の整理と検索が容易になります。

Notionを他サービスと簡単に連携させる方法

Notionは、APIを通じて他システムと連携することで、業務フロー全体を効率化させることができるようになります。

ただその際には専門的な知識が必要になるため、ノーコード・ローコードでシステム連携ができるiPaaSを活用して連携を行うのがおすすめです。

ここでは、BizteXが提供するiPaaS「BizteX Connect」を詳しく解説します。

関連記事：iPaaS(アイパース)とは？メリットや活用事例をわかりやすく解説

iPaaS「BizteX Connect」で連携するのがおすすめ

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

また、接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理も可能。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

例えば、NotionとSalesforceなどのSFAやCRMと連携させることができます。

NotionとSalesforceをBizteX Connectで連携することで、案件情報を自動的に一括登録することが可能になります。この自動化により、現場担当者はSalesforceなどのSFAを基に常に最新の情報を把握しながら案件を進めることができます。

BizteX Connectでは、有料プランをお試し体験できる1週間の無料トライアルがあります。気になる方はまずは無料で操作感を試してみましょう。

関連記事：NotionのAPI連携方法を解説！業務自動化で生産性向上

Notionはメモ・計画・整理ができる業務効率化サービス

Notionはメモ作成やタスク管理、プロジェクト計画、データベース作成など、多様な機能を1つのプラットフォームに統合した多機能ワークスペースツールです。高度なカスタマイズ性と柔軟なデータベース機能により、個人からチーム全体まで幅広いニーズに対応し、業務効率化と生産性向上を実現します。

情報の一元管理や効率的なタスク管理、シームレスなチームコラボレーションが可能で、組織全体の効率性と創造性を高めます。さらに、BizteX Connectを利用することで、外部ツールとの連携が容易になり、より使いやすく強力なワークフローを構築できます。

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