Microsoft Teams × OneDrive連携術！Gmail・RPAと繋いで文書管理を自動化

「TeamsとOneDriveの標準連携で、ファイルの共有は簡単になった。でも……」

そう、標準機能で便利になるのは人間がファイルを選択して共有する作業だけです。

「取引先からGmailで届いた請求書をダウンロードし、OneDriveに保存する」
「RPAが収集したレポートデータをOneDriveに格納し、Teamsで報告する」

こうした、他のツールからOneDriveへの「橋渡し」業務は、依然として手作業のまま残っていませんか？手動での共有は、ファイルの二重保存による容量圧迫や、格納先の間違いといったミスも引き起こしがちです。

本記事では、OneDriveとTeamsを業務の「出口」と捉え、GmailやRPAと組み合わせることで、文書保存から周知連絡までを完全自動化する「iPaaS活用術」を解説します。

【課題】OneDrive×Teams連携で直面する「外部データの取り込みと二重管理」の壁

Microsoftが提供する標準機能を利用すれば、Teamsのチャット画面から直接OneDrive内のファイルにアクセスし、簡単に共有できます。

しかし、標準機能はあくまで「人が操作すること」を前提としているため、以下のような課題が残ります。

他システムからのファイル保存は手動のまま

標準機能の管轄は、すでにOneDrive内にあるデータの共有です。

「Gmailで受信した添付ファイル」や「基幹システムから出力されたCSV」など、外部で発生したデータをOneDriveへ保存するには、担当者が手動でダウンロードとアップロードを行う必要があります。

手動運用によるファイルの二重保存とバージョン管理の煩雑化

TeamsチャットでPC内のローカルファイルを直接アップロードして共有した場合、そのデータは自動的に個人のOneDriveの「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダに格納されます。

これにより、手元にある「オリジナルのファイル」と、Teams共有用に作られた「コピーのファイル」が二重に存在することになり、ストレージ容量の圧迫や「どちらが最新版かわからない」といった混乱を招くリスクがあります。

【メリット】連携によって「ファイル格納から共有までの完全自動化」を実現する

BizteX ConnectなどのiPaaSを用いて、「OneDrive × Teams」に「第三のツール（GmailやRPAなど）」を連携させることで、業務フローは大きく改善されます。

手作業ゼロ化によるコア業務への集中

メール受信やシステムからの出力をシステムが検知し、自動でOneDriveへ格納、さらにTeamsで関係者へ通知します。

担当者がファイルを移動させたり、わざわざチャットで「格納しました」と報告したりする手間が無くなるため、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間が増加します。

正確なフォルダ格納によるガバナンスと検索性の向上

手作業による運用では、保存先フォルダの間違いや共有漏れが発生しやすくなります。

連携フローによってルールをシステム化すれば、常に正しい階層にファイルが格納されるため、社内の情報検索性が向上し、内部統制（ガバナンス）の観点からも強固な体制を構築できます。

【方法】OneDrive×Teams連携を実現する3つのパターン

OneDriveとTeamsを連携させ、さらに他のシステムとも繋ぐには、主に3つの手法があります。自社のリソースと目的に合った方法を選定しましょう。

連携手法	開発コスト	拡張性	特徴
標準連携機能	低	低	導入は容易だが、人間の手動操作が必須。他SaaSからの自動取り込みは不可。
API自社開発	高	高	自由度は高いが、エンジニアのリソースが必須。各ツールの仕様変更時のメンテナンス負担が大きい。
iPaaS（BizteX Connect）	中	高	ノーコードで早期導入が可能。GmailやRPAなど、複数のツールをまたいだ自動化フローを自在に構築できる。

標準機能は「日常のファイル閲覧」に最適ですが、業務プロセス全体の自動化を目指すのであれば、SaaS連携に特化したiPaaSの導入が最も確実でコストパフォーマンスの高い選択肢となります。

【実践】BizteX Connectを使ったOneDrive×Teams連携フロー

それでは、iPaaSである「BizteX Connect」を使用して構築できる、効果の高い2つの連携シナリオを紹介します。

シナリオ1：【Gmail × OneDrive × Teams】メール添付ファイルの自動保存と通知

取引先からの請求書や発注書など、Gmailで受け取る添付ファイルの処理を自動化するフローです。

※Gmailだけではなく、Outlookなどメールサービスでも連携可能です

シナリオ2：【BizteX robop × OneDrive × Teams】RPAによるレポート出力と自動共有

Web上の管理画面や基幹システムから定期的にデータを取得し、報告する業務には、デスクトップRPA「BizteX robop」との連携が有効です。

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【発展】複雑な承認プロセスや紙書類のデータ化なら「インテリジェント フロー」

デジタルデータの連携だけでなく、紙の書類処理や、人の判断（承認）が必要な複雑な業務プロセスには、業務改善ソリューション「インテリジェント フロー」の活用が有効です。

iPaaS単体では解決が難しい以下の課題などを解消します。

• 紙のデータ化と連携： FAXや郵送で届く注文書をAI-OCRで読み取り、OneDriveに自動保存した上で、Teamsで担当者に確認を促す。
• 多段階のワークフロー： OneDriveに格納された見積書の金額を判定し、Teams上で課長→部長と順に承認を得てから、次のシステム処理へ進める。

インテリジェント フローでは、以下のアプローチで業務プロセスの最適化を担います。

• 実績： 30,000件超の自動化実績に基づき、最適なフローを設計。
• 分析： AI技術とプロの知見を融合した「インテリジェント マイニング」で、業務のボトルネックを精緻に可視化。
• 改善： 導入後も「インテリジェント HUB」を通じて効果測定を行い、プロが運用・保守を代行することで、継続的な業務改善を実現。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

単なるツール利用から脱却し、OneDriveとTeamsを自動化のハブへ

OneDriveとTeamsは、手動で使うだけでも十分に便利なツールです。

しかし、そこにBizteX Connectを加えて「他のシステムと繋ぐ」ことで、単なる保存・連絡ツールから「全自動の業務インフラ」へと進化します。

無駄な手作業やファイルの二重管理をなくし、より生産的な業務に時間を使いましょう。

よくある質問（FAQ）

Teamsの標準連携機能とBizteX Connectはどう使い分けるべきですか？

日々のファイルの閲覧や、単発での手動共有には「標準連携機能」を使い、メール受信やレポート作成など、他システムを起点とする定型的なファイル保存と通知の自動化には「BizteX Connect」を使うというように、役割を分けることを推奨します。

メールに添付された複数のファイルを、一度にOneDriveへ保存できますか？

可能です。BizteX Connectの処理設定により、1通のメールに複数のファイルが添付されている場合でも、すべて抽出してOneDriveの指定フォルダへ一括で自動保存することができます。

指定した特定のメール（件名や送信者）だけを自動保存の対象にできますか？

可能です。Gmail側の検索条件機能や、BizteX Connectのフィルター機能を活用することで、「件名に『請求書』が含まれる」「特定のドメインから送信された」メールの添付ファイルのみを処理対象に設定できます。

「毎日のファイル保存とチャット報告を手放したい」
「システム間のデータ転記をなくしたい」とお考えですか？

「BizteX Connect」なら、プログラミング不要でOneDrive×Teams×他SaaSの連携フローを構築できます。

さらに、自社の業務をどう自動化すべきかお悩みの場合は、30,000件以上の実績を持つプロが業務可視化から改善実務までを担う「インテリジェント フロー」にご相談ください。

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