総務DXとは？課題とIPOでの解決策を体系的に解説

人手不足や業務の属人化に悩む総務部門にとって、DXは避けて通れないテーマです。

本記事では、総務業務の典型的な課題から、ツール導入の限界、新たな選択肢として注目される「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」、そしてBizteXのサービス「インテリジェント フロー」までをわかりやすく解説します。

総務DXとは？定義と注目される背景

総務DXとは、総務部門の業務をデジタル技術によって効率化・最適化し、組織全体の生産性向上を目指す取り組みを指します。従来は紙やExcel、メールベースで行われていた事務処理や情報管理を、クラウドやRPAなどのテクノロジーを活用して刷新することで、業務負荷の軽減・属人化の解消を図ります。

この総務DXが近年注目されている背景には、人手不足の深刻化、業務の多様化、働き方改革によるリモート対応などの変化があります。特に中小企業では、少人数で多くの業務を回す必要があり、効率化しなければ回らない業務構造が顕在化しています。そうした課題に対する現実解として、総務DXが急速に普及しつつあるのです。

>>DXとは？意味やITとの違い、ツールを成功事例とあわせてわかりやすく解説

総務業務の典型的な課題とDXの必要性

総務業務は「何でも屋」とも呼ばれるほど業務範囲が広く、ルーティン対応や手作業が多いため、非効率や属人化が起きやすい領域です。特に中小企業では、専任担当者が少ない中で複数の業務を兼務するケースも多く、以下のような課題が顕在化しがちです。

• 書類の申請・承認が紙やメールで行われており、対応が煩雑
• 契約書や文書の保管・検索が属人的で、引き継ぎや情報共有に時間がかかる
• 備品管理や来客対応などの雑多な業務に追われ、本来注力すべき業務に集中できない
• 他部門からの依頼が都度発生し、突発対応が常態化してしまう

このような状況では、単なる効率化だけでなく、「業務の標準化」や「対応の平準化」を通じた業務負荷の最適化が不可欠です。総務DXは、こうした課題の根本にアプローチし、業務全体の質とスピードを底上げする手段として重要性を増しています。

総務DXで注目される代表的なデジタル施策

総務DXの第一歩は、「定型業務の効率化」です。中小企業でも、RPAやクラウドサービスを活用することで、日常業務の多くがデジタル化・自動化可能です。注目される対象業務には、次のようなものがあります。

これらの施策は「業務の部分最適化」には有効ですが、導入しても現場で使いこなせない・運用が定着しないという問題がしばしば発生します。実際、内製によってツールを導入しても、ITリテラシーの不足や体制づくりの難しさから、成果が限定的にとどまる企業は少なくありません。

なぜツール導入だけでは成果が出ないのか？

ツール自体は非常に優れた機能を備えていても、それを誰がどのように使うのか、継続的に改善できる体制をどう整えるかまで設計されていなければ、十分な効果は得られません。実際、導入後には以下のような課題が浮き彫りになります。

• 運用・保守が属人化し、負担が集中する
• 操作方法が浸透せず、うまく活用されないまま形骸化する
• ツール間の連携が難しく、導入効果が部分的で終わる

実際、BizteXが2024年に実施した調査では、以下のような結果が明らかになっています。

こうした状況では、「どのツールを導入するか」以上に、「誰がどう運用・改善していくのか」がDXの成果を大きく左右します。つまり、内製や単純な外部委託だけでは限界があり、業務全体の設計から最適化までを柔軟に担える新しい仕組みが求められているのです。

従来の総務DX手段の限界

従来、総務業務の効率化は内製（自社でのツール導入・運用）か、外部委託（BPOやBPaaSなど）のいずれかで進められてきました。しかし、これらにはそれぞれ限界があります。

• 内製の限界：業務知識とITスキルを併せ持つ人材が必要で、属人化や継続的な運用が負担に
• 外部委託の限界：標準化されたサービスが中心で、自社特有の業務にフィットしにくい

さらに、ツール同士が連携されないまま導入されると、部門をまたいだ業務全体の最適化にはつながらず、分断された“点の自動化”に終わってしまうリスクもあります。これらを解消するには、業務設計そのものを見直し、現場の運用負担を最小限にしたうえで、全体最適化を継続できる体制が必要です。

>>業務改善の進め方｜自社に合った内製・外部委託の選び方とメリット比較

IPOとは？内製・従来委託の限界を超える業務改善ソリューション

そこでBizteXが提唱しているのが、IPO（Intelligent Process Orchestration）という考え方です。

IPOは、RPA・AI・iPaaSなどの先端テクノロジーと、業務改善の専門知見を組み合わせ、業務の設計・構築・運用・改善までをまるごと外部で担う業務最適化ソリューションです。単なるBPOともBPaaSとも異なり、「どのように自動化するか」「何を改善すべきか」といった上流からプロセス全体を見直す点が大きな特徴です。

IPOは、内製と外部委託の中間ではなく、それぞれの課題を乗り越える“新しい外部委託型ソリューション”として、総務DXの現実解となりつつあります。

BizteX「インテリジェント フロー」でできること

BizteXが提供する「インテリジェント フロー」は、IPO（Intelligent Process Orchestration）の考え方を実装した、次世代の業務改善サービスです。

総務部門に特有の「属人化」「ツール定着の難しさ」「継続的改善ができない」といった課題を、設計・構築・運用・改善のすべてをプロが担う仕組みで解決します。

導入ステップは3つの中核機能で構成されており、それぞれが業務改善の流れとして一貫しています。

このように「インテリジェント フロー」は、分析 → 構築 → 改善という業務改善のサイクルをまるごと外部で回せる点が最大の強みです。

総務DXを進めるうえで、「誰が分析し、誰が改善し続けるのか」という課題をプロの力で解決し、現場の負担を最小限に抑えながら、部門横断での業務最適化を実現します。

>>インテリジェント フローとは？
>>インテリジェント フローで業務改善が加速する5つの理由と導入効果

まとめ｜総務DXを進めるなら、まずは業務設計から

ツール導入＝DX成功とは限りません。総務DXを本当に進めるには、「誰が、どの業務を、どう改善するか」を設計し、継続的に改善できる体制を築くことが重要です。

IPOは、そうした全体設計を“プロにまかせる”という新しい選択肢です。現場の負担を最小限に抑えながら、柔軟で確実な業務改善を実現できます。

まずは、BizteXの「インテリジェント フロー」の無料プランを活用し、自社の総務業務にどんな改善余地があるのか、可視化してみてはいかがでしょうか。