経費精算はあらゆる部門で発生する定型業務である一方で、不備や承認遅れ、手入力ミスなどによって業務負荷が集中しやすい領域です。
本記事では、こうした課題を解消する新しい外部委託型サービス「インテリジェント フロー」について、経費精算の可視化・自動化・最適化という3つの視点から詳しく紹介します。
業務改善にお悩みの経理担当者や情報システム部門の方は、ぜひご一読ください。
経費精算業務におけるよくある課題とは？
経理部門の業務のなかでも、経費精算は一見シンプルに見えて、実際には多くの手作業や確認工程が絡む業務です。
経費精算ひとつを取っても、以下のようにさまざまな課題が潜んでおり、業務全体の非効率化を招いているケースが少なくありません。
① 入力・申請時の不備や遅延
- 手書き・手入力による申請ミスや証憑の添付漏れが発生しやすい
- 承認がメールや紙で回され、対応遅れや滞留が起きやすい
② 担当者への負担集中と属人化
- 経理担当者が目視確認・手作業で処理しており負荷が大きい
- 処理が属人化しており、特定の担当者に業務が集中しがち
③ 業務負荷の偏りと運用の不安定さ
- 月末・月初などの繁忙期に作業が偏り、締め処理に時間がかかる
- 社内教育が難しく、業務品質が安定しない
こうした課題は、業務の生産性だけでなく、従業員のストレスや全社的なガバナンスにも影響を与えるため、早期の改善が求められます。
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経費精算の業務フローを可視化する
経費精算の効率化を考える第一歩は、業務全体の流れとボトルネックを整理することです。
経費精算業務は主に以下のステップで構成されています。
- 従業員による経費申請と証憑提出
- 担当者による申請内容と証憑の照合・確認
- 承認フローの処理（上長・経理部門）
- 経理処理（仕訳登録・給与反映・振込など）と会計システムへの反映
- 月次での経費分析・報告
このように、申請から会計システムへの反映まで多段階の業務が関与しており、情報の正確性とスピードが求められます。
人手による確認作業とミスのリスクが集中する工程
申請内容の不備チェックや証憑の照合作業、承認者へのリマインドなど、人手による対応が多い部分はとくに負荷が集中します。
また、承認漏れや証憑の紛失、転記ミスなどはミスの温床となり、経費不正の原因になることもあります。こうした課題は、システム導入だけでは解決が難しく、業務プロセスそのものの見直しが必要です。
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経費精算を自動化する新しい選択肢「インテリジェント フロー」
経費精算業務の多くは、すでに会計SaaSや経費精算ツールの導入によって一定の効率化が進んでいます。
しかし、ツール間の連携や例外処理、部門をまたぐ業務の整合性など、ツール単体では対応しきれない領域には、今もなお手作業が残っている企業が少なくありません。
こうした“業務プロセスのすき間”を埋め、全体を最適化する新しい選択肢が、「インテリジェント フロー」です。
BizteXが提供するこのサービスは、AI・RPA・iPaaSなどのテクノロジーと、業務改善の専門知見を組み合わせることで、経費精算に関わる複雑な処理をまるごと自動化。
プロセスの設計から構築、運用・改善までを一貫して担う外部委託型の業務改善サービスです。
単なるツール導入ではなく、経理・申請部門・承認者・情報システムなど複数部門にまたがる業務全体を、継続的に最適化できる点が大きな特長です。
会計SaaSだけでは対応しきれない工程にも柔軟に対応
インテリジェント フローは、会計SaaSでは対応が難しい領域にも柔軟に対応し、経費精算のプロセス全体を自動化できます。
特に以下のような業務は、会計SaaS単体ではカバーしきれず、手作業が残りやすい工程です。
申請内容と証憑の自動照合、不備時の自動通知
→申請内容と領収書などの証憑データを照合し、金額や日付に不整合があれば自動で差し戻し通知を実行。確認作業の手間やミスを大幅に削減できます。
金額や部門に応じた承認ルートの自動分岐、リマインド通知
→申請内容に応じて承認ルートを自動で切り替えることができ、上長や経理部門へのリマインド通知も自動で実行されるため、滞留や対応漏れを防げます。
承認済みデータの他システムへの自動連携
→承認が完了した経費データは、給与計算や振込処理などの外部システムへそのまま連携。手作業による転記や二重入力を防ぎ、処理のスピードと正確性の向上につながります。
部門横断のデータ集計や定型レポート作成の自動化
→月次・四半期ごとの経費データ集計やレポート作成も自動化可能で、複雑な集計条件にも柔軟に対応できます。
これらの仕組みは、自社で複雑な設定やツール操作を行うことなく導入でき、構築から運用までを外部に任せられる点が大きな魅力です。
また、単なる部分的な効率化にとどまらず、業務全体を一貫して最適化することで、属人性やツールの分断を解消。再現性のあるスムーズな経費精算プロセスの実現を後押しします。
下図は、業務改善の一例としてBefore/Afterを比較したものです。実際の運用に応じて、さらに柔軟にカスタマイズすることも可能です。
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インテリジェント フローの主な特長
ここまでご紹介した「インテリジェント フロー」の強みを、あらためて3つの特長に整理してご紹介します。
業務の立ち上げから最適化・改善までを一貫して任せられる、次世代の外部委託型の業務改善サービスです。
30,000件超の自動化実績をもとに、最適な業務フローをスピーディーに構築
インテリジェント フローでは、30,000件を超える業務自動化の実績をもとに、経費精算に特化した業務テンプレートがあらかじめ用意されています。
このテンプレートをベースに、企業ごとの運用ルールや業務特性に応じて柔軟にカスタマイズし、最適な業務フローをスピーディーかつ確実に構築することが可能です。
たとえば、申請・証憑提出から承認、仕訳・振込、会計連携までの一連のプロセスを、導入初期の段階から高精度に自動化された状態で立ち上げることができます。
インテリジェント マイニングによる業務分析と改善提案の自動化
導入前には、AIによる業務分析「インテリジェント マイニング」を活用し、現行の経費精算フローを自動で可視化・分析します。
処理時間や作業負荷といった定量データをもとに、改善すべきポイントと最適なテンプレートを即時に提示します。
これにより、どこから改善に着手すべきかを一から検討する必要がなく、現場の課題に即したフロー設計にスムーズに取りかかることができます。
▼「インテリジェント マイニング」を動画でチェック。
インテリジェント HUBで効果測定と継続的な最適化を自動化
インテリジェント フローは、導入後の改善までを前提とした業務改善サービスです。
「インテリジェント HUB」では、自動化プロセスの実行状況や削減効果を可視化。処理件数・対応時間・差し戻し率などのデータをもとに、さらなる改善提案を自動で提示します。
これにより、運用の中で新たに発生する課題にも柔軟に対応でき、業務フローは“導入して終わり”ではなく、継続的に進化し続ける仕組みとなります。
＞＞インテリジェント フローとは？次世代のIPOサービス
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まとめ｜自社に最適化された経費精算フローとは
経費精算は、あらゆる部門で日常的に発生する定型業務でありながら、非効率や属人化の温床にもなりやすい領域です。インテリジェント フローは、自動化テンプレートを起点に、企業ごとの業務フローへと柔軟に最適化可能な業務改善サービス。
一度導入すれば、定着・改善まで一貫して任せられるため、ツール運用に手を煩わせる必要はありません。
“支援”ではなく“任せられる”業務自動化へ──。経費精算を、スピーディで確実な全社プロセスへと変えていきましょう。
▼「インテリジェント フロー」に関するご相談は、下記フォームからお気軽にお問い合わせください。
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