業務プロセス可視化とは？IPOで実行と改善まで進める方法

業務の属人化や非効率を解消するために、まず着手すべきが「業務プロセスの可視化」です。しかし、可視化だけでは現場の改善は進まず、ツール導入も成果につながらないケースが少なくありません。

本記事では、業務プロセス可視化の目的や手法、進め方を解説するとともに、「可視化のその先」を実現する次世代ソリューション「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」の活用方法について紹介します。

業務プロセスの可視化とは？

業務プロセスの可視化とは、業務の流れや手順、関係者、使用ツールなどを図や文書として整理・明文化することを指します。

「誰が」「いつ」「何を」「どう進めているのか」を明らかにすることで、業務全体の見通しが良くなり、属人化の解消や改善活動の土台づくりに直結します。

業務改善を進める際、「まず可視化から始めよう」と言われるのは、改善すべき点を正しく捉えるには現状のプロセスを把握する必要があるためです。

どれほど優れたツールを導入しても、業務そのものがブラックボックス化していては効果は限定的となってしまいます。

可視化が求められる背景と3つの主な目的

業務プロセスの可視化は、単なる図解や手順整理にとどまらず、組織の持続的な成長と変革を支える土台となります。特に属人化や非効率、ツール導入の失敗といった課題は、いずれも“プロセスの見えなさ”から生まれる問題です。

ここでは、可視化が求められる背景と、その具体的な目的について整理します。

属人化を排除し、標準化による安定運用を実現するため

業務が担当者に依存しすぎると、異動や退職の際に引き継ぎが困難になり、組織全体の生産性や品質に大きな影響を与えます。

可視化により業務内容が明文化されることで、誰が対応しても一定の品質で業務を遂行できる体制を整備できます。属人化を解消し、標準化によって安定した運用基盤を築く第一歩となります。

非効率の発見と改善施策立案の基盤とするため

現場で発生する非効率やミスの多くは、プロセス全体を俯瞰しない限り見えてきません。

業務プロセスを可視化することで、無駄なフローや重複作業、ボトルネックの所在が明らかになり、具体的な改善施策を導きやすくなります。DXを推進するうえでも、可視化はすべての改善の出発点です。

ツール導入や外部委託の前提整理

RPAやiPaaS、クラウドサービスなどを導入しても、業務プロセスが整理されていないと、効果は限定的です。

業務の流れや関係性が可視化されていないままツール導入や外部委託に進むと、「結局使いこなせなかった」「期待した成果が出なかった」といった失敗につながります。可視化は、その後の手段選定の精度を高める重要な準備工程です。

業務プロセスを可視化する代表的な手法

業務プロセスの可視化には、目的や業務の複雑さに応じてさまざまな手法があります。

「とりあえず図にすればよい」というレベルではなく、誰が見ても理解でき、分析や改善に活かせる形で整理することが求められます。

ここでは、特に実務でよく使われる3つの代表的な手法を紹介します。

業務の流れを直感的に把握できる「業務フロー図（フローチャート）」

最も汎用的かつ視覚的にわかりやすい可視化手法です。業務の順序や分岐、関係者とのやり取りを矢印で示すことで、全体像を直感的に理解できます。

特別なスキルがなくても作成・共有できるため、初めての業務可視化や現場向けの説明にも適しています。

一方で、複雑な業務や複数部門をまたぐプロセスでは整理しきれず、管理が煩雑になることもあります。

複雑なプロセスを体系的に表現する「BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記）」

BPMNは、業務プロセスを標準化された記号で整理する手法で、複数部門やシステムが関わる業務を体系的に表現できます。

プロセス設計や分析の精度が高まり、ツール連携や自動化の検討にも活用しやすいというメリットがあります。

ただし、一定の専門知識やモデリングスキルが求められるため、全社展開には教育や設計支援が必要です。

業務の“実態”をデータから可視化する「プロセスマイニング」

プロセスマイニングは、業務システムのログデータを分析し、実際に行われている業務プロセスを自動で可視化する手法です。

ヒアリングや手作業では把握しづらい例外処理や非効率の発生箇所まで客観的に捉えられるのが最大の強みです。

一方で、十分なログデータが取得できていない業務や、人が介在する非定型作業には対応しきれない場合もあります。

＞＞プロセスマイニングはAI×人による「インテリジェント マイニング」がおすすめ

業務プロセス可視化の基本ステップ

可視化だけでは不十分？よくある落とし穴と対策

業務の“見える化”は重要な第一歩ですが、それだけで業務改善が完結するわけではありません。

多くの企業が、可視化後のアクションに課題を抱えており、改善が定着しないまま終わってしまうケースも少なくありません。ここでは、よくある3つの落とし穴と、その対策を紹介します。

【失敗例1】可視化だけで満足してしまう

可視化が完了した時点で満足してしまい、実際の業務内容や運用フローを変更しないまま放置されるケースです。これでは根本的な問題が何も解決されず、改善効果も得られません。

▶ 対策：改善アクションの検討までをワンセットで行う
業務フローの整理に加えて、「どこを、どう変えるべきか」「どんな手段が有効か」まで落とし込み、実行可能な改善計画に繋げましょう。

【失敗例2】現場の実態が反映されていない

情報システム部門や上層部だけで設計された業務フローは、現場の実情とかけ離れていることがあります。その結果、改善施策が「使えないもの」となり、現場で定着しないまま形骸化する恐れがあります。

▶ 対策：設計段階から現場と協働する体制を整える
ヒアリングやレビューを通じて現場の声を反映し、実行しやすく効果的な改善策に落とし込むことが重要です。

【失敗例3】改善後の維持・更新がされない

一度整えた業務フローも、環境や人員が変わればすぐに形骸化してしまいます。更新されないプロセスは、やがて元の属人化や非効率へと逆戻りすることになります。

▶ 対策：改善後も“回せる仕組み”を設計する
フローを設計して終わりにするのではなく、効果検証や定期的な見直しまで含めて、継続的な最適化を仕組みに落とし込むことが必要です。

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▼次に必要なのは“動く業務改善”の仕組み

これらの落とし穴を防ぐには、「見える化」だけで終わらず、設計・実行・改善までを一貫して支える仕組みが欠かせません。

現場の負担を増やすことなく、継続的に業務を最適化していくためには、テクノロジーと専門知見を融合した“動く改善”の仕組みが必要です。

業務の“見える化”から“動く化”へ──IPOという選択肢

業務プロセスの可視化は、あくまで改善の出発点にすぎません。本当に求められているのは、可視化によって見えた課題に対して「どう設計し」「どう動かし」「どう最適化し続けるか」という仕組みそのものです。

その課題を解決するために登場したのが、IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）です。IPOは、RPAやiPaaSといった個別ツールの枠を超え、業務プロセス全体を柔軟かつ持続的に改善する新しい概念です。

たとえば、次のような特長があります。

• 現場にツール操作を求めず、「設計・実行・改善」を一貫して専任チームが担う
• 部門横断・システム混在といった複雑な業務にも対応し、全体最適を図れる
• 業務の変化に合わせて「継続的に見直せる仕組み」まで設計に含められる

言い換えれば、「見える化」で終わらせず、継続的に“動く”業務改善を構築することこそが、これからのプロセス最適化に必要な視点です。

この考え方を具体的なサービスとして提供しているのが、BizteXの「インテリジェント フロー」です。次の章では、その仕組みと導入によるメリットについて詳しく解説します。

＞＞IPOとは？次世代の外部委託型ソリューション
＞＞BPMとIPOの違いとは？業務改善が進まない企業が知っておきたい実行型ソリューション

インテリジェント フローとは？IPOを具現化する業務改善サービス

「インテリジェント フロー」は、BizteXが提供する業務改善ソリューション「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」の概念を具現化したサービスです。

業務の可視化から設計・運用・改善までを一貫して担い、企業ごとの業務特性に合わせて柔軟に最適化を行います。

単なるツール導入にとどまらず、「業務フローを設計し、動かし、改善し続けること」に特化しているのが特徴です。業務フローを動かすのはツールではなく、「プロセス設計と運用の知見をもつプロフェッショナル」。現場に過度な負担をかけず、全体の生産性向上を実現します。

さらに、インテリジェント フローには以下のような機能と体制が整っています。

このように、インテリジェント フローは「一度改善して終わり」ではなく、「常に最適な状態を維持・進化させる仕組み」として機能します。複雑化した業務や属人化、老朽化したシステムに課題を感じる企業にとって、現場の負担を抑えながら業務改善を実現できる、実用的な選択肢です。

＞＞インテリジェント フローとは？AI×人による業務改善サービス
＞＞インテリジェント フローで業務改善が加速する5つの理由と導入効果

業務プロセス可視化でよくある質問（FAQ）

業務プロセス可視化と業務マニュアルは何が違うのですか？

業務マニュアルは「作業手順の説明」が中心で、主に個々の担当者向けに作成されます。

一方、業務プロセス可視化は「業務全体の構造や流れ」を図式化・分析するもので、部門間の関係性や課題発見を目的としています。対象範囲や粒度が大きく異なります。

Excelでも業務フローを作成できますか？

小規模な業務であればExcelでの作成でも十分対応可能です。

ただし、複雑な業務や複数部門にまたがるプロセスを整理する場合は、専用ツールやプロセスマイニングを活用した方が効率的かつ精度も高くなります。

業務効率化のためにRPAを導入しましたが、IPOも必要ですか？

RPAは、定型的な業務の自動化には有効ですが、業務全体の流れを見直したり、部門間の連携を最適化したりすることは苦手です。

IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）は、RPAを含む複数のツールや人的リソースを組み合わせて、業務全体を再設計・実行・改善する仕組みです。

すでにRPAを導入している企業にとっても、「点の自動化」から「全体を見据えた業務改善」へと取り組みを広げていくうえで、IPOの活用は非常に有効です。

インテリジェント フローはどのような企業に向いていますか？

属人化や業務の複雑化に課題を感じている中堅〜大企業に特に適しています。

部門を横断する業務や既存のシステムを活かした業務改善を目指す企業にとって、現場の負担を抑えつつ効果を出せる仕組みです。段階的な導入も可能です。

導入までにどのくらいの期間がかかりますか？

導入規模や対象業務にもよりますが、あらかじめ構築された業務フローの「テンプレート」を活用することで、最短1日での導入も可能です。

テンプレートとは、よくある業務プロセスに対応した自動化フローのひな型で、自社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。まずは無料プランから始め、業務範囲に応じて段階的に拡張していくこともできます。

可視化で終わらせない。業務改善を“前に進める”ならIPOという選択を

業務プロセスの可視化は、業務改善やDXの出発点として重要な取り組みです。 しかし、可視化しただけでは、実際の業務が変わらず、ツールの導入や外部委託も期待した効果につながらないケースが多くあります。

そこで注目されているのが、設計から実行、改善までを一気通貫で担うインテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）という新しい業務改善ソリューションです。

BizteXの「インテリジェント フロー」は、このIPOの考え方をサービスとして提供し、 現場に負担をかけることなく、業務全体を継続的に最適化することができます。

業務改善を「見える化」で止めず、実行と成果につなげたい方は、ぜひインテリジェント フローの導入をご検討ください。