業務フロー図、テンプレートはもう古い？自動可視化で業務整理が変わる

業務フローを整理しようとする際、多くの企業がまず検討するのが「業務フロー図の作成」と、それを支援するテンプレートの活用です。しかし、図のテンプレートを使っても現場の実態を正しく把握できなかったり、作成に手間がかかったりといった課題に直面するケースも少なくありません。

本記事では、そうした従来の課題を解消し、テンプレートに頼らず業務フローを“自動で可視化”できる方法を紹介します。さらに、可視化した後の業務を効率化するための「自動化テンプレート」の活用や、業務改善を継続的に進めるための仕組みとして、BizteXの「インテリジェント フロー」の活用法を詳しく解説します。

※本記事で言及する「テンプレート」には2つの意味があります。
1つは業務フロー図を作成するための「図のテンプレート」、
もう1つは業務を効率化・自動化するための「処理テンプレート(自動化テンプレート)」です。

業務フロー図とは？作成目的とテンプレート活用の限界

業務フローを可視化する際によく使われるのが、業務の流れや判断ポイントを図式化した「業務フロー図」です。

ここでは、業務フロー図の基本的な役割と活用場面を整理したうえで、作成時に用いられるテンプレートの目的と、実際の運用で見えてくる限界について解説します。

業務フロー図とは何か？基本と活用場面

業務フロー図とは、業務の流れや判断ポイント、各担当者の役割などを視覚的に整理した図のことです。一般的には、「フローチャート」や「スイムレーン図」などの形式が用いられ、誰が・いつ・何を・どのような順序で実行しているのかを明確に表現します。

こうした図を作成することで、業務の抜け漏れや重複に気づきやすくなり、改善の検討がしやすくなります。また、マニュアルとしての活用や新人教育の効率化にも有効です。さらに、システム導入や業務改善に取り組む際の事前整理としても、関係者の共通理解を得るための重要な手段となります。

テンプレート化が求められる背景と目的

業務フロー図を一から作成するには、業務の洗い出しや現場ヒアリング、構成の検討といった工程が必要です。そのため、多くの企業では、こうした作業を効率化するためにテンプレートの活用を検討します。

テンプレートには、図の枠組みや記載項目があらかじめ用意されているため、一定のフォーマットに沿って業務フローを整理しやすくなります。また、業務の標準化を促進し、手順を明文化することで、属人化の防止や業務品質の安定化にもつながります。

テンプレートの限界と現場での課題

一方で、テンプレートにはいくつかの限界もあります。実際の業務は企業や部門ごとに異なり、あらかじめ決められた型には当てはまらないケースも多く見られます。ルール変更や例外処理が頻発するような業務では、テンプレートを繰り返し修正・更新する必要があり、かえって工数が増えることもあります。

さらに、テンプレートの活用には業務理解や一定のスキルが求められます。作成者によって精度に差が出たり、更新が滞ったりすることで、形骸化してしまうことも少なくありません。その結果、「テンプレートを使っても業務の実態が見えない」「改善に結びつかない」と感じる企業も増えてきています。

※業務フロー全体の最適化や自動化まで含めたアプローチについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

＞＞インテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）とは？

業務フロー図を作成する従来手法とその課題

業務フロー図の作成は、多くの企業で「まずは現場でやってみる」かたちで始められることが多く、テンプレートに頼らず、一から手作業で整理されるケースも少なくありません。特に、業務が複雑だったり、テンプレートの汎用性に限界を感じていたりする場合は、この方法が選ばれがちです。

ここでは、そうした従来手法の進め方と、そこに潜む課題について整理します。

従来の作成方法とツール例

従来の業務フロー図作成では、まず現場担当者へのヒアリングや業務マニュアルの確認を通じて、業務の流れや手順を洗い出します。その後、フローチャートやスイムレーン図として構成を整理し、ExcelやPowerPoint、Lucidchart、Draw.ioなどのツールで図としてまとめていきます。

この方法は柔軟性が高く、自社独自の業務にも対応しやすいという利点があります。また、可視化の過程で関係者との認識をすり合わせる機会にもなるため、業務改善のきっかけとしても活用できます。

手作業による課題と限界

一方で、手作業での業務フロー作成には多くの課題もあります。まず、現場ヒアリングや情報収集には相応の時間と工数がかかります。業務が属人化している場合、担当者の記憶や説明に依存せざるを得ず、情報の偏りや抜け漏れも起こりやすくなります。

さらに、作成されたフロー図が時間とともに業務実態と乖離してしまうことも少なくありません。ルール変更や例外処理が発生しても、図の更新が追いつかず、やがて形骸化するケースもあります。加えて、作成者のスキルや理解度によって品質に差が出るため、属人化やメンテナンス負荷といった新たな課題も生まれます。

こうした背景から、手作業による業務フロー整理は一定の価値がある一方で、継続的な改善まで見据えた運用には限界があるといえるでしょう。

業務フロー改善を支える「インテリジェント フロー」とは

業務フローの可視化から改善までを効率よく進めたいと考えても、「何をどう整理すればいいのか分からない」「改善を検討しても手が回らない」といった課題に直面する企業は少なくありません。特に、複数部門にまたがる業務や、既存システムが複雑に入り組んでいる場合には、現場の負担や属人化が大きなボトルネックになります。

こうした背景を受けて注目されているのが、BizteXが提供する業務改善サービス「インテリジェント フロー」です。これは、業務プロセス全体を対象に、AI・RPA・iPaaSなどのテクノロジーと専門チームの知見を組み合わせ、設計・構築・運用・保守・改善までをワンストップで代行するサービスです。

現場にツール操作や業務整理を求めることなく、実態の業務フローをもとにプロセス全体を最適化できるのが最大の特長です。属人化を排除し、部門横断型の業務まで柔軟に対応できるため、情シスや業務部門の負荷を最小限に抑えながら、確実に業務改善を実現します。

＞＞インテリジェント フローとは
＞＞インテリジェント フローによる業務改善効果のポイント

インテリジェント フローが実現する業務フロー可視化と最適化のプロセス

インテリジェント フローは、単なる業務自動化ツールではありません。現場の実態に即した業務フローを“自動で見える化”し、その後の設計・構築・改善までを一貫して担うプロセス全体最適化のための外部委託型サービスです。

ここでは、インテリジェント フローがどのように業務の可視化から改善提案・運用までを進めていくのか、そのプロセスを4つのステップに分けて解説します。各ステップが連携し、継続的な業務改善を実現する仕組みを具体的に見ていきましょう。

業務フロー図を自動生成する「インテリジェント マイニング」

従来のように手作業で業務フローを整理する必要はありません。インテリジェント マイニングでは、業務内容をもとに、AIが業務フローを自動で可視化します。これにより、属人化のない正確な業務棚卸しが実現し、「どの業務が、誰によって、どの順序で行われているか」といった実態を、短時間で把握できます。

見える化された業務フローは、そのまま改善設計や自動化対象の選定にも活用でき、現場が負担を感じることなく次のアクションへとつなげることができます。

▼インテリジェント マイニングを動画で解説

＞＞【無料】インテリジェント マイニングで業務フローを可視化する

業種・部門に最適な業務テンプレートを自動で提案

業務フローが可視化された後は、30,000件を超える業務自動化実績をもとに構築されたテンプレートデータベースから、最適な業務テンプレートが自動で提案されます。経理・人事・営業などの部門別に多様な業務パターンを網羅しており、自社の業務内容に最も適した形でテンプレートを選定できます。

また、提案されたテンプレートはそのまま使うのではなく、企業固有の業務ルールやIT環境に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。ゼロから業務設計を行う必要はなく、短期間かつ確実に業務フローの最適化を実現できます。

設計〜構築〜運用〜保守までをワンストップで代行

インテリジェント フローでは、業務フローの設計からツール選定・連携設定、さらには運用・保守に至るまで、すべてをBizteXの専門チームが代行します。複雑な業務プロセスやシステム連携も対応可能で、各社のITインフラや現場運用に応じた実装が可能です。

また、クラウドサービスだけでなく、オンプレミス環境やレガシーシステムとも連携できるため、システムを刷新する必要はありません。既存環境にフィットする形でスムーズに業務改善を進めることができます。

導入後の継続改善を支える「インテリジェント HUB」

業務フローを自動化して終わりではなく、導入後の継続的な改善もインテリジェント フローの大きな強みです。導入済みの業務フローは「インテリジェント HUB」によって常にモニタリングされ、効果の見える化と改善ポイントの抽出が自動で行われます。

改善提案は具体的な施策として提示されるため、現場が自ら判断・実行する必要はありません。業務フローは常に最適な状態に保たれ、業務改善が一過性の取り組みで終わることなく、継続的な価値向上へとつながります。

よくある質問（FAQ）

業務フロー図を無料で作れますか？

はい。インテリジェント フローの無料プランでは、AIが業務フローを自動生成する「インテリジェント マイニング」を体験できます。

ExcelやPowerPointで手作業する必要はなく、テンプレートも不要です。自社の業務がどのような流れで進んでいるのかを、迅速に“見える化”できます。

テンプレートのカスタマイズは可能ですか？

はい、可能です。ここでいうテンプレートとは、業務フロー図のひな形ではなく、業務の自動化・効率化を実現するための処理手順やシステム連携のテンプレートを指しています。インテリジェント フローでは、30,000件以上の業務自動化実績をもとに構築されたこれらのテンプレートを活用しながら、自社の業務内容やシステム環境に合わせて柔軟にカスタマイズします。

そのため、標準化された業務にも、企業ごとの独自ルールや例外処理が多い業務にも対応可能です。テンプレートに頼りきるのではなく、“自社に最適な業務プロセス”として設計・構築されるのが特長です。

ITツールの操作スキルがなくても使えますか？

はい。インテリジェント フローは、現場にツール操作を求めず、設定・運用・保守まですべてBizteXの専任チームが代行します。従来のRPAやフローツールのように、操作方法を覚えたり社内展開したりする手間は一切なく、属人化を防ぎながら導入できます。

インテリジェント フローの業務フロー図の自動生成は無料ですか？

無料プランでは、対象業務1件に対して「インテリジェント マイニング」による業務可視化を無料で実施できます。さらに、iPaaS（BizteX Connect）のみを活用した業務フローであれば、1件までそのまま本番運用を継続することも可能です。

業務の見える化から、実際の自動処理の導入までを無償で体験できるため、「まずはスモールスタートで試したい」「実際に使ってみてから検討したい」という企業に最適です。

まとめ｜テンプレート不要の“業務可視化”で、ムダのない改善へ

業務フローの可視化は、業務改善や自動化の第一歩です。従来は、業務フロー図のテンプレートを使って図を手作業で作成し、それをもとに改善を検討するという流れが一般的でした。しかし、こうした方法では、作成や更新に手間がかかり、実態とのズレが生じやすいという課題もあります。

インテリジェント フローなら、テンプレートに頼らず業務フローそのものを自動で“見える化”することができます。さらに、可視化の結果をもとに、自社に最適な業務テンプレートを自動で提案し、プロの知見とテクノロジーを組み合わせて、設計から運用・保守・改善までを一括で代行します。

業務を一から整理し、ツール操作を学ぶ必要はありません。他社のRPAやiPaaS単体では実現できない“業務プロセスの設計〜改善”をワンストップで任せられることこそ、インテリジェント フローの最大の強みです。

まずは無料プランで、自社の業務を“描かずに見える化”してみませんか？