――― RPAとiPaaSの導入を検討した背景やきっかけについて教えてください。

玉木さん：元々、さいたま営業所で試験導入していたOCRとRPA、iPaaSを組み合わせた請求書の業務改善を現地まで見に行った事がきっかけです。

そこで実際に自動化しているフローを見て、僕の関わっている業務でも活用しようと思いました。

――― 数あるRPA製品がある中で、BizteX robopを選んだ理由を教えてください。

玉木さん：親しみやすいUI設計と導入から実運用にかけて継続的な対人サポートがあるのが非常に魅力的だと感じたためです。

――― 数あるiPaaS製品がある中で、BizteX Connectを選んだ理由を教えてください。

玉木さん：社内ですでにConnectがKING OF TIME打刻で活用されていることを知り、実際に触ってみて、使いやすかったので選びました。

――― BizteX robopとBizteX Connectの操作感はいかがでしたか？導入で苦労したことはありましたか？

玉木さん：最初は何もわからず、頭の中ではイメージできても具体的にどうやって業務に落とし込めばいいのか悩みました。ただ、わからない部分があった際に、専任のサポーターがすぐに対応してくれるので、最初の段階さえ乗り越えられれば誰でも使えるツールだと感じています。

――― どのような業務にBizteX Connectを活用していますか？

玉木さん：多くの部署・業務で活用していますが、最近自動化して助かったのは、総務部で行っている社長賞リストの作成です。

玉木さん：弊社では、最新ツールや便利ツールなどを使って業務をラクにしたり、誰かを喜ばせたりした報告などをSlackに投稿し、社長からスタンプを押されると社長賞がもらえる制度があります。この社長賞を受賞するとAmazonギフトカードが贈呈されるため、毎月総務部で10～20件以上、多いと100件以上の集計が必要になります。

BizteX Connectで自動化するまでは、受賞者のリストをSlackから検索、それをスプレッドシートに転記し、最終的に金額を出すといったことを全て手作業でやっていました。毎月件数は変動し、対応数が多い月には漏れなどが発生してしまい、困っていました。

しかし今は、BizteX Connectを利用してSlackと連携し、スタンプが押されると投稿者、投稿時間、投稿内容、メールアドレス、投稿リンクをスプレッドシート上に自動転記されるようにしています。集計の際は自動作成されたリストを一目見れば分かるようになったため、ミスがなくなりました。

――― 自動化した業務の導入効果についてはいかがですか？

玉木さん：リストを作るまでの手間がなくなり、スプレッドシートからフィルターで今月分に絞って集計するのみになりました。

受賞者は月によってまちまちですが、これまで30〜60分弱は集計で掛かっていたものが今では約5分で完結できるようになっています。

この社長賞リスト作成の自動化を実現させたことで、僕自身、社長賞をもらうことができました（笑）

――― BizteX robopとBizteX Connectを併用している業務はありますか？

玉木さん：太陽光請求業務において、boxへ新規のデータ（請求書）が追加されたらBizteX Connectが検知し、その後BizteX robopへ連携し、自動的に伝票作成がされる仕組みを作りました。

――― 自動化した業務の導入効果についてはいかがですか？

玉木さん：これまでは、新規データがboxへ格納されたらパートナー社からメールで共有され、それから手作業で確認、伝票入力をしていたので、確認漏れが起きていました。自動化したことで漏れによるミスがなくなったのは大きいですね。

現状はパートナー数は10件ほどで、手作業で行った場合30分ほどかかりますが、自動化したことで約5ほどに削減できました。今後さらに増えていく見込みなので、事前に負担を予防できてよかったなと思っています。

玉木さん：仕組みに乗ってしまえばあとは勝手にやってくれるのでとてもラクです。また、僕たちが働かない夜中の時間帯にもやってもらえるのはありがたいなと思います。

また、導入からこれまで一つ一つ積み上げて自動化フローを作ってきたのは、大きな削減につながっていると感じています。現在9つほどの業務を自動化していますが、月で換算すると50時間ほど工数削減ができています。

多くの業務で自動化してみて、改めて振り返るとこんなに削減できる業務があったんだと驚いています。

もっと社内展開をして広げていきたい

玉木さん：僕がBizteX robopやBizteX Connectを使って業務改善を行うようになってから、社内で感謝されることが増えました。業務改善の相談は「とりあえず玉木さんに聞こう」の雰囲気があります。うれしいなと思いつつ、属人化しないようにもっとできる人が増えてほしいなとも思います。

興味がある人を集めて情報共有会を開いたり、社内でできる人が増えるような工夫をしたりしていきたいなと思っています。

今回インタビューに答えていただいた玉木様は、本記事で紹介した自動化業務のほかにも、「契約書の自動承認」や「日常処理の自動化」など9つ以上の業務を自動化されています。

今後もBizteX robopとBizteX Connectを活用して、さらなる業務効率化を実現していってほしいと思います。

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