――― RPAを導入している部署について教えてください。
今田さん：現在、工務部でRPAを導入しています。工務部では、主に工事担当者の事務サポートを担当しています。
 
具体的な作業内容としては、代理申請、契約書作成、発送、回収から入金確認といった事務作業が多く、月に約300件、年間で約4,000件の事務処理業務を行っています。これらの業務の効率化のため、以前からRPAを導入していました。
 
――― RPAの導入を検討した背景やきっかけについて教えてください。
今田さん：年間約4,000件の請負工事に於ける事務処理を手作業で行うのは負担が大きく、人手も足りていない状況だったため、自動化を検討しRPAを導入しました。ただし、最初に導入したのは「BizteX robop」ではなく、別の会社のRPA製品でした。

――― 数あるRPA製品の中からBizteX robopを選び、リプレイスした理由を教えてください。
今田さん：オフラインイベントをきっかけに、2024年夏頃からiPaaS「BizteX Connect」※を導入しており、BizteXさんのサポートの良さを実感していました。その後、メルマガで紹介されていた「BizteX robop」に興味を持ち、話を聞いてみることにしました。

以前に導入したRPAは2022年10月頃からエラーが頻発しており、特に画像認識の精度が低いため、改善したいと思っていました。

鎌田さん：そうですね。私もロボ作成を行っていたのですが、画像認識が1種類しかなく、これ以上の改善が難しい状況でした。また、スケジュールが実行されなかったり、原因不明のエラーが多発したりと、安定性にも不安がありました。サポートに問い合わせても根本的な解決には至らず、困っていました。

一方で、「BizteX robop」は複数の画像認識機能があり、サポート対応も迅速で、安定性の大幅な向上に期待が持てました。さらに、UIが見やすく別タブ管理もでき、操作性が高いため、作成側にとって非常に使いやすいと感じました。

佐伯さん：私も以前のRPAに少し触れていましたが、「BizteX robop」のほうが処理フローが一目瞭然で扱いやすいと感じました。UIが見やすいので、いま何のコマンドを実行しているのかがわかりやすいです。

※SaaSやオンプレミス連携をノーコード・ローコードで実現するiPaaS

――― どのような業務にBizteX robopを活用していますか？
今田さん：私は主に、ファイル・フォルダ監視業務で活用しています。経営審査等のチェックが完了したファイルをローカルフォルダに自動格納し、メールで自動送信するという自動化フローです。

この自動化フローで非常に便利なのは、タイムリーに自動格納されたファイルを種類ごとに各フォルダへ分類してくれる点です。これが行われることで、フォルダが整理されるだけでなく、分類分けされたフォルダごとに確認依頼メールを工事担当者や特定の方へ自動送信できるようになっています。

鎌田さん：私は主に、案件管理業務で活用しています。基幹システムの案件情報をダウンロードし、案件管理システムへインポートする一連の流れを自動化しています。

案件管理システムへインポートする際のファイル成形もBizteX robopが自動で行ってくれるので、私が途中で手を加える必要はありません。

佐伯さん：私は主に、交通費の予実管理業務で活用しています。経費精算システムで交通費ファイルをダウンロードし、サーバーへアップロードする一連の流れを各部署分すべて自動化しています。

サーバーへインポートする際のファイル成形もBizteX robopが自動で行ってくれます。

――― ファイル・フォルダ監視業務を自動化した導入効果についてはいかがですか？
今田さん：これまで1日2回行っていた作業が、30分おきに自動で実行されるようになり、確認作業の工数とミスが減りました。

特に、メール連絡後の後続処理がスムーズに進むようになったことで、現場が迅速に動けるようになりました。それにより、事務作業の効率化が図れ、工事担当者のサポートに費やす時間を作り出し、工事担当者はきめ細やかなサービスを提供できることから信頼度も高まったと感じています。

――― 案件管理業務を自動化した導入効果についてはいかがですか？
鎌田さん：この業務は1日1回、約1時間の作業でしたが、自動化されたことでリソースに余裕が生まれ、よりコア業務に時間を割けるようになりました。1時間分の作業がなくなるだけでも、気持ちがかなり楽になりますね。

――― 交通費の予実管理業務を自動化した導入効果についてはいかがですか？
佐伯さん：自動化により計算ミスの心配がなくなったため、精神的にとても楽になりました。また、業務が確認作業のみになったことで、他の人に任せることもできるようになり、自分のリソースにも余裕が生まれました。

――― BizteX robopの操作感はいかがでしたか？導入で苦労したことはありますか？
今田さん：以前は毎日何かしらのエラーが発生していましたが、BizteX robopにリプレイスしてからはエラーがほぼゼロになり、ストレスなく使えるようになりました。導入時に苦労した点も特になく、スムーズに進みました。

鎌田さん：作成したロボットシナリオを複数のタブで管理できるため、直感的に操作ができることや、よく使うコマンドを登録できる「お気に入り」機能が便利で重宝しています。この機能のおかげで、自分で操作する際はもちろん、他の人に引き継ぎや説明をする際にも手間が省けて助かります。

佐伯さん：UIが見やすく、作成中の自動化フローが一目で把握できるため、修正が必要な場合も、どこを直せばよいかが明確で、非常に使いやすいです。

――― 導入後、部署の方やご自身の仕事への影響はいかがですか？
今田さん：事務担当者の負担が大幅に軽減されたことで、工事担当者へのサポートをこれまで以上に手厚く行えるようになりました。

具体的には、工事担当者が必ず行わなければならない見積書作成などの事務作業にも積極的にサポートに入れるようになり、その分、工事担当者はお客様対応により多くのリソースを割けるようになりました。結果として、全体の業務効率も向上していると実感しています。

鎌田さん：以前はExcelマクロやリプレイス前のRPAにて自動化していたのですが、エラーが頻繁に発生していました。その都度、原因を突き止めるのに30分から1時間はかかっていました。

ですが、BizteX robopを導入してからは、エラーが発生せずエラーの原因を探す時間がほぼゼロになり、大幅に効率が上がりました。今ではBizteX robopがないと困るほど、業務には欠かせない存在になっています。

佐伯さん：自分の仕事を他の人に任せられるようになったことが、一番大きな変化ですね。自動化フローがわかりやすいので、引き継ぎ時の説明も最小限で済んでいます。

――― 弊社のサポート対応についてお聞かせください。
今田さん：以前はオンラインでのサポートがメインでしたが、今は実際に来ていただけるので、不明点や疑問点をその場で解決でき、とても理解しやすかったです。トライアル期間を含めて約2か月で、以前のRPAで自動化していたフローの9割以上を移行でき、大変スムーズに進みました。

鎌田さん：以前は問い合わせフォームを通さなければ質問ができなかったり、メールの返信がなかなか来なかったりと、不明点の解決に時間がかかっていました。しかし今では、RPAのシナリオ作成に躓いた際にこちらが思いつかないような方法も提案してもらえるので、とても助かっています。

佐伯さん：サポートの方がこちらの困りごとや伝えたいことを能動的にくみ取ってくれるので、とても助かっています。メールを送るほどでもないような細かいことも気軽に聞きやすいですし、単に対応してくれるだけでなく、シナリオサンプルまで見せていただけるので、理解がスムーズに進みました。細やかなサポートのおかげで安心して進められています。

今田さん：エラーがなくなり、安定して稼働できるようになったのが、リプレイスして一番良かった点ですね。また、BizteX robopだからこそできることが増えたおかげで、もともと自動化していた約20個のフローに加えて、新たに10個ほどの自動化フローを追加することができたのも、大変ありがたく感じています。

鎌田さん：UIが見やすくなったことで、「これなら他のメンバーも使いこなせるかもしれない」という希望が見えてきました。以前は操作に躓いて挫折してしまう人も多かったのですが、今なら以前挫折した人たちも使えるようになるのではと思っています。RPA勉強会を再び開催して、もっと多くの人が使えるようにしたいですね。

佐伯さん：BizteX robopはロボット作成のハードルが低く、最初の一歩を踏み出しやすいです。直感的に操作できるのもありがたいですね。

今田さん：導入後、移行や新しい自動化フローの作成が非常にスムーズに進んだので、他の部署や拠点でもぜひ展開していきたいと考えています。

ただ、拠点ごとに独自のルールで行っている作業も有るため、その点についてはご相談させていただきながら進めていきたいと思っています。

今回インタビューにご協力いただいた東京不動産管理株式会社様は、BizteX robopへのリプレイスにより、従来のRPAで発生していたエラーや操作の難しさを改善し、より高い費用対効果を実現されました。また、当社のサポート力についても高い評価をいただいています。

今後もさらにBizteX robopを活用して、業務効率化を実現していただきたいと思います。

DX化にお困りの方や、RPAに興味を持たれた方、現状のRPA運用に課題をお持ちの方は、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご覧ください。