導入事例：プロマスト株式会社

会社名： プロマスト株式会社
代表取締役： 坂野雄介
所在地： 〒448-0804 愛知県刈谷市半城土町北十三塚13-2
設立： 平成28年(2016年)3月
HP： https://promust.co.jp/

プロマスト株式会社様は、換気や空調設備、電気通信からリフォームに至るまで、幅広い設備工事体制を全国で構築しています。

少数精鋭で小回りが利くため、顧客のイレギュラーな要望に対しても柔軟に対応できることを強みとしています。

1. iPaaS導入の背景・きっかけ
2. BizteX Connectを選んだ理由
3. BizteX Connectの導入効果
4. BizteX Connectの活用例
5. BizteX Connectを導入した感想
6. iPaaS活用の展望

iPaaS導入前と導入後の業務フローの変化

社員の身近なサポーターのようなDXツールを探していた

――― iPaaSの導入を検討した背景やきっかけについて教えてください。

内藤さん：DXというキーワードだけは聞いたことがあったので、調べていたところRPAと出会いました。ただ、私が知っていたRPAは、"決められた日時に決められた行動をする"というものでした。

受動的なRPAを、主体的に “指示して行動してもらう”形にできないか​​キャップドゥー様に相談し、そこでiPaaSと出会いました。連携できるツールを見たときに、“チャットボットで話し、AIが考え、OCRで見て、kintone/Dropboxから調べ、RPAが実行する”イメージが湧きました。人型ではありませんが、人のように業務を処理する、社員の身近なサポーターのような存在になる、と思えたことが導入のきっかけです。

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利用している全てのSaaSを連携することができた

――― BizteX Connect以外のiPaaS製品との比較はされましたか？

内藤さん：BizteX ConnectではじめてiPaaSというものを知ったため、比較はしませんでした。選定ポイントは、自社で利用しているアプリが連携できることでしたが、BizteX Connectはそれらが全て連携可能でした。サービス内容を見て「このソフトを使えば、理想の業務フローが実現できるんだ！」と感動したのを覚えています。

金額も、実現できた時の費用対効果の想定はある程度あったので全く気になりませんでした。

BizteX Connectが止まったら社内業務が全て止まってしまう

――― どのような業務にBizteX Connectを活用していますか？

内藤さん：さまざまな業務に活用しており、BizteX Connectが止まったら社内業務が全て止まってしまうレベルで活躍してくれています。

その中でも最も稼働数が多いのは「見積書作成業務」です。

見積書作成は、ミスが許されず期限も決まっているため、社員の負担が大きい業務でした。

ですが、BizteX Connectを導入し、チャットボットと連携させることで、月に700件ほどの見積書作成フローを自動化することができました。夏の繁忙期にはさらに件数が増えますが、iPaaSで業務が効率化されたことで残業はほとんど発生していません。

また、自動化によって情報が正確に入力されるようになったため、ヒューマンエラーによる修正作業もなくなりました。さらに、見積書の自動作成後のチャット通知により、確認漏れも防止できるのはかなり大きいです。

社員数を増やさずに年商が1.5倍へ

――― 導入効果についてはいかがですか？

内藤さん：わかりやすい表現で言えば、年商が1.5倍に増収しても社員の人数に変更はなく（30人）、むしろ残業時間が減少しました。iPaaSで使っているコストは人件費1人分未満なので、社員1人当たりの生産性は1.5倍になったと思っています。

そのため、これまでは見積業務に対応するためにバックヤードに置かざるを得なかった社員も、顧客対応業務に配置転換ができました。これは、iPaaSの導入によって報告書の作成時間、入力ミスの確認時間などが省略されたことで、それまで書類に追われて対応品質が低下しがちだった顧客対応に集中できるようになったからだと思います。

また、新入社員が増えた際の教育コストも削減されました。これまでは先輩社員が一から3カ月かけて業務を教えていたものが今では1週間に短縮されています。

最初はDXに抵抗があった社員も、「何をどうしているのかはさっぱりわからないが、ロボ※に言えば（チャットボットのボタンを押せば）やってくれる。今更ロボがいない状態には戻れない」と肯定的な感想をくれました。今ではむしろ現場から新しいロボ作成の提案を出してくれます。
※AIチャットボットやRPA、iPaaSなどのツール

――― BizteX Connectの操作感はいかがでしたか？導入で苦労したことはありましたか？

内藤さん：「やりたいけどやれない」から知ったソフトなので、すぐに慣れました。

シナリオ作成をどうしたら少ない本数でまとめることができるのかはキャップドゥー様にも相談に乗っていただきました。なので、導入で苦労したことはありません。

――― 導入後、最もBizteX Connectが活躍したときのことを教えてください。

内藤さん：夏は空調のハイシーズンということもあり、受注件数が増えます。また電気代金高騰も重なり省エネ関連の工事も例年より多かったです。

5～8月はそれぞれ過去最高売上が出ましたが、驚いたことに残業時間はこれまでの過去最高売上当時と比べて減少していて、一部の管理者を除きほとんどが0です
社員はiPaaSという表現は全くわからないと思うので、社内的な表現で言うところの「ロボがかなり働いてくれた」ということです。

連携シナリオの実行回数が増えた分、社員は助けられたということで、一昨年から取り組んでいた一つの答えが出たと手ごたえを感じています。

人が行うべき業務へ注力できるようになった

内藤さん：大きく変わったのは、人が絶対にしなければいけない顧客対応業務に集中できるようになったこと、残業時間が減少したこと、業績が上がっても社員数が変わらない状態になったことだと思います。

社員の反応の中で一番大きいのは、先輩社員の「新入社員に教える時間と、教えた後にできているか確認する項目が減って助かる」という声です。ロボがわかっている内容は省略することができるので、新入社員も覚える内容は絞り込んでしっかり理解することができます。

社員をサポートする心強いパートナーへ

内藤さん：社内向けには、下記のようなことができるAIを展開し、社員が自主的にほしい知識をほしいタイミングで確認できる形を作ろうと思っています。

①様々な研修の後でその研修内容に関しての質疑ができる
②就業規則関連・申請関連の作成
③過去の実績からの分析と提案

他にも下記のような効率化を考えています。

①工事完了報告書へのサインをデジタル化し、完了報告処理
②見積～注文書～決済をスマートフォン・タブレットから現地で処理できるようにして少額決済案件は対応スピードをアップさせる

これらはほんの一例ですが、人の記憶で処理すると差が生まれるものは極力ロボ・システムで対応し、人は人とのコミュニケーションに注力できるような仕組みを構築していく方針です。設備工事は人がするということは今後も変わらないでしょう。

BizteX Connectには、社員の心強いパートナーになってほしいと思っています。

今回お話を伺ったプロマスト株式会社は、これまでもチャットボットやRPAなど多くのDXツールを利用していましたが、それらをiPaaSで「つなぐ」ことで、さらなる業務効率化を実現しました。

導入後に年商が1.5倍になっただけでなく、残業時間の減少・社員の適切な配置転換・教育コスト削減など働く環境も改善されています。

今後もBizteX Connectを活用して、さらなる業務効率化を実現していってほしいと思います。