マーケティング部 長谷川滉明様

株式会社ベアーズ

RPA×G Suite×Slackの自動連携により担当者1人あたり30分/日の業務時間を削減!BizteX Connectがもたらした自動化の様々なメリットとは?

個人のお客様向けの家事代行サービスとB to B to Cのサービス提供を手掛ける株式会社ベアーズ様。情報共有や業務エラーの検知にBizteX Connectを活用する事で、1人あたりの単純作業時間を1日あたり30分削減した事例とその他の副次的なメリットについて紹介。

「暮らしサポート企業」株式会社ベアーズ様は、個人のお客様向けの家事代行サービスに加え、B to B to Cでのサービス提供を手掛けています。

本インタビューでは、BizteX Connectの導入の経緯、導入後の成果、今後への期待について、同社マーケティング部の倉持剛志様と長谷川滉明様にお伺いした内容を報告いたします。

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(株式会社ベアーズ マーケティング部 長谷川滉明様)

会社概要

  • 商号: 株式会社ベアーズ
  • 代表者:代表取締役社長 髙橋 健志
  • 資本金:8,950万円
  • 従業員数:569名(うち正社員218名、契約社員・パートアルバイト351名)
  • 業務内容:
    1. 家事代行サービス(ロイヤルメイドサービス)
    2. ハウスクリーニング(ロイヤルハウスクリーニング)
    3. キッズ&ベビーシッターサービス
    4. 高齢者支援サービス(シニアサポートR60)
    5. ホテル清掃サービス
    6. マンションコンシェルジュサービス
    7. オフィス・店舗・ビル清掃サービス
  • 本社:〒103-0007 東京都中央区日本橋浜町2-1-1 田辺浜町ビル5〜7F(受付6F)

サマリ

1.情報共有の自動化により、毎日30分の作業時間を削減
2. 業務エラー通知の自動化により、対応リードタイムの短縮と締め作業の心理的・工数的負担の削減を同時に実現
3. 将来的には、マーケティングツール間の連携を強化し、顧客利便性のさらなる向上を目指す

BizteX Connect導入の経緯

元々弊社では、クラウドRPAであるBizteX cobitを導入しており、BizteX Connectはリリース時より認知しておりました。

なお、iPaaSについては、個人的な利用経験はあったものの、会社全体として導入するのは今回が初めてでした。

その中でも、①クラウドRPA(BizteX cobit)およびGoogle Apps(G Suite)との連携が可能、②SaaSモデルであるため今後の機能開発への期待という2つの理由からBizteX Connectを導入を決定しました。

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(本インタビューはリモートで実施)

BizteX Connect導入により得られた成果

情報共有と業務エラー検知の確認工数の削減

現在は大きく分けて2つの業務をBizteX Connectによって自動化しています。

1つ目は、Google Spreadsheetで管理している営業KPI等の数値や日報のスクリーンショットを撮影し、Slackの該当チャンネルに通知するというものです。

情報共有を目的とした作業であり、従来は手作業で毎日30分間程の作業工数が発生していましたが、これを自動化する事が出来ました。

2つ目は、エラー検知です。弊社では、各業務や案件において発生したエラーをGoogle Spreadsheetで確認・管理出来るようにしています。

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従来は、エラーの発生状況を元データまで定期的に確認しに行く工数がかかっていましたが、BizteX Connectにより、エラー発生時に自動的にSlackに通知が来るフローを組む事が出来ました。

休日分の業務処理の自動化と業務負荷の分散化

なお、上記で上げた自動化による業務工数の削減以外にも副次的な成果が2点ありました。

1点目は、休日分の処理も自動化出来た事です。これまでは、週明けに休日分の処理をまとめて行う必要がありましたが、その手間を削減する事が出来たのは嬉しい誤算でした。

2点目は、業務負荷の分散化です。これまでは、日次・月次でエラー状況の締め確認を1人の担当者が行っていたため、工数的にも心理的にも負荷が集中してしまうフローになっていました。

エラー状況がSlackに通知される事で、情報の共有・可視化が進み、各拠点長が1次チェックをした上で、担当者が最終チェックを行うというフローに変更する事に成功しています。

BizteX Connect導入のポイント

正直言うと、大きな苦労はほとんどありませんでした。

元々、GAS(Google Apps Script)で実現しようとしていたものの、学習コストが高く、自動化を見送っていた業務も、BizteX Connectで簡単に実現する事が出来ました。

強いて挙げるとすれば、Webhookの知識がなかったため、初期設定の部分は少し苦労したと言えるかもしれません。

ですが、カスタマーサクセスの方に質問をしたり、一部Web会議で画面共有をしながら説明して頂いた事で、この問題はクリアする事が出来ましたね。

こうしたツールを導入すると、最初は分からない部分が必ず出てくるので、チャットでいつでも気軽に相談出来て、素早くご回答頂けるというのは非常に安心感があります。

今後の展望

他部署におけるBizteX Connect活用の促進

現状は、マーケティング部門内のみでの活用に留まっており、他部署での活用はされていない状況です。

そもそも、こうしたツールが社内的に認知されていない事が原因なので、今後は社内向けの勉強会等を企画し、全社的な業務の自動化および情報の可視化に取り組んでいきたいと考えています。

私自身もそうなのですが、業務担当者自身はどの業務を自動化したいか分らないというケースが非常に多いと考えています。

そのため、今後はカスタマーサクセスの担当者さんにアイディアを頂きながら、弊社内で自動化出来そうな業務の洗い出しを進めていく予定です。

BizteX Connectへの期待

やはり、連携出来るアプリとトリガーの種類が増える事を期待しています。

弊社はGoogle Apps(G Suite)文化なのですが、情報や数字の集約が属人化しているという課題感があります。

BizteX Connectの開発が進む事によって、連携出来るパターンが増えてくると、社内の情報共有が更に進み、生産性を上げる事が出来ると考えています。

また、弊社は様々なマーケティングツールを活用しているので、その部分の連携も強化されると嬉しいですね。

例えば、問い合わせやメールでセンシティブな表現、気になる表現が含まれていた場合に、担当営業へ通知が行き、より迅速なフォローが出来るようになると理想的だなと思います。

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最終的には、お客様の利便性を上げていく事が我々の使命なので、BizteX Connectの開発が進むことでその理想に近づく事が出来ると嬉しいですね。

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