―――業務の自動化を検討した背景について教えてください。

RPAの導入を検討したきっかけは、退職者が発生し人手不足を課題として抱えるようになったからです。社員の募集や採用、教育には時間も費用もかかりますし、新人さんを迎えるたびに業務を教えるのは大変です。そのため、費用対効果が高いRPAの導入に踏み切りました。ロボットに作業を覚えさせれば再現性や継続性があることから人手不足解消に繋がると考えました。

―――どのような作業をRPAのロボットに覚えさせる予定でしたか？

単価の低い定型的な業務であったり、新人さんでもすぐにできるような業務をロボットで実行しようと思っていました。そうすることで、より単価の高い社労士業務に時間をさけるようになりますからね。

―――RPAツールの比較検討にあたって重要視されたポイントはどのような点でしたか？

はじめは、なんとなく使いやすそうという心象で、クラウド型のRPAツールの導入を検討していました。しかし実際に自動化したい業務の棚卸しをしたときに、その領域がローカルとクラウドを横断することから、デスクトップ型が自社には適していると知りました。そこで、操作の精度や既存のアプリケーションとの親和性の高さに焦点をあて、デスクトップ型のRPAを3社ほどトライアルしました。

―――複数のRPAツールを試したなかで、robopを選んだ理由を教えてください。

なかでもrobopはUIがとても優れていて、直観的にロボットの作成が出来る点がよかったです。ラーニングコンテンツが用意されているほか、トライアル中のWeb会議の中でロボット作成を進めていけたので操作を覚えるのに時間はかかりませんでした。

―――現在、社労士業務と経理業務でRPAを用いた自動化を進められますが、具体的にはどのように活用していますか？

社労士業務では給与計算の自動化や電子申請後の公文書取得などを、自社の経理業務ではメール配信や銀行振込作業のほか、経費精算を給与計算に反映させるためのCSVデータ作成、勤怠システムからのデータエクスポートといった複数の業務を自動化しています。

① RPAによる自動化イメージ：給与計算業務

給与計算業務では、勤怠のデータと手当のデータが別々になっているので、それらをExcelファイルにコピー＆ペーストして、ファイル形式をCSVに変換した後に指定のフォルダ（Dropbox）に格納しています。 その後は、労務管理システムにCSVを読み込ませて計算や帳票の出力をしたあとに、ファイルの形式・名称変更を行い指定のフォルダ（Dropbox）に格納する作業を全てロボットで自動化しています。

② RPAによる自動化イメージ：公文書送付業務

③ RPAによる自動化イメージ：経費精算と月次監査依頼

弊社ではインターネットバンキングを利用しているのですが、そこから月次の明細データをダウンロードし、ファイル名を変更してからクラウドにある共有フォルダ（Dropbox）に保存するといった一連の作業を自動化しています。 さらにクレジットカードの利用明細や現金の出納に関する資料についても名称変更をしてからフォルダに格納し、その後税理士さんに月次監査依頼をメールでおこなっています。この一連の流れはすべてRPAで実行しています。

④ RPAによる自動化イメージ：給与計算と給与の銀行振込作業

給与計算と給与の銀行振込については、上述①の勤怠システムからエクスポートしたデータと、上述③で集計した経費精算を給与に反映するためのCSVファイルの作成をロボットでおこなっています。人手を介さずに作業をおこなえることから業務の効率化が進んでいると実感します。

―――ありがとうございます。一番大きく感じた導入効果はどのようなものですか？

あらゆる作業の処理スピードが、人間が実行するよりも各段に早いです。特に電子申請後の公文書取得やお客さまへの報告業務は、手作業でおこなっていた時は一日２時間ほどかけていましたが、ロボットが実行することで10分程度で完了するようになりました。

現在は、従業員一名相当の業務量をロボットが担っていますが、今後もロボットへの業務移管を進めて、より付加価値の高い業務に社員の時間をあてられるようにしたいと考えています。

―――BizteXでは専任のCSによる万全のサポートを無料で提供しています。オンライン会議やチャットサポート、ヘルプページなどさまざまなコンテンツを揃えておりますが、サポート体制についてはいかがでしょうか？

すごく良いです。カスタマーサポート担当の対応が丁寧かつ速いので、とても助かりますね。導入当初はしっかりと伴走で基礎を教えていただいたので、導入後は何か疑問があった際にも、テキストベースのチャットサポートで十分に解決できています。チャット文面についても、サポートデスクにありがちな定型文のコピー＆ペーストではなく、事案に応じた回答をいただけるのもうれしいですね。