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RPAとマクロ、どう違う?

RPAとマクロの違いとは|RPAツールもさまざまなメーカーから多種多様なものが発売されていますが、以前から集計作業の自動化などでMicrosoft Excel のマクロ(以下、Excelマクロ)を使ったり、聞いたりしたことがあるという方は多いと思います。ExcelマクロとRPAは、どこが似ていて、どこが違うのか、またどのように使い分けるとよいか、といった観点で考察してみました。

クラウドRPAのBizteX cobit|RPAとマクロのちがい

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「自動処理」の延長としてのマクロが、やがてRPAへ

オフィスで各席にPCがあるという光景は、1990年代以降の話です。それ以前のコンピューターは、マウスがなくキーボードでコマンド(指令)入力をして操作する、時代をもっとさかのぼればキーボードすらないなど、限られた人だけが使えるものでした。この頃のコンピューターは、一連のコマンドを保存しておき、データを高速に計算させるなど本質的に、自動処理のために作られたものでした。

1980年代後半から、Macintosh、Windowsやワープロ専用機の登場により、現代のようにマウス操作などでコンピューターは急速に使いやすく、多目的に使えるものに発達し、オフィスや家庭に普及していきました。一方で、定型的な作業の繰り返しを容易にするため、Microsoft Excelをはじめとする一部のアプリケーションには「マクロ」機能が搭載されました。

Excelマクロでできること、できないこと

マクロ機能による自動化の記録方法には、利用者がクリックなど操作した内容を記録する方式や、プログラミングによる方式などがありますが、Excelマクロはその両方の方式を組み合わせて利用でき、プログラミングを体系的に学んでいない人でも業務の自動化に取り組むことができます。

たとえば、シートのコピー、セルへの記入、印刷といった一連の操作を記録したマクロを作っておけば、あとでマクロの実行をするだけで一連の操作を完了することができます。

またマクロは、原則としてアプリケーションの機能の一部であるためそのアプリケーション内の操作のみを自動化できます。

ただし、Excelマクロは、VBA(Visual Basic for Applications) というプログラミング言語を併用することで、Excel以外のWordやAccessといった他のMicrosoft Office アプリケーションの操作、ファイルのコピーなどの操作にも幅広く対応しています。

一方で、Officeアプリケーション以外の操作は、そのアプリケーションにマクロ機能がなければ自動化できませんし(たとえば「ペイント」にはマクロ機能がありません)、ある場合でも、Excelマクロと、その他のアプリケーションのマクロとは別に作成し、実行しなければなりません。また、VBAでOfficeアプリケーションを幅広く操作したり複雑な操作を実現することは、実際には高度なプログラミング知識が必要になります。

既存のアプリケーションを操作するためのRPA

前述のようなマクロの限界に対し、RPAツールは既存のアプリケーションを操作するためのアプリケーションとして作られています。たとえば「メールから文章やファイルを取り出し、ExcelやWordに貼り付け、加工し終わったファイルを決まった場所に規則的な名前を付けて保存する」といったPC上で行われる工程を幅広く行えます。

RPAでも、マクロと同様、利用者がした操作を記録する方式と、プログラミングによる方式、またはその併用とで自動処理を決めていきます。

クラウドRPAのBizteX cobit|RPAとマクロのちがい

既存のアプリケーションを操作する場合のRPAの弱点としては、人間が見ている画面を直接操作するため、各アプリケーション固有のマクロと比べ、人間の操作ミスに配慮した注意喚起メッセージ(「本当に削除しますか?」など)や機能、人間のために洗練された画面デザインはかえって定型化の邪魔になってしまうことが挙げられます。注意喚起メッセージに対しては、RPAでは「メッセージが出るとき」「出ないとき」など条件分岐を検討する必要もあり、マクロよりも複雑になってしまう場合もあります。

多種多様に広がるRPA

先の例では、RPAツールを主に「既存のアプリケーションを操作するため」のものとして紹介しました。しかし最近では、既存のアプリケーションを操作する代わりに独自の機能を備えたRPAツールもさまざまなものが登場しています。一例を挙げると、

・Webブラウザ上の操作に特化したもの

・紙帳票の読み取りに特化したもの

・物流や倉庫、在庫管理に特化したもの

こうした特化型RPAツールには、本記事で紹介したようなExcel操作やファイル操作が全くできないものものあるため、RPAツールを検討する際にはその導入目的、どんな業務に適用したいのかを明確にしておく必要があります。

RPAとExcelマクロ、その使い分け

Excel内で完結する処理、特にマクロの記録機能で実現できるときはExcelマクロの利用が適しています。追加コストもかかりませんし、比較的容易に作成が可能です。逆に、RPAツールが効果を発揮する場面は、Officeアプリケーション以外と組み合わせた自動化に加え、Excelマクロでも複雑なVBAプログラミングが必要になる領域ということになります。

RPAツールには、プログラミング不要なものも多く登場しており、上手に使い分けると様々な事務作業が自動化できる可能性があります。特化型RPAツールが適用できる用途では特に、活用すれば簡単に自動化できることもあるため、

(A)業務に応じたツール選び

(B)ツールが増えることによる導入コスト、習熟コスト(時間)

このトレードオフが、RPA導入ひいては業務効率化の鍵となってきます。

 

 

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