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【業務改善】ルーティンワークを見直そう!業務自動化でヒューマンエラーを解消し、生産性を向上させる方法とは

ルーティンワ―クは、日課のように繰り返す業務のことです。代表的なものとして事務作業がそれにあたります。定型的な単純作業が多くありますが、作業量が多く、さらに企業活動においても重要な業務です。本記事では、業務改善を進めるにあたり繰り返し発生する業務・ルーティンワーク(定型業務)を、自動化する必要性、方法を解説します。

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企業で発生するルーティンワークの代表といえば事務業務

ルーティンワークは「定型業務」とも呼ばれ、定型的に繰り返し発生する業務のことをいいます。

ほとんどのルーティンワークはパターン化されており、企業においては書類作成や処理、データ入力、伝票処理、勤怠管理、給与計算、経費計算、メール送信といった事務作業がそれにあたります。

企業で発生するルーティンワーク▼

・書類作成
・データ入力
・伝票処理

・勤怠管理
・給与計算
・経費計算
・メール送信


上記のような定型業務を毎日、あるいは定められた日におこなうことからルーティンワークと呼ばれるわけですが、これらのルーティンワークは、ITツールの導入ですべて自動化することができます。

【業務改善】事務業務で発生するルーティンワークを自動化すべき理由

事務作業で発生するルーティンワークでは、単純作業を継続的におこなわなければなりません。さらに事務作業はデスクワークがほとんど。一般的な事務業務のなかで、特別なスキルが必要になることはないためモチベートするのは困難とされています。そのため、従業員が「物足りない」「やりがいのある仕事をしたい」と感じがちな業務でもあるのです。

一方で、日本の労働生産性人口は減少傾向にあります。企業は、ビジネスを発展させるための人材獲得競争がはげしくなるばかりです。そのなかで、クリエイティブな働きをする貴重な人材リソースをルーティンワークにあてることは、生産性の低下や企業危機を招きます。

では、企業が取り組むべきことは何でしょうか。それは、業務改善をおこなうことです。ルーティンワークのような定型的で自動化できる業務はITツールに任せ、人材リソースをより有益な業務にあてる必要があります。

そこで検討したいのが、RPA導入による業務自動化です。そうすることで事務作業にあてていた人材リソースを、よりクリエイティブで生産性の高い業務にあてられるようになります。

――とはいえ、ルーティンワークをいきなり自動化するのは難しいです。まずは、ルーティンワークでおこなっている業務の洗い出しを実施し、人間がやるべき業務とRPAで自動化できる業務の選別をおこないましょう。

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ルーティンワークで発生する業務の洗い出しをしよう

ルーティン業務の洗い出しをおこなう目的とは?

ルーティンワークで発生する業務の洗い出しについてですが、まずおこなう前に、なぜ業務の洗い出しをする必要があるのか、その目的を理解する必要があります。

業務の洗い出しの目的は、定型業務をこなすなかで、日々おこなっている作業を把握し全体の業務フローを可視化させることです。

この作業により、ムダな業務を見つけられるだけでなく、人間でなければおこなえない業務とRPAなどのITツールに任せられる業務の切り分けができるようになります。

ルーティンワークを自動化させる方法「RPAを活用する」

本記事で提案する業務改善の方法は、RPAのロボットを使ってルーティンワークを自動化する方法です。

ルーティンワークはマニュアル化されていたり、既存のフローが確立されている場合がほとんど。そういった作業はまさにRPAの得意分野です。

RPAは、人の代わりに働くデジタルロボット

RPAは、Robotic Process Automationの略で、簡単に説明すると人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツールのことです。

決まった手順の定型業務や繰り返しおこなうルーティンワークなどの自動化を得意としていて、主にPC上でおこなう事務作業の分野で活躍します。まさに事務作業の業務効率化には打ってつけのツールというわけです。

▼RPAの活用例とは

・交通費精算、請求書データの入力、問い合わせ内容の転記作業
・ターゲットリスト作成、SFA入力、広告レポート作成
・顧客データ収集、在庫状況の確認、商品情報の更新
・新入社員・新規職者のアカウント登録作業
・伝票入力、支払対応の実行、反社チェック など

業務をこなすソフトウェアは通称「ロボット」と呼び、業界や業務にかかわらず、さまざまなパターンのロボットを作成できます。

また、作業時間を短縮できるのはもちろんですが、ヒューマンエラーを削減するため生産性向上にも大きく寄与します。

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RPAを導入するなら、クラウド型がおすすめ

RPAのロボットといえば、専用端末が必要であったりプログラミング知識がなければ扱えないデスクトップ型やオンプレミス型といった複雑なものをイメージされる方が多いかもしれません。

デスクトップ型やオンプレミス型のRPAの場合、せっかく導入しても現場社員に複雑なコードを打つ知識がなかったり、あるいは専門知識のある社員に属人化してしまい社内での業務自動化を展開できず、導入コストを割いたにもかかわらず導入を取りやめたケースも多いのが実情です。

【導入事例記事】>>デスクトップ型RPAからクラウドRPAに乗り換えた理由とは【株式会社カクイチ】

クラウドRPA「BizteX cobit」は無料トライアルも可能

そこでおすすめなのが、クラウドRPA「BizteX cobit」です。

BizteX cobitは、デスクトップ型やオンプレミス型のRPAが抱える既出の問題をまるっと解決した、新しいクラウド型のRPAです。


BizteX cobitは、プログラミング知識のない人でも簡単に触れるように開発されたRPA。中小企業から大企業まで、業界を問わず導入実績も豊富で、お客さま満足度も非常に高いRPAとして知られています。

さらに、BizteX cobitはクラウドで動くRPAのため、Webブラウザ上で操作が可能。それにより、デスクトップ型やオンプレミス型のように専用端末を用意する必要もありませんし、複数台のロボットを同時稼働させられるだけでなく、複数拠点からの同時アクセスも可能です。

BizteX cobitを活用したルーティンワークの業務自動化例

では業務自動化をすることで、どのような効果を得られるのでしょうか。

たとえば、弊社BizteXが提供するクラウドRPA「BizteX cobit」を利用したある企業さまでは、定型業務の作業時間を年間70%以上も削減することに成功しました。

自動化した業務自動化した成果
・業務進捗のレポート作成・作業時間の約70%削減(330時間/年 → 100時間/年)
・受付メール、ニュースレター送信
・社内、顧客企業への報告書作成
・作業時間の約77%削減(650時間/年 → 150時間/年)
・報告書作成の頻度が改善(3ヶ月 → 毎日)

従来の手作業で対応していた頃と比べると、作業スピードや効率の差は一目瞭然でしょう。

【関連記事】>>【RPA活用事例まとめ】BizteX cobitの導入効果とは【業界別】

【図説】経理業務を自動化した株式会社電通ダイレクトの一例

さらにクラウドRPA「BizteX cobit」を活用した経理業務自動化の一例として、株式会社電通ダイレクトさまのケースをご紹介します。

【RPA事例】>>作業コスト200時間削減!競合調査・レポート作成・予算進捗管理業務を自動化【株式会社電通ダイレクト】

管理業務の効率化クラウドRPA活用事例

株式会社電通ダイレクトさまでは、RPAを活用し、社員の申請状況を確認・管理するため、管理システムに自動ログインしダッシュボードより該当項目の絞り込み、さらにダウンロード作業を自動化しています。ダウンロードしたファイルは指定のフォルダに自動格納されます。

さらに、転記済ファイルを社内関係者に向けて自動でメール送信。これにより、工数の大幅削減が実現したとともに、ルーティンワークを自動化したことで、貴重な人材リソースをよりクリエイティブな業務に割りあてられるようになりました。

上記以外にもさまざまな自動化をおこなっている同社。実際の事例をご紹介しておりますので、気になる方は以下の記事をチェックしてみてください。

【まとめ】ルーティンワークの業務自動化で、ヒューマンエラーをなくし生産性の向上を叶える

ルーティンで発生する業務の多くは、単純作業でありながらも企業活動において非常に重要な業務です。
重要な業務であるからこそ、これらの業務自動化をすすめることで、ヒューマンエラーを断つことができます。

また、ルーティンワークを自動化するうえで大事なポイントとなるのは、業務フローの洗い出し作業です。
洗い出しをおこない業務や工程を可視化させることで、人間がやるべき業務とRPAなどの自動化ツールを活用する業務の切り分けをおこなえるようになります。定型業務はRPAが担い、創造性が必要な業務を人間が担う。それによって、有限な人材リソースをより生産性の高い業務にあてられるようになります。

【お問い合せ】ルーティンワークの自動化に関するご相談はこちらから

BizteXでは、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」を開発・提供しています。
中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。無料トライアルを実施しておりますので、お気軽にお申しつけください。

業務効率化や業務自動化、業務改善に関することの他、クラウドサービス(iPaaSやAI-OCR、受発注システム)のことなど、御社のお悩みをお聞かせください。

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