今こそ見直すべき! コスト削減に失敗しない方法と効果的なアイデア

会社を経営するために不可欠な人件費や通信費などの経費やコストですが、変革を求められるビジネス市場においていくら売上を伸ばしても、それ以上にコストがかかってしまえば、当然利益率が下がり、収益力の弱い組織になってしまいます。コスト削減の方法は数あれど、今回は比較的、容易に、すぐにでも導入できるコスト削減の方法をご提案いたします。

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【1】そもそもコストとは?どのコストを削減すべきか

コストと聞くだけでマイナスに聞こえてくる方もいらっしゃるかもしれませんが、そもそもは会社を運営するために必要な費用のこと。まずはコストとは何か、削減する上で重要なポイントをご紹介します。

人件費の削除が一番、難易度が高い

一般的な企業あるいは事業において発生するコストには以下のようなものが挙げられます。

  • 事務用品・消耗品
  • 水道光熱費・通信費
  • 賃料
  • 交通費
  • 採用コスト
  • 人件費

この中でも人件費は削るのが最も難しいといわれています。なぜなら人材は会社の貴重な財産で、人件費の総額を削るために安易に人員削減をすれば企業の競争力が下がりますし、給与などを抑えつければ、各担当のモチベーションが下がり、やはり企業としての勢いが落ちます。

そのため、人件費は高コストですがカットしにくいという問題点があります。

労働人口が減少する一方でIT化の生活への浸透や顧客ニーズの複雑化、パーソナライズ化が進み業務が増えていく中では、単純な人員削減などよりも業務の棚卸しをして無駄なものを削減して、少ないリソースで多くの成果を挙げるという意味での人員削減が求められるといえます。

アイディア創出、コアコンピタンスにコストをかけるべき

コスト削減を実施する上で踏まえておきたいのが

  • 労働人口が減少している → 有能な人材を確保することが難しい
  • 顧客ニーズの多様化などによりコア・コンピタンスが求めれている
  • IT技術が劇的に進化している

の3点です。

つまり、各企業は限られた人的リソースのなかで、いかに他社と差異化を図るべきか、どのように付加価値をつけていくかが今後はよりシビアに求められくるのです。そのためには、貴重な人的なリソースはコア・コンピタンスに注力。一方で単純化している作業などはITなどの活用により追加人材を抑えるのも手と言えるでしょう。

当然のことですが新たな人材を確保することは、給与を支払うだけでなく、求人などの費用も発生します。最もコストカットが難しい人件費ですが、追加費用を抑えることでコストを削減するという考え方もあるわけです。

【2】コスト削減をするために押さえるべきポイント

どの部分のコストを削減するか、については各企業によって異なりますが、どのようにコストカットを進めていくかについては共通するいくつかの重要なポイントがあります。

コストカットの目的を明確にし、それを周知する

コスト削減を断行する際に重要なのは、何が無駄で何が必要なコストであるかを見極めることです。そのためには、何のためにコストを削減するのかという目的を明確にする必要があります。コスト削減そのものを目的にするのではなく、最終的には全体の利益を増やすという目的に向けた、具体的な到達目標を立てましょう。

また、そのコスト削減の目的とそれを実行したことによる効果などはなるべく多くの社員に共有すべきでしょう。なぜならコスト削減を行うには社員全員の削減意識と取り組みが必要だからです。

経営者は利益をあげるためにコスト削減を積極的に行おうとしますが、社員は自分の給与に直接関係しないため、コスト削減に対する意識が低い場合がほとんどです。そのため、コスト削減が結果的に社員の利益につながることを社員全員に理解してもらい、コスト削減に対する意識の差を無くすことで「社員全員でコスト削減に取り組める体制」を整えましょう。

コスト削減の後、働きやすい環境をつくる

コスト削減といっても全てを削減してしまうのではなく、無駄なものだけを削り、必要なものにはきちんとコストをかける必要があります。

例えば、コスト削減のためにエアコンや電気を消した劣悪な環境で仕事をしては作業効率が下がり、かえって作業コストが上がってしまいます。働きやすい環境を整えることは、業務効率化を促し、結果としてコスト削減につながります。どこにコストをかけるべきかをよく考えながらコスト削減を行いましょう。

【3】ITツールを活用した社内でできるコスト削減のアイデア

ここでは生産性を落とさずにコストを削減できるITツールを活用したコスト削減のアイデアをご提案いたします。

領収書や請求書などの電子化。経費精算システムの導入

煩雑なルーティン業務の代表格にあげられる経費精算や請求書作成。まずはこの部分を従来は紙で管理していた領収書や請求書などを電子化するのもおすすめです。過去の書類を保管するスペースや倉庫を借りるコストが削減できるうえ探す時間などが短縮できるため、コスト削減と業務効率化の相乗効果が期待できます。

また、各書類の電子化に伴い経費精算システムを入れることもおすすです。これまでExcelなどを活用して管理していたものが短いで一括管理できるようになります。さらに、システムを導入したことで各製造工程のどの部分で多くの経費が発生しているのかが「見える化」できるようになり、さらなる残業代の削減や人件費の削減でき可能性もあります。

▼書類の電子化について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください

RPAの導入で労働時間、残業時間にかかるコストを削減

システム入力などの事務作業の多くは繁閑の差が激しく、繁忙期には残業や休日出勤などで対応する部署や担当者がほとんどなのではないでしょうか。

RPA(Robotic Process Automation)とは、人間がコンピューター上で行っている定型作業を、ロボットで自動化することをいい、別名「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」と呼ばれています。特に毎日行っている定型業務などで力を発揮し、自動化したい業務の動作をRPAにレコーディングしておけば、人に代わってその作業を実施してくれます。

このRPAに社内で発生する定形のルーチンワークを担当させることによって残業代や休日手当などを抑え、さらに余計にかかっていた光熱費などを抑えることも期待できます。

▼BizteXでもRPAとOCRを活用し業務効率化を進めています。

【4】まとめ

一節に、デジタル化が進んだことで旧来のような”わかりやすい無駄”はない、あるいはすぐに解決できつつあるという話があります。無駄なコストを削減したいという意識はもっていても「何からすれば良いのか」「どこを削減すれば良いのか」と頭を抱える担当の方が多いのはこういった背景があるのかもしれません。つまり、よく言われているコスト削減の部分はすでに実施ているということです。

これに対して、新たなコスト削減ができる余地があるとすればIT技術の発展なのではないでしょうか。これまで「人でないと対応できなかった」部分が技術の進展によって人を割く必要がなくなった。企業にとってもっともコストが掛かり、一番削減が難しい部分にIT技術が通用するようなれば、さらなる無駄な部分が発生してくるのかもしれません。

BizteXではコスト削減に効果を発揮するRPAの体験セミナーなどを開催しています。導入前にまずはRPAとはどんなものなのか知りたい方などお気軽にお問い合わせください。

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