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業務改善|企業のコスト削減に失敗しない方法と効果的なアイデア

会社を経営するために不可欠な人件費や通信費などの経費やコストですが、変革を求められるビジネス市場においていくら売上を伸ばしても、それ以上にコストがかかってしまえば、当然利益率が下がり、収益力の弱い組織になってしまいます。コスト削減の方法は数あれど、今回は比較的、容易に、すぐにでも導入できるコスト削減の方法をご提案いたします。

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【企業課題】そもそもコストとは?どのコストを削減すべきか

コストと聞くだけでマイナスに聞こえてくる方もいらっしゃるかもしれませんが、コストはそもそもは会社を運営するために必要な費用です。

まずはコストとは何か、削減する上で重要なポイントをご紹介します。

難易度が高く失敗しやすいのは、人件費(人件コスト)の削減

一般的な企業あるいは事業において、発生するコストには下記のようなものが挙げられます。

事務用品・消耗品

水道光熱費・通信費

賃料

交通費

採用費

人件費

この中で、もっとも削減が難しいとされているのが人件費です。なぜなら人材は会社の貴重な財産で、人件費の総額を削るために安易に人員削減をすれば企業の競争力が下がりますし、給与などを抑えつければ、各担当のモチベーションが下がり、やはり企業としての勢いが落ちます。

そのため、人件費は高コストですがカットしにくいという問題点があります。

労働人口が減少する一方でIT化の生活への浸透や顧客ニーズの複雑化、パーソナライズ化が進み業務が増えていく中では、単純な人員削減などよりも業務の棚卸しをして無駄なものを削減して、少ないリソースで多くの成果を挙げるという意味での人員削減が求められるといえます。

【解決策】アイデア創出、コアコンピタンスにコストをかけるべき

コスト削減を実施する上で踏まえておきたいのが

①労働人口が減少しているために、有能な人材を確保することが難しい

②顧客ニーズの多様化などによりコア・コンピタンスが求めれている

③IT技術が劇的に進化している

の3点です。

つまり、各企業は限られた人的リソースのなかで、いかに他社と差異化を図るべきか、どのように付加価値をつけていくかが今後はよりシビアに求められくるのです。

そのためには、貴重な人的なリソースはコア・コンピタンスに注力。一方で単純化している作業などはITなどの活用により追加人材を抑えるのも手と言えるでしょう。

当然のことですが新たな人材を確保することは、給与を支払うだけでなく、求人などの費用も発生します。最もコストカットが難しい人件費ですが、追加費用を抑えることでコストを削減するという考え方もあるわけです。

企業がコスト削減をするために押さえるべきポイント

どの部分のコストを削減するか、については各企業によって異なりますが、どのようにコストカットを進めていくかについては共通する重要なポイントが2つあります。

それが次の2つです。

・コストカットの目的を明確にし、それを周知する
・コスト削減の後、働きやすい環境をつくる

詳しくは下記で紹介します。

コスト削減のポイント①コストカットの目的を明確にし、それを周知する

コスト削減を断行するさいに重要なのは、何が無駄で何が必要なコストであるかを見極めることです。そのためには、何のためにコストを削減するのかという目的を明確にする必要があります。コスト削減そのものを目的にするのではなく、最終的には全体の利益を増やすという目的に向けた、具体的な到達目標を立てましょう。

また、そのコスト削減の目的とそれを実行したことによる効果などはなるべく多くの社員に共有すべきでしょう。なぜならコスト削減を行うには社員全員の削減意識と取り組みが必要だからです。

経営者は利益をあげるためにコスト削減を積極的に行おうとしますが、社員は自分の給与に直接関係しないため、コスト削減に対する意識が低い場合がほとんどです。そのため、コスト削減が結果的に社員の利益につながることを社員全員に理解してもらい、コスト削減に対する意識の差を無くすことで「社員全員でコスト削減に取り組める体制」を整えましょう。

コスト削減のポイント②コスト削減の後、働きやすい環境をつくる

コスト削減といっても全てを削減するのではなく、無駄なものだけを削り、必要なものにはきちんとコストをかける必要があります。

たとえば、コスト削減のためにエアコンや電気を消した劣悪な環境で仕事をしては作業効率が下がり、かえって作業コストが上がってしまいます。

働きやすい環境を整えることは、業務効率化を促し結果としてコスト削減につながります。どこにコストをかけるべきかをよく考えながらコスト削減をすすめましょう。

【コスト削減を実現するアイデア】ITツールを活用する

ITツールを導入することで大きくコストを削減することも可能です。ツールを導入することで費用がかかると考え、ツール導入に二の足を踏む企業担当者も多いですが、それはやや時代遅れの考えかもしれません。

なぜなら、正社員一人を雇用する場合にかかる採用コストと人件コストと比較して、ツール導入費用は安価だと言えるからです。

以下で、ITツールを活用したコスト削減のアイデアをご提案します。

経費精算システムを導入して、領収書や請求書を電子化する

煩雑なルーティン業務の代表格にあげられる経費精算や請求書作成。まずはこの部分を従来は紙で管理していた領収書や請求書などを電子化するのもおすすめです。過去の書類を保管するスペースや倉庫を借りるコストが削減できるうえ探す時間などが短縮できるため、コスト削減と業務効率化の相乗効果が期待できます。

また、各書類の電子化に伴い経費精算システムを入れることもおすすです。これまでExcelなどを活用して管理していたものが短いで一括管理できるようになります。さらに、システムを導入したことで各製造工程のどの部分で多くの経費が発生しているのかが「見える化」できるようになり、さらなる残業代の削減や人件費の削減でき可能性もあります。

そこで検討してほしいのが、AI-OCR『DX Suite』です

【コスト削減を実現するITツール】紙書類を電子化するAI-OCR『DX Suite』

AI-OCRは、請求書をはじめとした「手書きの書類」や「帳票」をAI(人工知能)が読み取り、データ化するシステムです。

AIOCR

AI(人工知能)ならではのディープラーニングによって精度向上が図られ、 これまで困難とされていたさまざまな文字情報の認識を実現しています。認識精度が向上したことにより、癖文字や達筆といった従来のOCRでは読取が難しかった文字であっても認識してくれますし、かすれ文字に関しても問題なく読み取れます。

AIOCRでデータ化

さらに、請求書等の特定フォーマットは、AIが読取位置を自動で判別。あらかじめ登録されている書類の種類(画像右)を選択するだけで、簡単にあらゆる書類をデータ化します。

関連記事>> 【初心者向け】AI-OCRとは?基本をわかりやすく解説!

【コスト削減を実現するITツール】 RPA『BizteX cobit』でルーティン業務を自動化

システム入力などの事務作業の多くは繁閑の差が激しく、繁忙期には残業や休日出勤などで対応する部署や担当者がほとんどではないでしょうか。

RPAで業務自動化


RPA(Robotic Process Automation)とは、人間がコンピューター上で行っている定型作業を、ロボットで自動化することをいい、別名「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」と呼ばれています。特に毎日行っている定型業務などで力を発揮し、自動化したい業務の動作をRPAにレコーディングしておけば、人に代わってその作業を実施してくれます。

このRPAに社内で発生する定形のルーチンワークを担当させることによって残業代や休日手当などを抑え、さらに余計にかかっていた光熱費などを抑えることも期待できます。

RPA導入後の業務自動化例
▲管理システムに自動ログインしダッシュボードより該当項目の絞り込みとダウンロードを実施。転記済ファイルを社内関係者に向けメール送信。

▼RPAの活用例
・交通費精算や請求書データの入力、問い合わせ内容の転記
・ターゲットリスト作成やSFA入力、広告レポート作成
・顧客データ収集や在庫状況の確認、商品情報の更新
・新入社員・新規職者のアカウント登録、作成
・伝票入力や支払対応の実行、反社チェックなど

業務をこなすソフトウェアは通称「ロボット」といわれ、業界や業務に関わらず、さまざまなパターンのロボットを作成可能です。これによって作業時間を短縮したり、ヒューマンエラーを削減したりなどの生産性向上が期待できます。無料デモを体験したい方は、お気軽にBizteXにご連絡ください。

【コスト削減を実現するITツール】 ツール同士をiPaaS『BizteX Connect』で繋ぎ、データ連携

SaaSとSaaSを連携する「iPaaS」

iPaaS(アイパース)とは、Integration Platform as a Service(インテグレーション プラットフォーム アズ ア サービス)の略称です。サービスとサービスを繋ぐことで、統合したフローを構築し、実行・管理します。

クラウドサービス(SaaS)ごとに管理されているデータを統合し、システム間の連携を円滑にするため、「橋渡し役」としての機能を持つとイメージしやすいかもしれません。

これはたとえば、タスク・進捗管理業務において、Googleスプレッドシート上で情報が更新された場合に、Chatworkやslack、Gmailに通知(あるいは登録情報)を送るといった具合です。

これにより、業務自動化や効率化を加速させることで、個人はもちろん組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

また、クラウドサービスとクラウドサービス同士をつなげることはもちろんのこと、オンプレミス型やデスクトップ型にも対応可能です。

【関連記事】>>【業務自動化の方法】APIを使ったGmail・データ連携【BizteX Connect】
【関連記事】>>APIを使ったGoogleスプレッドシートの連携方法【BizteX Connect】

まとめ

一節に、デジタル化が進んだことで旧来のような「わかりやすい無駄」はない、あるいはすぐに解決できつつあるという話があります。

無駄なコストを削減したいという意識はもっていても「何からすれば良いのか」「どこを削減すれば良いのか」と頭を抱える担当の方が多いのはこういった背景があるのかもしれません。つまり、よく言われているコスト削減の部分はすでに実施ているということです。

これに対して、新たなコスト削減ができる余地があるとすればIT技術の発展なのではないでしょうか。これまで「人でないと対応できなかった」部分が技術の進展によって人を割く必要がなくなった。企業にとってもっともコストが掛かり、一番削減が難しい部分にIT技術が通用するようなれば、さらなる無駄な部分が発生してくるのかもしれません。

BizteXではコスト削減に効果を発揮するRPAの体験セミナーなどを開催しています。導入前にまずはRPAとはどんなものなのか知りたい方などお気軽にお問い合わせください。

【問い合わせ】RPA・業務効率化のお悩みは、お気軽にご相談ください【相談無料】

BizteXでは、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、サービスとサービスを繋ぐiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供しています。 中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

RPAや業務効率化、業務の自動化、業務改善に関することなど、御社のお悩みをお聞かせください。

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