労働人口の減少により生産性の向上は急務。今すぐできる生産性向上のための4つの対策

働き方改革が声高に叫ばれる中、その中心となる目標に労働生産性の向上が挙げられています。それでは具体的にどのように生産性を向上させていけばよいのでしょうか。ここでは生産性向上と業務効率化の違いから生産性向上まで解説したいと思います。

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【1】日本において生産性向上が必要な理由

2025年問題然り、国内の労働人口の減少が深刻化しています。その一例として、2018年に11月に帝国データバンクが実施した調査によると、正社員が不足していると回答した企業は全体で52.5%。放送、情報サービス、運輸・倉庫の3業種については7割を超えています。

こうした深刻な人手不足への有効な具体策として注目が浴びているのがはロボットやRPAの活用で、国からも積極的な導入が推奨されています。これまで人が手作業で行っていた仕事をデジタルツールに代替し、自動化させることでひとり当たりの生産性を向上させることはもちろん、少ない人的リソースをコア・コンピタンスに集中させることで国内はもとより、国際競争力を高めていくことも重要になってきます。

さらに、生産性の向上を実施することで少なくなる労働人口のなかで、今後も貴重なスタッフを確保していくための労働環境を改善にも繋がります。例えば、これまである成果物を1日かけて生み出していたものが半日で済むようになれば、残業時間を大幅に減らすことができます。長時間労働によって心身を害することのない労働環境が整えば、スタッフの流出を抑えることも期待できます。

生産性の向上と業務効率化の違い

生産性向上と混同しがちな言葉に「業務効率化」という言葉があります。生産性とは、「インプットに対してどれだけのアウトプットができたのか」という指標です。そのため、より少ないインプット(資源)で、より多くのアウトプット(成果)を出すと「生産性が高い」ということになります。

一方で業務効率化とは、時間的・費用的なコストを下げ、リソース投入量を下げることを言います。つまりインプットを減らすための施策であることが分かります。

生産性とは投入したリソースに対してどれだけの成果を出せたのかという指標であり、業務効率化とは生産性を高めるための施策であるという違いがあります。

▼業務効率化についてはこちらの記事をチェックしてみてください

【2】生産性向上のために行いたい4つの対策

業務内容を明確にする「見える化」

必要と分かっていても日々の業務をこなす上で作業が後回しとなっている業務マニュアルの作成。マニュアルは存在しつつも情報が古かったり、細かい手順が抜け落ちたりしているといったことはないでしょうか。

多くの記事などにも見られる「見える化」の第一歩がマニュアルの作成です。マニュアルは必要ないと思われる一見簡単に見える作業ほど、実は属人性が強く自己流になりやすく品質にバラつきが出るケースもあります。誰も実行できる正確なマニュアルを用意し、最新の状態を保つこと。これが「見える化」の第一歩となります。さらにマニュアルを整備することで業務内容が明確になり、無駄な作業の撤廃や見直しにもつながります。まずは現在の業務内容を「見える化」しましょう。

無駄な業務の洗い出し

これまで当たり前に行ってきた業務のひとつひとつに対して、振り返ってみましょう。今、実施している業務は何のためにやっているのか。明確な説明ができないもの、代替案が思い浮かぶものは無駄化している業務かもしれません。

無駄な業務かどうかの判断基準として、仮に業務上でミスをしてしまった際に、報告書などで再発防止が求められるものであれば必要な業務かもしれません。一方で懲罰的な意味合いだけで行われているのであれば必要とはいえない業務なのかもしれません。このような生産性向上を妨げる業務は一刻も早く廃止すべきです。

力を入れているコア業務への投資

業務は成果を直接生み出すコア業務と、コア業務をサポートするノンコア業務に分けられます。例えば、定形文章によるメール送信、報告書作成のためのデータ抽出などは生産性には直接つながらないルーチンワークであり、これ自体が成果を生み出すものではありません。

生産性向上の目的は少ない投資で成果を最大限にすること。そのため、生産性の向上のための投資はノンコア業務よりも、コア業務に集中させるべきでしょう。今すぐ対策できる方法としてメール送信であればテンプレートを充実させる。データ抽出であれば自動化させるなどして、浮いたリソースをコア業務に割くようにすることが重要です。

IT技術の積極的な利用

ボトルネックとなっている業務や定形業務にIT技術を取り入れることで生産性を向上させることができます。具体的にはRPAなどの導入です。RPAはパソコンで行う定型化できる作業をプログラム上のロボットに覚えさせ自動化する技術で、Excelのマクロ(VBA)などと異なり異なるアプリケーション内でも作業ができます。

一度覚えさせれば、人の手で数時間かかっていた作業も一瞬で終わります。また人と違って疲れることもありません。ここで余った時間や人的リソースをコア業務に集中することで生産性を高めることができるでしょう。

先に挙げたマニュアルについても紙ベースではなくクラウド上で共有すれば誰もすぐに探しやすくなるという点においても効率的です。

▼導入前に知っておきたいRPAの基本と仕組みに関してはこちらをご覧ください。

【3】生産性向上を後押しする補助金・助成金制度

IT化や生産性向上のためのツールの必要性を感じつつも、コストなど観点からなかなか導入に踏み切れない企業などにおいては補助金や助成金を活用するという手もあります。

中小企業・小規模事業者向けのものとして革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行うための設備投資等を支援するものが国や各自治体で用意されています。

いわゆる”ものづくり助成金”と呼ばれるものもこれに当たります。今、どのような補助金、助成金制度が実施されているか。国や地方自治体のWebサイトなどを確認してみるのも良いでしょう。

生産性向上のためのツールを販売するベンダーによってはこの部分に精通している担当者がいるケースもあるため、これだと思うツールを見つけた後に相談してみるもの良いかも知れません。

【4】まとめ

人手不足やグローバル化が進む今日では、働く人一人一人の生産性向上が求められています。どのような状態が「生産性が高い」と言えるのかをきちんと定義し、自社の現状を分析してから、生産性を高める施策を実行することが大切です。

まずはその第一歩として、今回ご紹介したITツールやアウトソーシングサービスなどを活用するのも手です。BizteXでは生産性の向上に寄与するツールのひとつであるRPAの体験セミナーなどを開催していますので、ご興味あればお気軽にお問い合わせください。

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