企業競争力を高める営業支援ツールの導入のポイントをご紹介

営業支援と言われて頭に思い浮かぶのは営業アシスタントや営業支援ツール、営業支援システムでしょうか。営業時に必要かつ膨大な時間を要する見積書などの営業事務などの業務を分担することで業務負担・負荷を分散することは、企業の競争力を高めために必要不可欠。どんな選択をすべきか、営業支援を効率化する方法をご提案いたします。

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【1】営業活動の効率化のためには業務の棚卸しが必要である

営業活動を効率化すること、営業支援をどこに施すかを見極めるにはまず、営業プロセスを分解することから始めましょう。この際、重要なのが営業担当のアクションを中心に考えるのではなく、視点を変えて、見込み客のアクションを軸に考えることが重要になります。例えば「見積書の提出」ではなく「稟議中」といったように視点を変えることで、顧客のインサイトや意識を理解できるようになり、業務として重要なポイントを把握することが可能になります。

コア事業は何か

営業担当者の業務を効率化し、生産性の向上を目指す。結果として、営業担当者が収益につながる仕事に集中できる環境を創出するのが、営業支援の目指すべき姿といえます。そこで顧客が自社の製品などを購買に至るまでのプロセスと営業活動を分解し、可視化した上で、どのプロセスを効率化できるかを明確にしていくこと、さらに営業担当者が売上アップにつながるコア業務に集中できる環境を作り上げていきます。

それでは営業活動におけるコア業務とはどういったものを指すのでしょうか。各企業によって多少の違いはあると思いますが主なものとして以下のようなものが挙げられます。

営業活動におけるコア業務(例)

  • 見込み客への課題のヒアリングする
  • クロージング作業
  • 既存顧客へのアップセルやクロスセルをする

このように顧客や見込み客と重要工程でしっかりと接触し、売上を向上させていくのがコア事業。それ以外の部分が営業支援の対象と切り分けできます。

課題を見つける

営業現場での課題にはどのようのものがあるでしょうか。例えば、顧客登録が進んでおらず顧客リストがデータとしてまとまっていない。目の前の対応に追われて新規の顧客開拓ができない、などでしょうか。これらのうち、属人性を問われないもの、比較的、単純な作業がボトルネックとなっている場合、営業アシスタントや営業支援ツールの導入で解決が望める可能性があります。

課題をみつけ、さらにそれが比較的、簡単に解決が望めるものかどうか見極めることが営業活動を効率化するために必要となってきます。

【2】営業支援ツールを選ぶためのポイント

営業支援のために営業アシスタントなどを採用する方法も手ですが、労働人口が減少していく中で有能な人材を確保することは簡単ではありません。そういった課題を抱えている企業にとって決まった能力を間違いなく発揮してくれる営業支援ツールの導入は効果的です。そこで営業支援ツールを失敗せずに導入するためのポイントをご紹介します。

必要な機能が備わっているか

営業支援ツールを導入するにあたって「価格の割に多くの機能が実装されている」ことをコストメリットがあると勘違いしがちですが、実際に利用してみると、不要なまでの多機能さは、かえって使いにくくなり、業務の妨げとなります。さらに操作に手こずってしまったり、業務フローが変わってしまうという悪循環を生み兼ねません。

導入前には必ず、自社で抱えている営業の問題点を洗い出し、それを解決する機能をピックアップしましょう。本当に必要な機能を備えた営業支援ツールを選ぶことが重要です。

使いやすい仕様であるか

実際に使用する営業担当者がきちんと使えるかどうかも大切なポイントです。例えば、入力項目が多すぎると担当者はデータ入力が後回しになり、入力されるべきデータを活用できず、営業支援ツールを導入した意味がなくなってしまいます。

また外出することが多い営業担当者が使えるよう、スマートフォンやタブレット端末にも対応しているツールを選ぶ方がいいでしょう。外出先からも情報を確認・管理できることで営業活動をよりスムーズにすることを可能とします。もちろん、その際、自社のITツールに対応しているかなども確認しておくことをおすすめします。

運用のサポートはついているか

営業支援ツールを導入しても、定着せず活用できていない企業も多いです。その理由の多くが、機能の追加や削除、万が一のトラブル発生時などに十分なサポートが受けられず、そのままほったらかしになるためです。

理想を言えば、24時間365日対応してくれるサポート体制、導入時のレクチャーやトラブル発生時に対応などツールそのもの以上にサポート体制を事前にリサーチしておくことも重要です。

【3】営業活動を強力に支援してくれるツール

商談後を支援する顧客管理システム「CRM」

営業支援に有効なシステムとして代表的なのがCRMです。企業名や住所、担当者のメールアドレスといった顧客管理に必要な情報をデータベース化できる機能はもちろん、それらの情報をセグメントや顧客の状況に応じて配信できるメールシステムなど、営業活動を効率化するためのさまざまな機能が用意されています。

あわせて、顧客分析のためのツールを有しているCRMも多くあります。これにより見込み客や顧客の購入意欲を予測し、適切な施策を実施するために活用できます。

商談前を支援するマーケティング自動化ツール「MA」

MAは「Marketing Automation」の略で「マーケティング自動化ツール」を言います。新規顧客や商談を獲得した上で、自社のサービスや商品に興味がある状態に育成し、確度の高い状態で営業担当者に「有効商談」を渡すサポートをするツールです。主な役割は下記の遠です。

1 見込み客の獲得(リードジェネレーション)
例えばWebサイトにアクセスしたユーザーの企業名や個人名、メールアドレス取得およびアクセス頻度やページ遷移履歴などを活用することで、見込客の情報としてストックすることです。

2 見込み客の育成(リードナーチャリング)
リードジェネレーションで集めた見込客の中には、現時点の検討度がそこまで高くない人も多く含まれます。リードナーチャリングは、そういったリードに対し、定期的に情報を発信して見込度を上げていくプロセスです。例えばメールマガジンなどがこれに含まれます。

3 見込み客の選別=リードクオリフィケーション
見込客の中でも優先度の高い顧客と低い顧客を選別。見込客にアタック(営業)をかけるのか、ナーチャリングを続けるのか判断することをリードクオリフィケーションといいます。

▼iPaaSを活用してMAをより活用していきたいという方はこちらのコンテンツもぜひご覧ください。


営業活動における単純作業を自動化で対応する「RPA」

RPAとは予めプログラムされた手順に従ってパソコン上の操作を自動化するもの。AIと混同されがちですが、RPAはAIのように自律的な判断は行わず、あくまでプログラムされた通りにパソコン操作を実行するもの。その分、AIよりも導入がしやすいというメリットがあります。

RPAの活用法としては、顧客リストから顧客情報を抜き出し、定型文のメールを送付するなどの定型業務。こういった事務作業をRPAに任せておくことで、顧客との時間を十分に確保できることになります。

▼RPAとAIの違いなど基礎知識を知りたいという方はこちらをご覧ください。

【4】まとめ

営業支援の成功のもうひとつのポイントは、現場から歓迎される内容であるどうか。そのためには導入する担当者が営業プロセスを可視化し、課題を明確にする2つのステップが必要になります。

課題を見つけたら、「無くす」「減らす」「変える」の順で対応を検討すると、より営業担当者の業務の効率化につながる営業支援が可能になるでしょう。顧客管理システムや営業支援システムの導入も選択肢に入れながら、生産性や売上の向上につながる営業支援を目指しましょう。

BizteXでは今回ご紹介した営業支援のうち、RPAの体験セミナーなどを開催していますので、ご興味あればお気軽にお問い合わせください。

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