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【中小企業】即効で使える業務効率化アイデアと成功ポイント

差し迫る労働人口の減少に、リモートワークの浸透なども相まって、特に中小企業においては社内に在籍する人的リソースをどれだけ有効に活用できるかがシビアに求められてきます。端的に言えば、少ない人間でいかに生産性を維持、向上していくか。そこで課題となってくるのが業務の効率化となります。ここでは中小企業が「最初の一歩」として取り組みやすい業務効率化の方法をご提案いたします。

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【1】業務効率化を成功させるポイント

業務効率の重要性を理解していてもまず、何をすべきかがイメージできない方も多いでしょう。例えば、業務効率化でWeb検索したさい、さまざまな方法が提示されていますが、最初にやることは一緒です。それが自社の状況を正確に把握することです。

①現状、すべての業務を可視化する

業務効率化にあたってまずは「ボトルネックはどこで生じているか」「真に効率化を図る部分はどこか」を把握しましょう。

これを適切に判断するには、社内業務の全体像を正しく認識することが必要です。その上で「何をどのように」合理化すれば成果が上げられるかを考察します。

具体的には、各業務に関する以下に挙げるような内容を、できるだけ詳しくヒアリングし、状況をまとめましょう。

  • 担当者の名前と部署、作業内容
  • 作業の工程や使用ツール、必要なスキル
  • 作業にかかる時間や作業が発生する頻度など
  • 担当者(ヒアリング相手)が「問題」「非効率」を感じているところ

この部分をどれだけ地道により多くの人間からヒアリングできるかが重要です。というのも、現場の問題を正直に話す従業員は、ほとんどいないからです。それは現状からの変化を嫌ったり、目上の相手に悪い部分を見せたくないからです。

いろいろな対策方法がありますが、確実なのは同じ部署、同じ作業をする複数人から情報を聴取すること。そこで集めてきた情報から、上記のように「正直な回答は期待できない」という点を踏まえつつ、各意見の矛盾点やポジショントークの有無を見出し、真の課題点をあぶり出しましょう。

②業務効率化を実施する範囲と順番を決定する

業務の全体像を可視化し、ヒアリングなどにより課題点が抽出できたら、次に実施するのは効率化を図る業務を選択することです。各企業によって課題や優先度、改善対象となる範囲は異なるもの。全体改善のための大型システムを導入してもなかなかうまく行かないのは、システムそのものが至らないのではなく、自社の改善を図りたい範囲と優先付をしていないために「帯に短し、たすきに流し」の状態に陥っているのです。

各企業によって何を採用するかは異なると思いますが、業務効率化の優先順位を決めるための項目としては下記のようなものが考えられます。

  • 単純な業務 → アルバイトやIT、AI、ロボットで代用できる?
  • 定型化が図りやすい業務 → システム化する。RPAなどを利用する
  • 発生頻度が多い業務 → 喫緊の課題、解決の優先順位の高い課題

こういった項目に照らし合わせて課題点を抽出した後は、それが「社内で対応できるか」「アウトソーシングすべきものか」といった仕分けも重要です。あくまで業務効率化が目的ですから、「無理すれば、頑張れば」ではなく、実態に即した、現状で社内、社外どちらが現実的かを判断する必要があります。

③効率化を図るための手段、ツールを選定する

効率化を図る業務が決定したら、次に具体的に解決する方法を考察します。手段やツールの選定です。選定方法のひとつとして業務改善のフレームワーク「ECRS(イクルス)」を活用する方法があります。これは「改善の4原則」を意味し、業務をどのように改善すればよいかを考察するもの。この考察をもとにどんな手段を講じるべきか、どんなツールが必要なのかのヒントにしてみましょう。

Eliminate(排除)

「目的はどこにあるのか」を再確認しつつ、不要と考えられる作業工程や業務を「排除(Eliminate)」すること。「排除」は業務効率化を検討する際、はじめにチェックすべき事項です。追加のコストが発生しないため、利益率の向上を図りやすい視点と言えます。

Combine(結合)

関係性が強かったり似ていたりする2つ以上の業務を、「結合(Combine)」、まとめて行うことで効率化を図る視点です。これによって、必須となるツールや備品、個々人に必要となるスキルの数を節約できるというメリットもあります。

Rearrange(交換)

作業の工程を見直し、順番を「交換(Rearrange)」することで効率化を図る視点です。工程を変えるだけでも、劇的に工数を削減できるケースもあります。

Simplify(簡略化・単純化)

作業工程の一部を省いて「単純化」したり、より少ない工数で対応できるよう「簡略化」したりできないかを考察する視点です。これにより、従業員の精神的・肉体的負荷の軽減も期待できます。

導入して終わり、ではなく検証して改善策を立案、行動する(PDCA)

熟考の末に、仮に業務改善のためのツールを導入したとします。計画上は問題なかったものが実際に導入してみて思うほどの効果を発揮できていないケースもあるでしょう。ここで重要な工程が「検証」です。

成果がでないからツールとして物足りない、と単純に断じるのではなく、何がいけないのか、どういう状況なのかを正しく理解して、改善策を立案することが重要です。

そして、ここで採用されるのが「PDCAサイクル」です。PDCAは、P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)の略です。ごくまれに「PDCAは時代遅れ 効果がない」という方、記事などを目にすることがありますが、そんなことはありません。

PDCAは、そもそもツールではなく概念です。そのため、これを実施することで失敗したということは考えづらく、それよりもPDCAの質がしっかり担保できているのか、スピードをもって実施できているかを問うべきでしょう。

PDCAとは

Plan(Plan:計画する)
目標を設定し、業務計画を作成する段階のことです。まず、解決したい問題や利用したい機会を見つけて理解を深めます。そして、目標における情報を収集し、解決策を考え、計画を立てていきます。

Do(Do:実行する)
Pで立てた計画を実際にやってみる段階。問題を解決するための方法を見つけたら、少しずつ試してみてください。試す際にはその方法が有効だったか無効だったかも記録しておきましょう。ポイントは最初から計画を完全に実行しようとはせず、少しずつ実践することを心がけましょう。

Check(Check:評価する)
計画に沿って実行出来ていたのかを評価する段階のことです。この段階で試してみた解決策の結果を、最初の段階のPlan(計画)の時の予想と比較して分析し、解決策が有効かどうかを評価します。

Action(Action:改善する)
実施結果を検討し、業務の改善を行う段階。計画し、テストをした結果を評価し、最後のAで実行します。

重要なのはPdcaやpDcAになっていないか。

頭でっかちになるのも問題ですが、なかなか行動を起こせないこと、起こさないことも問題です。

まずは気軽にやってみようという気持ちで行動を起こしてみましょう。

【2】業務効率化のアイデアを実行する上での注意点

業務効率の有用性や実施する方法を理解していただいたところで、次には実行に際して注意して頂きたい部分をご説明します。

①属人性を廃するため各業務はマニュアル化すること

業務の効率化を図る上で避けたいのが、「属人性を排すること」。言い換えれば「誰が担当しても概ね同じ効果を期待できる」のが理想です。担当者の退職や不在で、改善した業務がもとにもどってしまわないように、人が担当するにせよ、ツールを利用するにせよ、マニュアルは必ず残しましょう。

また、別の視点でマニュアルで実践してほしいのが電子化です。マニュアルの電子化により印刷やコピーなどの手間が省略できますし、文書決済も社内クラウド上で完結できれば、テレワーク環境でも効率化が期待できます。

②組織全体で方向性やビジョンを統一化する

業務効率化を実践する際には、担当者レベルではなく、組織全体で「あるべき姿」を共有することが重要です。

組織としてのビジョンや方針が示されないと、いざという時に「何をすれば良いか、どうこうどうすればよいか」がわからなくなってしまいます。

さらに最悪のケースでは、業務効率化に向けたアイデアを巡って部署間で対立が起こることもあるでしょう。

ここで重要なのが共通、統一化させたビジョンを持っていることです。いずれせよ組織全体で共通人気を持ち、各々が積極的に取り組む体制を作ることが成功させるためのポイントです。

【3】使える業務効率化のアイデア3選

業務効率化のアイデア①業務をまとめる/業務を分ける

複数の担当者やユニットで行っていたタスクをひとつにまとめることによって、業務が効率化されるケースもあります。これまで細切れで進んでいたものが、担当者が大局的な視点で横断的な判断をすることで情報共有の遅れや行動を切るまでのタイミングが良くなるということです。

一方で逆もあります。特定のユニットや担当者が単独で行っていた業務においてはそれを分業化することによって効率化を図れるシーンも多いです。ここには、分業化により各従業員が自身の役割に徹することができるためです。また、新たに参加する人間も役割をこなすためのトレーニングが絞られているので、より早く、即戦力に育てやすいメリットがあります。

業務効率化のアイデア②アウトソーシングする

外注と聞くと「予算がない」と、アウトソーシングを選択肢に数えない方、企業もありますが、専任そして業務に特化した外注企業による時間短縮などによりトータルで考えると、コストを抑えられるという視点を持つのも重要です。

そもそも、これから労働人口が減少していくことが業務効率化を図る目的のひとつであれば、アウトソーシングは積極的に取り入れていくべきトピックスと言えます。ただし、どの料理機を、だれ(外注先)にお願いするかは慎重な見極めが重要でしょう。

業務効率化のアイデア③業務を自動化する

必ずしも人間が行わなくてよい類の業務に関しては、自動化することで業務の効率化が図れる場合があります。例えば、Excelのマクロやプログラムを使い、日常的な業務の一部を自動化できる場合も多くあります。また、ヘルプデスク・カスタマーサポートの問合せ対応においては、定型的な回答が可能なものに関して、チャットボットを利用して対応する方法も有効です。

また、最近のトレンドしては各種事務作業をロボットに代行させることにより、業務効率化を図るRPAを採用す企業も増えています。

RPAの特徴は人間が行う業務の処理手順を操作画面上から登録しておくだけで、ブラウザやクラウドなどさまざまなアプリケーションを横断し業務自動化を実現してくれる点。現在様々な分野で活用され始めており、多方面で、単純作業などを中心にホワイトカラーの業務自動化を拡大し、より広範な業務に対応できる技術として活用されています。

【4】まとめ

業務効率化を図る目的のひとつは、人から仕事を奪うのではなく、限られた人的リソースを自社の中核として、他社と差別化できる強み(コア・コンピタンス)を伸ばすことに集中させるため。そのために大切なのは、単純作業などは極力、アウトソーシングや自動化することです。

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