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自社に合うスタイルはどのタイプ?適性診断からすぐにわかる最適なRPAの運用体制

RPAを使って業務の自動化を検討する際には、導入するツールだけでなく、導入後の活用方法まで考えておく必要があります。ただ、社内にRPAの活用経験がある人がいるケースは少なく、「実際にRPAをうまく活用できるか不安、、」という方も多いのではないでしょうか。 本記事ではそのような方に向けて、RPAの最適な運用体制について解説します。

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RPAで重要なのは導入した後の進め方

RPAで業務を自動化する際に、成功のカギを握るのが導入後の進め方です。

もちろん導入するツールや、自動化する業務の設計なども重要です。しかしそれ以上に導入したツールの効果を最大限に発揮するためには、エラー時の対応や業務フローの変更によってロボットの修正が必要になった場合にすぐに対応できるように、導入後の運用体制についても、導入前に検討しておく必要があります。

BizteXでは、クラウドRPAの運用体制は大きく4つに分けられると考えています。今からその4つの運用体制をそれぞれ詳しくご紹介いたしますので、是非自社の運用体制を検討する際に参考にしてみてください。

①ノマドスタイル

まず一つ目が「ノマドスタイル」です。ノマド(=遊牧民)、つまり自由に各々がRPAを活用する体制です。

各業務担当者が自由にロボットを作成し、業務の効率化を目指します。自分でピンポイントで使いやすいようにロボットをカスタマイズする人もいれば、既に作成されたロボットを使うだけの人もいる、そのような運用体制です。ノマドスタイルのメリットとしては、なんといってもその自由度の高さが故の気軽さが挙げられます。現場のメンバーも使いたい人だけが使う形なので、新たにストレスがかかることもありません。

ただ一方で使うかどうかは各メンバーにゆだねられているため、場合によっては思うように業務の自動化が進まず、社内に広がるまで時間がかかってしまう場合もあります。まずは小規模でRPAの活用を柔軟に試してみたい企業にお勧めのスタイルです。

②スペシャリストスタイル

2つめは「スペシャリストスタイル」です。このスタイルではITツールの扱いが得意な担当者(担当チーム)が現場の業務自動化のニーズをヒアリングし、専任でロボットを作成します。

このスタイルの一番のメリットは、現場のメンバーがロボット作成の時間を確保しなくてもよいという点です。
現場のメンバーはどうしても自身の既存の業務が忙しいため、自動化の要望はあるもののなかなかロボット作成に移れないケースが多いです。そのような場合にはこのスペシャリストタイプでRPAの活用を進めることで、現場のメンバーは日々の業務に集中しながら自動化を進めることができます。
また、推進者がロボットを一元管理できるため、トラブル等が起きにくいことも特徴の一つです。特に情報システム部などの専門の部門がすでにある企業にお勧めです。

③タスクフォーススタイル

3つ目は「タスクフォーススタイル」です。これは、各導入部門/組織内にRPA化推進の特命組織を編成するやり方です。

スペシャリストタイプと違って各部署にRPA化を選任で推進をするメンバーが配属されます。そのため、現場のニーズをチームごとにより近くでヒアリングしながら自動化を進めるため、現場のメンバーにとっても最適な形が実現しやすいです。

また、現場のメンバーは要望を伝えるだけでロボットを作成することはないので、通常の業務に支障もありません。

特命組織内での統制も取りやすいため、KPIを持ってRPA化を確実に進めることができます。業務の自動化にメンバーとリソースをしっかり確保できる企業は、このスタイルが最も適しているでしょう。

④スゴいいね!スタイル

最後の4つ目が「スゴいいね!スタイル」です。これは全社員で業務の自動化のためにロボットを作成し、かつ部署を横断して連携をとりながら自動化を進めるやり方です。

全員がRPAを使いこなすことで、業務の自動化を最大限に推進することができます。また、成功事例は積極的に全社で横断的に取り入れることで、全社員の業務効率化が実現できます。

全員で取り組むことで、部分的な業務だけでなく主力業務の効率化まで幅広く取り組みたい企業にお勧めのスタイルです。

RPA適性診断で自社に合っているスタイルをみつけよう

「4つの運用体制は分かったけど、どれが自社に合っているかわからない、、」という方は、ぜひ適性診断を参考にしてみてください。

注目すべき6つの観点の質問に答えることで、それぞれどのスタイルと相性がいいのかを導くことができます。基本的には以下のような重視したい要望や現場の状況に合わせて、自社に合った運用体制を検討するといいでしょう。

導入後に運用体制を変えてうまくいくケースも

また、RPAを活用している企業の中には、実は途中から別のスタイルに変更してより適切に活用することに成功した企業も多いです。自由度の高いRPAだからこそ運用体制も柔軟に対応することが大切です。

ここでは上記のようなケースを二つご紹介します。
下記を参考に、実際のニーズや理想のスピード感などを踏まえて、場合によっては運用体制の変更も検討してみましょう。

A社の場合:ノマドスタイル→スペシャリストスタイル

当初はA社はノマドスタイルを採用し、自由に進めようとしましたが、現場のメンバーがロボットを作成する時間を思うように確保できず、あまり業務の自動化が進みませんでした。

そこでシステム関連の担当者が専任となってロボットを作成する、スペシャリストタイプに変更することにしました。その結果、他のメンバーにロボット作成の負担をかけることなく、業務を自動化することに成功しました。

B社の場合:スペシャリストタイプ→ スゴいいね! スタイル

一部の担当者だけがロボットを作成するスペシャリストタイプを採用してましたが、予想以上に現場から自動化のニーズが集まり、全要望に応えることができていませんでした。

そこでスゴ!いいねスタイルに変更し、部署を横断して全員でロボットの作成に注力しました。結果的に想定より多くの業務を自動化することに成功したことで、各部門のメンバーが以前よりも多くの時間をコア業務に費やすことができ、生産性が向上しました。

BizteX流 効果を出すRPA導入のキーワードは「小さく入り×大きく育てる」

BizteXでRPAを導入する際に特に重要視している考え方が「小さく入り×大きく育てる」です。どうしてもより多くの業務を自動化して生産性を上げたいと考えてしまいがちですが、その結果RPAのハードルが上がり、思うように活用できていないケースも少なくありません。

だからこそ、まずは導入する業務の範囲をできるだけ小さくし、そこから徐々に横展開しながら範囲を広げていくことがおすすめになります。

実際にRPAは使っていく中で、新たに自動化したい業務が見つかるというケースもよくあります。まずは小さく始め、活用する中で改善を重ねながら大きく育てることをぜひ意識しましょう。

大きく育てるための計画に関しては、ぜひ下記も参考にしてみてください。


自社にあった運用体制を見つけよう

サポートが充実しているサービスを選ぼう

RPA導入後にうまく自動化を進めるためには運用体制に加えて、ツールのサポートの充実が欠かせません。どんなにいいツールや最適な運用体制でも、結局使いこなせなければ意味がありません。最悪の場合、むしろ工数がかかって効率が悪くなってしまう可能性すらあります。

だからこそ、RPAを選ぶ際には導入後のサービスの手厚さに注目することも重要です。そこで、ここでは大きく3つの着目すべきポイントをご紹介します。

①専任のCS(カスタマーサクセス)担当者がサポートしてくれるのか

正直ここは必須といってもいいぐらい重要になります。企業によっては営業担当者が継続して相談に乗ってもらえるケースもありますが、やはり専門のCS担当者には知識の専門性で劣ってしまうこともあります。

また、営業努力だけではどうしても一緒に伴走できるリソースにも限りがあります。運用体制の検討からロボットの作成まで、CSメンバーが柔軟に付き添ってくれるサービスを選びましょう。

②サポートの範囲の広さ

実際にサポートしてくれるとしても、そのサポートの範囲はサービスによって異なります。特に、RPAの場合はロボットの作成だけでなく、その後の社内へのRPAの浸透までサポートしてくれるのかどうかを見極めましょう。

ロボットをうまく作れたが、なかなか社内での活用が進まないと悩む声も実際多いので、必ず確認するようにしましょう。

③サポートしてくれる担当者の知識の深さ

ここもサービスによってかなり異なる部分です。RPAをうまく活用するには、ロボットの作成に関する知識はもちろん、その業界やビジネスモデルの理解も欠かせません。

またRPAだけでなくシステム全般に関する幅広い知識を持っていることが望ましいでしょう。

BizteXのサポート体制

BizteXでは上記の3つのポイントに徹底的にこだわって、お客様の業務の自動化をサポートしております。システムの知識やロボット作成に関する知識はもちろん、各業界のプロフェッショナルであるCSメンバーが担当として柔軟にサポートいたします。

特に、ロボットの構築はもちろん、社内へのRPAの浸透のための「社内勉強会」の開催・他タスクへの導入検討など、導入から応用まで一貫してサポートいたします。

RPAに興味のあるかたや、既に導入したがうまくいってない方は是非一度ご相談ください。

まとめ:適切な運用体制と万全のサポートを受けてRPAを最大限に活用

ついつい機能面にばかり目が行ってしまいがちなRPAですが、実際は最適な運用体制と運用サポートがかなり成功のカギとなります。

具体的な運営体制としては大きく4つに分類できます。
①ノマドスタイル
②スペシャリストスタイル
③タスクフォーススタイル
④スゴいいね!スタイル

ぜひ上記の内容を参考にRPAを選んでみてください。
また、最後に簡単に 弊社のRPAに関してもご紹介いたします。

BizteXが提供する「BizteX cobit」は国内初のクラウド型のRPAとして様々な企業様にご活用いただいております。主な特徴としては以下の通りです。

①PCやサーバ等の追加の設備投資が不要
②複数人・複数台のロボットの同時実行可能
③複数拠点からのアクセス可能

また、RPAの導入を検討されている方は、是非まずは無料トライアルで実際にぜひお試しください。トライアル中は、ロボット作成に関してはもちろん、運用体制や導入後の社内浸透の方法など、専門の担当者がサポートさせていただきます。

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