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【DX】話題の業務自動化とは?費用対効果やツール導入時のコツをわかりやすく解説!

定型業務自動化をすすめたいけれど、何から始めればいいのかわからない。そんな方に向けて、本記事ではRPA(ロボットによる業務の自動化)について体系的に解説していきます。 実際に業務の自動化を検討する上で重要な「投資対効果」や「知っておくべき注意点」についても扱っておりますので、ぜひご検討する際に参考にしてみてください。

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RPA(ロボットによる業務の自動化)という言葉を聞いたことはありますか?

毎日発生する定型業務を自動化したいが、何から始めればよいのかがわからない。そのような方に向けて、本記事ではRPA(ロボットによる業務の自動化)について体系的に解説していきます。

実際に業務の自動化を検討する上で重要な「投資対効果」や「導入時のコツ」についても触れていきますので、業務自動化の方法を模索している方や、業務自動化に向けてツール導入をご検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

【DXによる業務自動化】業務の自動化が重要視されはじめた背景

そもそも業務の自動化とは?

業務の自動化とはシステムやツールを用いることで既存の業務を文字通り自動化することを指します。

具体的にはRPA(ロボティックプロセスオートメーション)やExcelマクロ、その他システムによる自動化がここに該当します。

詳しくはこちらの記事でも解説しておりますので是非ご覧ください。

以前まではシステム開発による自動化がメインだったため、基本的に企業はシステム会社に外注をすることで定型業務の自動化を進めてきました。

しかし近年ではアメリカで開発されたRPAがあらゆる企業に導入されるようになり、国内でも2015年以降急激に市場を拡大しました。2025年には市場規模は5000億円にまで拡大するとさえいわれています。

RPAでは日常の業務を私たちの代わりにロボットが行います。
RPAはシステム開発と違い、専門知識がそこまで必要ではありません。エンジニアではなくても、既存の業務を自由に自動化する仕組みを作れる点が大きな特徴です。

RPAは海外の企業では日本以上に実用化が進んでいて、今後日本でもさらに活用する企業が増えるといわれています。

RPAによる業務自動化が注目されている背景とは

ではなぜ、これほどまでRPAが注目されるようになったのでしょうか。


RPAをはじめとする「業務自動化」が国内でも急に注目され始めたことには、社会的背景に理由がありました。それは少子高齢化に伴う労働人口の減少です。近年、中小企業の人材不足は深刻化し大きな社会問題へとなっています。

また、加えて政府主導で「働き方改革」が提唱され、多くの企業が労働時間を削減するように努め始めました。そこで注目されたのがRPAというわけなのです。

RPAにおけるロボットはデジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれ、24時間365日働きます。例えば定例の報告レポートの作成や最新データの更新などをロボットに行ってもらうことで、業務の効率が向上し、社員はより生産的な業務に集中することができます。


このように定型業務の自動化は今後ますます進み、生産性を向上させることで、企業の事業拡大に貢献できるだけでなく、人口減少という社会課題を解決するための有効な手段にもなり得ます。


RPAについて詳しくは下記にてわかりやすく解説しておりますので是非ご覧ください。

業務自動化に寄与する「RPA」と「Excelマクロ」の違いとは

業務を自動化するという点においてRPAと非常に似ているのがExcelマクロです。ここまで読んでいただいた方の中には、RPAとマクロって同じものなの?と思った方もいるかもしれません。


Excelマクロとはoffice製品に搭載された複雑なコンピュータの操作を自動化する技術のことです。RPAと同じく定型業務の自動化に用いられます。ここでは両者の違いを詳しく比較していきます。

RPAとExcelマクロの違いは大きく3つあります。

【RPAとマクロの違い①】別ツールとの連携

RPAは基本的にパソコン上で行われるすべての定型業務が自動化の対象となります。既に導入している別ツールもそのまま連携させることができるので、既存の業務フローを変えることなく自動化を行うことができます。


一方でマクロは、基本的にofficeアプリケーション内の業務のみが自動化の対象となります。そのため、自動化できる業務の対象はどうしてもRPAよりもマクロの方が狭くなってしまいます。

【RPAとマクロの違い②】データの処理速度

RPAはサーバー上もしくはクラウド上で起動されます。対してマクロはPC上で起動されます。そのため、RPAはPCのスペックの影響を受けませんが、マクロはそのPCのスペックに大きく影響されます。


特に一度に大量のデータを処理する必要がある業務をマクロで自動化する場合は、パPCのスペックによっては途中でエラーを起こしたり、処理に時間がかかってしまうことがよくあります。


逆にRPAであれば、その心配はありません。一度に処理できるデータの許容量やデータの処理速度ではRPAの方がマクロのほうが優れているといえるでしょう。

【RPAとマクロの違い③】プログラミングスキルの必要性

基本的にRPAを活用する際に、プログラミングの専門知識は必要ありません。実際に業務を行っている現場のメンバーが柔軟に自動化を行うことができます。


一方でマクロは「VBA」と呼ばれる言語の知識が必要になります。そのため現場のメンバーだけで自動化を進めることは厳しいケースもあります。

業務自動化を目的とした、RPAとシステム開発の違い

次に、RPAとシステム開発の違いについてです。
「自社ではシステム開発で自動化を行ってきたが、それはRPAと違うの?」と思った方もいるかもしれません。そこで、自動化のためのシステム開発とRPAの違いについても簡単にまとめておきます。

一言でいうなら以前までは基本的にエンジニアがおこなっていたシステム開発を、誰でも自動化の仕組みが作れるようしたのがRPAです。

主な違いは以下の通りです。

■RPA

・業務に合わせて自由にシステムを作ったり修正可能
・自動化に必要なコストが比較的低い
・開発期間が短い

システム開発

・システム開発は一度作った後に自由に変更は難しい
・自動化に必要なコストが高い
・開発期間が長い

RPA導入時は、業務自動化の投資対効果を算出して検討するのがベスト

「RPAのメリットは分かった、しかし社内で導入の賛同を得ることはなかなか難しそう、、」
そのような方に向けて、ここでは実際の業務自動化による投資対効果はどうなのかについて解説していきたいと思います。基本的に業務自動化における投資と効果は以下になります。

投資:システムやツールのコスト+プロジェクト人件費
効果:時間削減+ミスが減ることによる修正時間(コスト)の削減+空いた時間で行った新たな業務の成果物

▼投資対効果を算出する基礎方程式
方程式に表すと下記のようになります。

時給×時間×頻度(回数/月)×人数×自動化できる割合

仮に時給1000円の人が毎日1時間やっている業務の50%を100人分自動化したとすると、

1000円×20日×100人×50%=100万円分/月

なおここには削減できた時間で行った業務の成果物が含まれていないので、100万円にこの成果物の+αの付加価値を加えた分が業務自動化(投資)に対する効果になります。


ただ正確には、もっと複雑で明確に数値化できないことが多いです。そのため投資対効果が見合うかどうかを検討する際は最低値と目安値の2種類を算出し、検討してみるといいでしょう。


具体的にはまず業務をマニュアル化し、実際にRPAで自動化できるか試します。RPAであれば、無料でトライアル可能なケースが多いので、誰でも気軽に試すことができます。

そして簡単にRPAを触ってみて自動化できるかどうか試してみて、
「①実際に簡単にRPA化できた業務」
「②類似事例があってRPA化できそうな業務」
に分類します。

②に関してはこちらの導入事例も参考にしてみてください。
RPAの導入事例はこちら

そして①だけの最低値と①+②目安値の二つを先ほどの式で算出し、投資対効果が見合うのかどうかを考えます。このように投資対効果を2段階に分けて考えることで、導入時のリスク管理になることはもちろん、社内での合意も得やすくなります。
また、ここではあえて数値で測れるメリットを算出していますが、当然RPAを導入することには数字では表せないメリットもたくさんあります。

例えば
・入力ミスなどのヒューマンエラーの削減と品質向上
・単純・反復作業からの解放による従業員のモチベーションUP
・時間外労働の削減による働き方改革への貢献
  など

最終的な判断には算出可能な効果にこれらの付加価値を加えて検討します。
実際に計算しにくいケースもあるかと思いますので、そのような場合はお気軽にご相談ください。

業務自動化で、RPAを導入する際のポイント

【業務自動化 RPA導入のポイント①】まずは小さく始める

RPAを導入する際は「小さく入り、大きく育てる」の考え方が重要です。「小さな成功」を積み重ねて繰り返し改善を重ねることで、自社にあったベストな自動化の仕組みをつくっていくということです。

なかなかRPA化を一発で成功させることは簡単ではありません。一回で成功させようとすると導入まで時間がかかりますし、最悪の場合自動化の仕組みを設計している最中に環境が変わり、業務フローを変更する必要が出てくることさえあります。

自由に修正を繰り返すことの容易なRPAだからこそ、小さな成功を積み重ねて徐々に自動化されている範囲を広げていくことを意識しましょう。

【業務自動化 RPA導入のポイント②】業務のマニュアル化から始める

RPAを用いて業務を自動化する際は必ず対象業務のマニュアル化(業務の棚卸)が必要になります。
RPAは決して万能ではないため、マニュアル化されていない業務を自動化しようとするとエラーが起きてしまいます。RPAでは型化されていない業務を自動化することは向いていないのです。

そのため、まずは自動化したい業務を先にマニュアル化することから始める必要があります。基本的な業務は多くの場合マニュアル化されているケースが多いですが、「他にも自動化できる業務はないか」や「本当にこのフローが最適なのか」などは事前にチェックすることをおすすめします。

【業務自動化 RPA導入のポイント③】現場ニーズが強い業務から自動化を始める

よくあるRPAの導入後の悩みとして「なかなか社内にRPAが広がらない問題」が挙げられます。
あくまでもRPAによる自動化の恩恵を受けるのは現場のメンバーなので、その現場のメンバーが自動化するメリットを理解している(自動化したいと望んでいる)ことがRPAを社内で適切に活用するには重要になります。

①でもありましたが、まずは自動化のニーズが強い領域から小さく始め、その後徐々に横展開していくことがRPAを最大限に活用することに加え、社内にRPAを浸透させる取り組みも重要になってきます。
具体的には社内勉強会を開催したり、自習用の動画コンテンツなどがあるとスムーズに導入が進み、最大限にRPAを活用することができます。

例えばBizteXでは実際にRPAを詳しく検討したい方向けに、無料のRPA活用セミナーを開催したり、実際にご導入していただいた後に動画コンテンツやRPA勉強会にてスムーズなRPAの導入・活用をサポートしております。

まとめ:業務自動化時には、投資対効果や注意点を理解したうえでRPAの導入を検討する

今回はRPAの特徴やマクロとの違いを解説したうえで、投資対効果の算出の仕方をお伝えしました。

▼投資対効果を算出する基礎方程式
時給×時間×頻度(回数/月)×人数×自動化できる割合

また、実際に導入するにあたって押さえておくべきコツは以下の3つでした。
①まずは小さく始める
②業務のマニュアル化から始める
③現場ニーズが強い業務から自動化を始める

これらをもとに実際にRPAを活用すべきなのか検討を進め、生産性の向上にぜひ繋げていってください。

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