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FAXなどの書類業務を効率化!OCRやRPAで自動読み取りする方法

FAXや郵送など、書類の処理業務を自動化するOCR。近年ではフリーの手書きに強く、RPA連携もできるAI-OCRも登場しています。そこで本記事では、書類業務を効率化するOCRについて紹介します。

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FAXや郵送、PDFなどのデータ入力は、書類業務のなかでも特に大変な作業の一つです。「どうしても処理に時間がかかってしまい、本来の業務に注力できない」という企業様も多いのではないでしょうか。

そんなときは、OCRで文字を自動で読み取り、データ入力や管理を効率化するのがおすすめです。

そこで本記事では、
・FAXなど書類業務における課題
・OCRの導入メリットや事例
・OCRとAI-OCRとの違い
などを紹介します。

業務の効率化やOCR導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

弊社BizteXでは「AI-OCRによる紙業務の自動化」に関する資料をご用意しています。無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

FAXなど手書きの書類業務でよくある問題点

手書きの書類を処理するうえで、よくある問題点は以下のとおりです。

・FAX、郵送、PDFで届く帳票のフォーマットがバラバラ
・書類内容の確認やデータ入力、文書管理に手間がかかる
・見間違い、入力間違いなどの人的ミスが発生する

この中でもっとも手間がかかるのは、やはり「データ入力」です。

内容を逐一確認し、ミスなく入力するのは時間がかかるうえに骨が折れます。「処理業務が集中する月末は残業が避けれられない」という企業様も少なくないでしょう。

人手を増やして対応しようにも、人口減少や少子高齢化による人手不足でなかなか難しい状況です。

ですがOCRを導入すれば、人手を増やさずとも書類業務の大幅な効率化が可能です!

OCRならFAXを自動データ化して大幅に業務効率化!

OCR(光学的文字認識)とは、一言でいうと「書類に書かれている文字をデジタル化する技術」です。

・印刷された文字
・手書きの文字
などをカメラやスキャナで取り込み、パソコン上で使える文字データとして自動出力できます。

手作業でなく、OCRで書類を処理する主なメリットは以下のとおり。

・データ入力の大幅な効率化
・人件費などのコスト削減
・人的ミスの抑制
・書類やデータ管理の簡略化

このように業務効率化を図ることで、長時間労働を改善できるだけでなく、一人あたりの生産性を向上できます。

多くの書類を取り扱ったり、処理に時間がかかったりする場合は、OCRで効率化を図るのがおすすめです。

OCRの活用法(注文 / 受注 / 請求の読み取りなど)

OCRという技術は古くからあったものの、「郵便番号の読み取り」のように用途が限定的で、精度も今ひとつでした。

しかし、近年の目覚ましい技術発展により、OCRの性能は大幅に向上しました。それにより、OCRを導入・活用する企業は徐々に増えています

OCRでデータ化できる書類や帳票は、たとえば以下のとおり。

・見積書
・注文書(発注書)
・受注書
・納品書
・請求書
・領収書
・レシート
・アンケート

ほかにも、さまざまな書類を読み取ってデータ出力が可能です。

とはいえ、OCRでは手書き文字やフリーフォーマットで書かれた文字の認識には限度があります。そこで登場したのが、AI-OCRです(次で詳しく紹介します)。

OCRとAI-OCRの違い(精度・RPA連携など)

OCRをより進化させたものとして、AIの技術をかけ合わせたのが「AI-OCR」です。

AI技術が搭載されているので、OCRよりも高価ですがその分以下のようなメリットがあります。

①読み取りの精度が高い

AIが手書き文字を繰り返し学習することで、フリーフォーマットで書かれた文字でも高精度でデータ化できます。OCRでは読み取りが難しかったものも、AI-OCRなら90%以上の認識が可能です。

②異なるフォーマットにも対応できる

OCRはレイアウトの決まったフォーマットの読み取りには強いですが、異なるフォーマットへの対応には弱いです。ですがAI-OCRなら、企業ごとに異なるフォーマットでも読み取りが可能です。

③RPAと連携してさらに効率化できる

AI-OCRなら、他の外部ツールとも連携がしやすいです。単純作業を自動化できるRPAとの相性は特に良く、読み取ったデータのシステム入力・仕分け・保存といった一連の業務を自動で処理できます。


このようにOCRとAI-OCRには、性能や価格の面で違いがあります。

自動化したい業務の内容や量など、企業によってどちらが最適かは異なるので慎重に検討しましょう。

OCRで書類業務を自動化した導入事例

自動化前後の業務フローの比較

OCRを導入した多くの企業様は、大幅なコスト削減や業務効率化に成功しています。

その中から、導入事例を一部ご紹介します。

①不動産業界

・対象業務:不動産入退去に関する書類の処理業務(入居・退室申込書 / アンケートなど)
・導入効果:年間約20,900時間の作業時間を削減、約4,200万円のコスト削減

②通販業界

・対象業務:受発注関連の書類対応(注文書 / 納品書 / 請求書)
・導入効果:作業工数を3分の1まで削減

③人事・人材マネジメント

・対象業務:手書き調査資料のデータ化(調査書類 / セミナー・イベントアンケート)
・導入効果:作業工数を4分の1まで削減

実際、弊社BizteXでも業務改善に向けて
・AI-OCR「DX Suite」
・RPA「BizteX cobit」
を連携した結果、請求書の処理を自動化して負荷軽減に成功しています。

詳細は別記事「AI-OCR「DX Suite 」とクラウドRPA「BizteX cobit」でできること 〜管理部責任者が語る、業務改善取り組み事例〜」で解説しています。気になる方は、ぜひ参考にしてください。

OCRツールを選ぶ比較ポイント

OCRで業務効率化を図るには、自社にとって最適なツールを選ぶことがとても重要です。

OCRツールを選ぶポイントは、大きく3つあります。

1. 自動化の性能
2. 使いやすさ
3. 連携のしやすさ

一つ一つご紹介します。

1. 自動化の性能

・読み取り精度はどのくらいか
・処理スピードは十分か
・どんな言語に対応しているか
など、業務処理における性能は必ず確認しておきましょう。

性能の差は、そのまま業務効率化の成果に直結します。レビューだけを頼りにするのではなく、検討段階で実際に試して効果を確認するのがおすすめです。

2. 使いやすさ

せっかくOCRを導入しても、操作が複雑だったり、使いにくかったりすれば効果は半減です。

業務を最大限に効率化させ、社員の負担を減らすためにも
・操作方法はシンプルで複雑でないか
・デザインは直感的で分かりやすいか
などをチェックしておきましょう。

管理部門だけでなく、実際にOCRを使う現場の社員を巻き込んでツールを試してみるとよいです。

3. 連携のしやすさ

AI-OCRとRPAを組み合わせば、さらに幅広く業務を自動化できます。

とはいえ、異なるツールを連携する必要があるので、スムーズに自動化するためにもツール間の相性や連携のしやすさは重要です。

なかには企業間でパートナー契約を交わしているところもあります。より安心して継続利用するために、パートナー間のツールを導入するのもおすすめです。


ちなみに弊社BizteXでは、どこでも・だれでも簡単に使えるクラウドRPA「BizteX cobit」を提供しており、以下の企業様とパートナー契約を結んでいます。

・AI-OCR「DX Suite」(AI inside 株式会社様)
・AI-OCR「Tegaki」(株式会社Cogent Labs)

書類の読み取りからシステム登録まで、業務効率化に関する提案をトータルで行えます。書類業務やデータ入力の自動化でお悩みでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ:FAXなどの書類業務はOCRで大幅に効率化できる!

改めて、これまでの内容をまとめます。

・OCRなら書類を自動データ化して、大幅に業務効率化できる
・OCRの対象は、注文書・請求書・納品書など幅広い
・AI-OCRなら読み取りがさらに高精度で、異なるフォーマットにも対応

OCRを導入すれば、データ入力といった単純業務から開放されるだけでなく、長時間労働の改善や生産性向上にもつながります。

AI-OCRならさらに高精度に読み取れるうえに、RPA連携でより幅広く自動化が可能です。

FAX、郵送、PDFファイルなどの書類をデータ化したい場合は、ぜひOCR(AI-OCR)の活用を検討してみてください。

弊社BizteXでは「AI-OCRによる紙業務の自動化」に関する資料をご用意しています。無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
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