【オンラインストレージ7選】API連携による自動化でSaaS導入企業のDX課題を解決

 DXが進むにつれてメールやチャット、OCRなどのSaaS導入・活用は必須となってきました。本記事では、SaaSの基本的な知識とあわせて、データの自動保存・管理の効率化を実現するオンラインストレージを紹介します。後半では、業務自動化を加速させるSaaS連携プラットフォームiPaaSについても詳しく解説していきます。

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目次

【基本】SaaS(サース)ってなに?

SaaSとはどういう意味?

SaaS(サース)とは、Software as a Service(ソフトウェア アズ ア サービス)の略です。
日本語訳すると、サービスとしてのソフトウェアという意味になります。

よりわかりやすく説明すると、クラウドサーバー上のソフトウェアを、インターネットを経由で利用できるパブリッククラウドサービスのこと。おもに業務で使われるものを指し、身近なものでいえば、Google社がビジネス用に提供するG suiteや、Microsoft社のOffice365などがそれにあたります。

SaaSの特徴とは?

もっとも大きなSaaSの特徴は、従業員それぞれのパソコンやデバイスにソフトウェアをインストールする必要がないことがあげられます。SaaSはインターネット環境があればデバイスを問わず対応できるため、リモートワークや在宅勤務であっても利用できます。

SaaSと混同されがちなPaaSとIaaS

SaaSに似た言葉として、PaaSやIaaSがあげられます。
この3つはよく混同されていますが、まったく異なるものです。
本記事のメインであるSaaSについては先述の通りですが、PaaSやIaaSはどのようなサービスでしょうか。

以下で簡単に説明します。

【PaaSとは】意味は“サービスとしてのプラットフォーム”

PaaS(パース)とは、Platform as a Service(プラットフォーム アズ ア サービス)の略です。
日本語訳すると、サービスとしてのプラットフォームという意味になります。

プラットフォームとは、ソフトウェアを動作させるベースとなるものです。たとえば、WindowsやMacOSといえばわかりやすいかもしれません。データベースや開発環境もPaaSにあたります。PaaSは、このプラットフォームをサービスとして提供したものです。

【IaaSとは】意味は“サービスとしてのハードウェア”

IaaS(イアース)は、Infrastructure as a Service(インフラストラクチャ― アズ ア サービス )の略です。
日本語訳すると、サービスとしてのハードウェアという意味になります。

IaaSは、開発に必要なネットワークや仮想サーバーなどのインフラを提供するクラウドサービス。たとえば、サーバーやCPU、メモリなどのITインフラをクラウドサービスとして利用できます。

業界別SaaSをRPAで自動化する

混同されがちなPaaSやIaaSについて理解したところで、SaaSに話を戻します。
近年では、SaaSを導入する企業が増えていますが、企業がSaaSを使うメリットについてみていきましょう。

企業がSaaSを使うメリットとは

企業がSaaSを使うメリット①:システム開発する必要なく、簡単に効率化サービスを導入できる

SaaSは、ベンダー(サービス提供企業)が用意したアプリやシステムを利用します。
そのため、莫大な労力やコストを伴う開発を自社でおこなう必要なく、簡単に導入することができます。

企業がSaaSを使うメリット②:月額 ・ 年額制の利用したぶんだけのコスト負担で済む

メリット①に関連しますが、月額・年額制で利用できる点も企業におけるSaaS活用メリットです。
万が一のさいに発生した改修やメンテナンスなどでの費用負担は発生することがありません。

企業がSaaSを使うメリット③: ソフトウェアの管理に手間がかからない

SaaSは、ベンダー(サービス提供企業)が、随時アップデートの対応をします。そのため、自社で機能拡張開発やソフトウェア更新をする必要がなく、いつでも最新の機能をつかうことが可能。手間をかけることなく、いつでも最新の状態の機能を利用できます。

企業がSaaSを使うメリット④: 端末や場所を選ばずにアクセスできる

SaaSはふだん業務で使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネット環境があれば場所を選ばずに利用することができます。近年導入がすすむテレワークやリモートワークといった新しい働き方にも対応できます。

企業がSaaSを使うメリット⑤: オフィス停電や自然災害など非常事態時にも対応できる

メリット④に関連しますが、自然災害などで交通機関がマヒした場合や出社での業務遂行が難しい場合にも、自宅や外出先からアクセスできるため、非常事態であっても業務を止めることなくすすめられます。

企業がSaaSを使うメリット⑥:複数ユーザーによる同時作業が可能になる

多くのSaaSは、複数ユーザーによるアクセス、編集が可能です。
複数人が同じファイルや顧客情報レコードを閲覧・編集・管理できることにより、業務効率化に大きく寄与します。

また、権限付与は管理者で調整できる場合が多く、メンバーによって閲覧・編集できる範囲を指定・調整することも可能です。

業界別SaaSをRPAで自動化する

【SaaS】企業がオンラインストレージを導入するメリットとは?

ビジネスにおいてデータ管理・利用を円滑にするためにストレージを導入することは非常に重要です。オンラインストレージを活用することで、企業はさまざまなメリットを得ることが可能になります。

オンラインストレージのメリット① 場所を選ばずにアクセスできる

オンライン上で管理しているため、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるのがオンラインストレージのいいところ。オフィス外の出先からでもデータの確認・共有が可能になるため業務効率向上に大きく寄与します。さらにアプリを利用することで、ふだん使用しているスマートフォンやタブレットからもアクセスすることが可能です。

オンラインストレージのメリット② データ・情報の一元管理で、共有の工数を削減

従来はメールやUSBなどを経由してデータ共有をおこなっていましたが、オンラインストレージであればストレージ内で情報の一元管理が可能です。共有の工数を削減できるため、従業員が多い企業や複数の事業所をもつ企業において大幅な業務効率化を実現します。

オンラインストレージのメリット③ 運用にかかるコスト削減が可能

オンラインストレージであれば管理や運用を自社でおこなう必要がなくそこにかかるコストはありません。もちろん、運用担当者を用意する必要もないため、人件コストも削減します。

オンラインストレージのメリット④ 容量の拡張性が高い

多くのオンラインストレージでは、容量にあわせたプランが用意されており、上限を超えた場合にはプラン変更することで容量を拡張することが可能です。
これによりデータ削除などの対応をすることなくデータを保有、ビジネスを進められます。

オンラインストレージのメリット⑤ 常に最新バージョンで、メンテナンス不要・サーバ管理不要

オンラインストレージでは、提供会社がサービスの保守やサーバ管理をおこないます。バージョンアップの対応はもちろん、メンテナンスを自社で実施する必要もなく、対応不要でいつでも最新バージョンのサービスを利用できます。

オンラインストレージのメリット⑥ 万が一のリスクを回避

自然災害や火災などが発生した際にもビジネスに重要なデータを守ることが可能です。提供会社によるデータセンターへの保管で、非常事態においてもデータを消失させることはありません。

ファイルをオンライン上で簡単保存・バックアップ可能な法人向けサービス7選

業務効率を向上させるSaaSとして導入がすすむオンラインストレージ。社内はもちろん、社外取引先とのファイル共有や業務管理システムとの連携でコンテンツ一元化を実現し、業務効率向上・業務改善を実現します。

以下では、企業で導入がすすむ人気のオンラインストレージをご紹介します。
導入を検討されている方は、参考にしてみてくださいね。

【 オンラインストレージ|SaaS】Dropbox Business

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.dropbox.com/ja/business

【 オンラインストレージ|SaaS】Fileforce

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.fileforce.jp/

【 オンラインストレージ|SaaS】Fleekdrive

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.fleekdrive.com/

【 オンラインストレージ|SaaS】IDCFクラウド

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.idcf.jp/cloud/

【 オンラインストレージ|SaaS】JECTOR

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.jector.com/

【 オンラインストレージ|SaaS】OneDrive

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

【 オンラインストレージ|SaaS】Google Drive(Google ドライブ)

オンラインストレージのおすすめとメリット
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

業界別自動化事例紹介

SaaS導入企業のDX方法「システムとシステムを連携する」

SaaS導入企業の課題とは

クラウドサーバー上のソフトウェアを、インターネットを経由で利用できる便利なSaaS。
メリットの多いSaaSですが、上記で取り上げたようなオンラインストレージ(クラウドストレージ)のほかにも、営業支援システムであるSFA、顧客管理システムールであるCRMなど、複数の業務管理システム導入によって発生する弊害に悩まされる企業も少なくありません。

それが、データの点在化問題です。開発コストも不要なうえにメンテナンスなどの必要もなく、専門のエンジニアを必要としないために多くの企業で導入がすすむSaaSですが、それぞれの業務管理システムは独立しています。これによるデータの点在化は、SaaS導入企業が必ず直面する課題といえるでしょう。

DXによる課題解決

そこで注目を浴びているのが、SaaSとSaaSを連携し、DXを実現するiPaaSです。
iPaaSは、異なるシステムやアプリケーションを繋ぎ、データ統合を可能にします。

SaaSとSaaSを連携するiPaaSとは

iPaaS(アイパース)とは、Integration Platform as a Service(インテグレーション プラットフォーム アズ ア サービス)の略です。複数のシステムを連携する役割をもちます。

・バラバラに管理されているデータを統合する
・システム間の連携を円滑にする

など、iPaaSはあらゆるサービス同士をつなげる「橋渡し役」としての機能をもっています。

本記事で取り上げたSaaS同士をつなげるのはもちろん、インストール型システムとの連携も可能です。

iPaaSはAPIをつかい連携するものであるため、ハードウェアやミドルウェアについて手を焼くことなく、クラウドやオンプレミスで使っているツールを簡単に統合、効率化することが可能になります。

SaaSを連携する方法

SaaS連携プラットフォームiPaaS「BizteX Connect」

iPaaS『BizteX Connect』導入事例を紹介

iPaaS「BizteX Connect」は、プログラミングの知識がない方でも簡単に操作できるシステム連携ツールです。
複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに、SaaS・DB・RPAなどを接続し、連携フローを作成します。

接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携や、データの高速処理が可能です。
さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

システム連携プラットフォームのiPaaS『BizteX Connect』でできること

iPaaS『BizteX Connect』とは

【iPaaSでできること①】アプリをつなぐ

APIを利用し、クラウド・オンプレなど、複数のアプリやシステムを確実かつ安全に連携します。

【iPaaSでできること②】データをつなぐ

アプリ(システム)間のリアルタイムでのデータ同期を実現。
重要資産であるデータ活用を強力にサポートします。

【iPaaSでできること③】フローをつなぐ

異なるアプリ(システム)間をまたぐビジネスフローの設計・運用を可能にします。

SaaS連携ツールiPaaS『BizteX Connect』の3つの特徴

①簡単操作で、サービスやアプリを連携

プログラミング知識は一切不要。
設定は簡単な画面操作のみで、アプリやSaaSを手間なく連携します。もちろん、オンラインストレージ(クラウドストレージ)とふだん導入しているSaaSを連携することも可能です。各SaaSとの連携で保存やリネーム、ダウンロード・アップロード作業を自動でおこなえるようになります。

②クラウドRPA「BizteX cobit」と標準連携

クラウドRPA「BizteX cobit」との標準連携が可能です。
自社で開発しているため、組み合わせやすさは業界トップクラス。業務自動化の幅を広げます。

【関連記事】>>【RPA活用事例まとめ】BizteX cobitの導入効果とは【業界別】

③独自のシステム連携テンプレートを用意

RPAを開発・提供するBizteXだからこそ提供できる、システム連携テンプレートを用意。
シンプルなUIこだわり、さまざまなアプリ・サービスをWeb上で容易に連携します。

SaaSを連携する方法

【DX事例】オンラインストレージ(クラウドストレージ)とiPaaSの連携具体例

オンラインストレージ(クラウドストレージ)×『BizteX Connect』における連携メリット

よりストレージを便利に、効率的に活用したい場合、ふだん活用しているさまざまなツールとの連携がおすすめです。連携によるメリットには、つぎのものが挙げられます。

①部署・社内での情報共有が自動化できる
②対応漏れや確認もれなどのヒューマンエラーを防止できる
③円滑な業務フローを構築できる
④業務効率化されたことで意思決定が早くなる
⑤作業を自動化することで少ない人員で対応可能になる

GoogleDriveやOneDriveなどのオンラインストレージ(クラウドストレージ)と、ふだん活用している業務管理ツールを連携することで、更新情報・進捗状況の確認などを、管理画面を開く必要なくおこなえるようになります。

これにより、スマホひとつで業務の進捗状況の確認がとれるため、チームメンバーのフォローも迅速におこなえるようになります。

以下では、OneDriveやGoogleDrive、boxを例に、オンラインストレージ(クラウドストレージ)とiPaaS『BizteX Connect』を用いた連携具体例を紹介します。

連携例▶メールに添付されたファイルをオンラインストレージ内に自動でアップロード

GoogleDriveにデータを自動保存する方法

OutlookやGmailなどメールに添付されたファイルを自動で取得し、GoogleDriveやbox、OneDriveなどのオンラインストレージに自動でアップロードします。
これにより、 取引先から毎月送られてくる請求書などを手作業で格納することなく、業務の効率化を実現します。

連携例▶メールに添付された各種書類データをオンラインストレージに自動保存し、チャットに作業完了を通知・報告

メールとOneDriveとSlackを連携する方法

メールで送付された請求書ファイルを、boxやOneDrive、GoogleDriveなどのストレージ内の指定フォルダに自動で保存・転送。
その後 SlackやChatwork、LINE WORKS、Microsoft Teamsなどのチャットに通知します。
これにより、対応漏れなどのミスを無くすだけでなく、スピード感のある対応を実現。顧客との時間創出にも寄与します。

連携例▶RPAでKPIレポートを定点観測し、オンラインストレージに自動格納、チャットに作業終了を自動通知

RPAとドライブとSlackを連携する方法

クラウドRPA『BizteX cobit』で取得したKPIレポートを、boxやOneDrive、Google Driveなどのストレージに自動格納し、その後 ChatworkやSlack、LINE WORKS、Microsoft Teamsなどのチャットに自動通知おこないます。
レポートの作成から格納、通知までを完全自動化できるため、分析・施策立案の時間を創出することが可能です。多くの工数がかかる業務を自動化することで、業務効率化に大きく寄与します。

連携例▶OCRで紙書類を文字データ化し、オンラインストレージに自動保存、チャットで作業完了を自動通知

DX SuiteとboxとChatworkを連携する方法

AI-OCR『DX suite』などで、書類を自動でデータ化した後、boxやOneDrive、GoogleDriveなどのストレージ指定フォルダへ自動保存します。
作業の完了後には、ChatworkやSlack、LINE WORKS、Microsoft Teamsの指定されたグループに自動で通知します。

連携例▶クラウドサインで契約書を締結したら、ファイルをオンラインストレージに自動格納しチャットに通知する

クラウドサインの連携方法は?

クラウドサインが締結になったら、締結済ファイルをboxやOneDrive、GoogleDriveに自動で格納し、SlackやChatwork、LINE WORKS、Microsoft Teams などのチャットに作業完了を通知します。
進捗をタイムリーに把握できるため、リードタイムを短縮し、業務効率化はもちろん、生産性向上にも寄与します。

連携例▶メールに添付された各種書類データをOCRでデータ化し、オンラインストレージに自動で格納

DX SuiteとOneDriveを連携

OutlookやGmailなどのメールに添付された各種書類を自動で文字データ化し、OneDriveやbox、GoogleDriveなどのオンラインストレージ内指定フォルダに自動で保存します。
これにより日々の処理時間を大幅に削減します。

連携例▶オンラインストレージにアップロードされた領収書や請求書ファイルを、経費精算システム内のファイルボックスへ自動アップロード

OneDriveと会計ソフトを連携

boxやGoogleDrive、OneDriveなどのオンラインストレージ内のフォルダにアップロードされた請求書や領収書のファイルを、freee会計などの経費精算システム内のファイルボックスへアップロードします。
ファイルの確認漏れを無くし、手動でのファイルアップロード作業を削減することで、作業品質の向上を実現します。

連携例▶オンラインストレージに各種書類を格納、異なる形式の書類を自動仕分・自動読み取り、作業完了をチャットに通知

GoogleDriveにデータを自動保存する方法

Google DriveやOneDrive、boxに異なる複数帳票を格納すると、自動で仕訳をおこないOCRが読取りを開始します。完了後にはChatworkやMicrosoft Teams、Slack、Chatworkの指定グループに自動通知します。

【無料トライアル】SaaSとSaaSのAPI連携はiPaaS『BizteX Connect』

オンラインストレージを連携することで自動化を実現

すでにSaaSを導入している場合、iPaaS「BizteX Connect」を併用することで、さまざまなソフトやアプリケーションを連携し、円滑な業務フローを構築します。SaaSとSaaSを連携することで、業務自動化による人件コストの削減はもちろん、業務効率化を実現します。

iPaaS『BizteX Connect』は、無料トライアルを実施中です。

無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、トライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

【関連記事】>>【業務自動化】LINE WORKSをAPI連携して生産性向上を図ろう
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【関連記事】>>【業務自動化】APIを使ったGoogleスプレッドシートの連携方法【BizteX Connect】

SaaSを連携する方法

【問い合わせ】SaaS連携・業務効率化、DXの悩みをお気軽にご相談ください

BizteXでは、プログラミング知識不要で簡単に使えるiPaaS「BizteX connect」クラウドRPA「BizteX cobit」デスクトップRPA「robop」の開発・提供をしています。

中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

iPaaSや業務効率化、業務の自動化、業務改善に関すること、その他クラウドサービス(RPAやAI-OCR、チャットボット)など、御社のお悩みをお聞かせください。

ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。

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