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【業務自動化の方法】APIを使ったGmail連携【BizteX Connect】

中小から大企業まで、業界・業種を問わずに利用されるGmail。Gmailは、チャットツールやストレージ、SFA、CRM、OCRなど各種業務管理ツールとの連携で、さらなる業務効率化が期待できます。本記事では誰でも簡単に操作できるシステム連携ツールiPaaS『BizteX Connect』を用いた自動化例を解説します。

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Gmailとは

▲https://www.google.com/intl/ja/gmail/about/

Gmailは、Googleが提供するフリーメールサービスです。無料プランが用意されており、1GBのクラウドスペースが提供されます。また、Googleサービスと含めると最大15GBにまで容量を増やすことも可能で、メインのメーラーとしてはもちろんのこと、他のメールシステムからの転送先としても利用できます。

WebメールとPOP3・SMTP、IMAPに対応しており、検索機能やセキュリティフィルタリング、チャットシステム、AIによる簡易返答「スマートリプライ」などの機能も利用可能です。会社規模や業界・業種を問わずに、ビジネス用メーラーとして利用する企業が増えています。

これだけでも十分便利なGmailですが、さらに上手に活用したい場合、iPaaSとの併用でより実用的なソリューション連携を実現します。

『Gmail』×『BizteX Connect』で広がる業務自動化の可能性

既出のように、魅力的な機能が満載のGmailですが、より効率化された業務フローの構築におすすめなのが、iPaaS『BizteX Connect』との併用です。

『Gmail』×『BizteX Connect』で、API連携を簡単に実現

Gmailは、SFAやCRM、チャットボット、RPAほか、さまざまなツールと連携し、業務自動化をすすめることでさらなる効率化を実現。Gmailをふだん利用しているサービスを連携することで、次の業務を自動化できます。

①指定のアドレスにメールを送信する
②メールを下書き保存する
③ラベルを更新する
④メールを検索する
⑤添付ファイルを自動取得する

iPaaS『BizteX Connect』については、以下で詳しく解説していきます。

iPaaS『BizteX Connect』とは

SaaSとSaaSを連携する「iPaaS」で複雑な連携をシンプルに

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツール。“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理を可能にします。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

iPaaS『BizteX Connect』の特徴

iPaaSが実現する効率化①:アプリをつなぐ

APIを利用し、クラウド・オンプレなど、複数のアプリやシステムを確実かつ安全に連携します。

iPaaSが実現する効率化②:データをつなぐ

アプリ(システム)間のリアルタイムでのデータ同期を実現。
重要資産であるデータ活用を強力にサポートします。

iPaaSが実現する効率化③:フローをつなぐ

異なるアプリ(システム)間をまたぐビジネスフローの設計・運用を可能にします。

【関連記事】>>【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説

【図説】iPaaSを用いた『Gmail』関連業務自動化例

①『Gmail』・『DX Suite』・指定のフォルダを連携

自動化例▶メールに添付された各種書類を文字データ化し、指定フォルダへ自動で保存

メールで送付された各種書類を自動で文字データ化し、指定のフォルダへ保存します。
これにより、経理などの事務業務に割いていた処理時間を大幅に削減します。

②『Gmail』・『LINE WORKS』を連携

自動化例▶Gmailで受信したメールの添付ファイルをLINE WORKSに連携

Gmailで受信した添付ファイルを取得し、LINE WORKSに自動で連携します。
メインのコミュニケーションツールがLINE WORKSの企業様において、メールを確認する手間を省くことができます。

③『Gmail』・『GoogleDrive』を連携

自動化例▶Gmailで受信した添付ファイルを取得し、フォルダを新規作成してファイルを自動アップロードする

Gmailで受信した添付ファイルを取得し、メールタイトルなどでGoogleDriveのフォルダを新規作成したのち、自動でファイルを自動でアップロードします。
これにより、取引先から毎月送られてくる請求書などを手作業で格納することなく、業務の効率化を実現します。

④『Gmail』・『BizteX cobit』・『freee会計』を連携

自動化例▶Gmailに記載されている請求書ダウンロードリンクから請求書ファイルを取得し、freee会計のファイルボックスへ自動アップロード

メール本文に記載されている請求書ダウンロードリンクから請求書ファイルを取得し、freee会計のファイルボックスへ自動アップロードします。
メールの確認漏れを無くし、手動でのファイルアップロード作業を削減することで、作業品質の向上を実現できます。

⑤『Googleスプレッドシート』・『Gmail』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートを更新したさいに、関係各所にメールで通知

スプレッドシートが更新されるたびに、ご利用中のGmailに通知をおこないます。
これにより、顧客管理業務においてスプレッドシートを活用している場合などには、更新された直後に関係者に通知できるため、情報共有の手間を省き効率化を促すことが可能です。

⑥『Gmail』・指定フォルダ・『Teams』を連携

自動化例▶メールに添付された請求書の自動保存と自動転送を実行

メールで送付された請求書ファイルを自動で保存・転送し、Teamsに通知します。
ヒューマンエラーによる対応漏れなどを無くし、業務効率化や顧客との時間創出を実現します。

⑦『Gmail』・指定フォルダ・『Chatwork』を連携

自動化例▶ メールに添付された請求書の自動保存と自動転送・通知を実行

メールで送付された請求書ファイルを自動で保存・転送しChatworkに通知します。
ヒューマンエラーによる対応漏れなどを無くし、業務効率化や顧客との時間創出を実現します。

⑧『Gmail』・指定フォルダ・『Slack』を連携

自動化例▶ メールに添付された請求書の自動保存と自動転送・通知を実行

メールで送付された請求書ファイルを自動で保存・転送しSlackの指定スレッドに自動通知します。
ヒューマンエラーによる対応漏れなどを無くし、業務効率化や顧客との時間創出を実現します。

⑨『Chat Plus』・『Pardot』・『Gmail』を連携

自動化例▶ チャットボットの登録情報をPardotに自動転記し、Gmailに通知

チャットボットに入力された顧客情報をPardotに自動登録し、Gmailに即座に通知を出すことができます。この通知は、SlackやChatworkに実行することも可能です。

【無料トライアル】『Gmail』とその他SaaSの連携はiPaaS『BizteX Connect』が実現します

iPaaS『BizteX Connect』は、無料トライアルを実施中です。

無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、2週間のトライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

【関連記事】>>【業務自動化】Chatworkと他システムをAPIを使って連携【BizteX Connect】

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【問い合わせ】業務自動化・効率化のご相談はこちらから

BizteX株式会社では、誰でも簡単に扱えるプログラミング不要なiPaaS『BizteX Connect』を開発・提供しています。

中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

iPaaSや業務効率化、業務の自動化、業務改善に関すること、その他クラウドサービス(RPAやAI-OCR、受発注システム)のことなど、御社のお悩みをお聞かせください。

業務自動化・効率化のお悩みは、ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。

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