【業務自動化】APIを使ったGoogleスプレッドシートの連携方法【BizteX Connect】

ビジネスユーザーの多いクラウド型表計算Webアプリ、Googleスプレッドシート。スプレッドシートはメールやチャット、SFA、CRMなど業務管理ツールとのデータ連携で、さらなる業務効率化ができます。本記事では誰でも簡単に操作できるシステム連携ツールiPaaS『BizteX Connect』を用いた自動化例を解説します。

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目次

【基本】Googleスプレッドシートとは

スプレッドシート連携の方法

表計算ソフトとして有名なアプリといえば、Microsoft社の『Excel』ですが、最近では無償で利用できるGoogle社の『Googleスプレッドシート』を利用する企業が増えています。

Googleスプレッドシートは、Excelと同じ用途で活用できるだけでなく、新規導入のさいやバージョンアップのさいにも一切費用はかかりません。インターネット上で使用するアプリケーションのため、ダウンロードやインストールの必要がないのも利点のひとつ。
さらに、スマートフォンやタブレット向けにスプレッドシートのアプリケーションも提供されているため、場所を選ばず業務を遂行できるの点もポイントでしょう。

このほか、同じくGoogle社が提供する『Googleドキュメント』や『Googleフォーム』などのアプリケーションと連動させることも可能です。
たとえばGoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連動させることで、作成したアンケート結果をGoogleスプレッドシートに落とし込み、データ処理の円滑化を図ることができます。

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iPaaS『BizteX Connect』で広がるGoogleスプレッドシート関連業務自動化の可能性

スプレッドシートとSaaS連携の方法

既出のように、魅力的な機能が満載のGoogleスプレッドシートですが、より効率化された業務フローの構築におすすめなのが、iPaaS『BizteX Connect』との併用です。

『Googleスプレッドシート』×『BizteX Connect』で、API連携を簡単に実現

Googleスプレッドシートは、SFAやCRM、チャットボット、RPAほか、さまざまなツールと連携し、業務自動化をすすめることでさらなる効率化を図ることができます。

Googleスプレッドシートとふだん利用しているサービスを連携することで、次の自動化を実現します。

①Googleスプレッドシート内の行の自動更新・自動追記
②Googleスプレッドシート内のセルの自動更新
③Googleスプレッドシート内の値の自動クリア
④Googleスプレッドシート内シート全ての値の自動クリア
⑤Googleスプレッドシート内のデータの自動検索
⑥Googleスプレッドシート内の指定した範囲のセルを自動取得
⑦Googleスプレッドシート内の指定した範囲の自動更新

Googleスプレッドシートまわりの上記業務を自動化することで業務効率化はもちろん、生産性向上にも大きく寄与する業務フローの構築を実現します。

iPaaS『BizteX Connect』については、以下で詳しく解説していきます。

スプレッドシート連携の方法

iPaaS『BizteX Connect』とは

スプレッドシート連携の方法

SaaSとSaaSを連携する「iPaaS」

iPaaS(アイパース)とは、Integration Platform as a Service(インテグレーション プラットフォーム アズ ア サービス)の略称です。サービスとサービスを繋ぐことで、統合したフローを構築し、実行・管理するクラウドサービスです。

クラウドサービス(SaaS)ごとに管理されているデータを統合し、システム間の連携を円滑にするため、「橋渡し役」としての機能を持つとイメージしやすいかもしれません。

これはたとえば、タスク・進捗管理業務において、Googleスプレッドシート上で情報が更新された場合に、Chatworkやslack、Gmailに通知(あるいは登録情報)を送るといった具合です。

これにより、業務自動化や効率化を加速させることで、個人はもちろん組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

また、クラウドサービスとクラウドサービス同士をつなげることはもちろんのこと、オンプレミス型やデスクトップ型にも対応可能です。

システム連携プラットフォーム『BizteX Connect』が実現する業務効率化

スプレッドシート連携の方法

『BizteX Connect』は “複雑なシステム連携をシンプルに” します

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。
複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

また、接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理も可能。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

【関連】>>【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説

iPaaS『BizteX Connect』の特徴

①さまざまなシステムとシステムを、簡単につなぐ

「誰でも簡単にシステム連携ができるように」を第一に開発されているため、操作時にはプログラミング知識は必要ありません。
また、クラウドサービスとしてサブスクリプション型での提供のため、開発コストや管理コストもかかりません。

②連携シナリオを一元管理できる

管理画面上で、連携サービス状況を一元管理することが可能です。
編集・実行・管理も同じ画面上でおこなえるので業務効率も向上。さらに、稼働監視システムも不要です。

③クラウドベースのため、安価に手早くシステム連携を実現する

クラウドベースのため、素早く連携が可能です。専用のPCやサーバの設置は必要ありません。

④随時アップデート対応

クラウドベースのため、仕様変更時には随時アップデートが可能です。ユーザーからの機能要望にも柔軟に対応します。
アップデート時には、再インストールが可能なので、将来の拡張性も担保します。

『Googleスプレッドシート』と『BizteX Connect』が創出する業務自動化メリット

スプレッドシート連携の簡単な方法を紹介!

すでにGoogleスプレッドシートを活用している場合、『BizteX Connect』との併用で、さまざまなソフトやアプリケーションとの連携が可能です。

この連携により、業務自動化による作業工数の削減や人件コストの削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止や脱属人化の実現にも大きく寄与します。

以下で、iPaaS『BizteX Connect』を用いてGoogleスプレッドシートとその他システムを連携したさいの業務自動化例を詳しくご紹介します。

【図説】iPaaSを用いた『Googleスプレッドシート』関連業務データ連携の自動化例

①『Googleスプレッドシート(Google sheets)』と『Gmail』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートを更新したさいに、関係各所にメールで通知

スプレッドシート連携の簡単な方法

スプレッドシートが更新されるたびに、ご利用中のGmailに通知をおこないます。
これにより、顧客管理業務においてスプレッドシートを活用している場合などには、更新された直後に関係者に通知できるため、情報共有の手間を省き効率化を促すことが可能です。

②『Googleスプレッドシート(Google sheets)』と『Chatwork』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートを更新したさいに、関係各所にチャットで通知

スプレッドシート連携の簡単な方法

スプレッドシートが更新されるたびに、ご利用中のChatworkに通知をおこないます。
これにより、顧客管理業務においてスプレッドシートを活用している場合などには、更新された直後に関係者に通知できるため、情報共有の手間を省き効率化を促すことが可能です。

③『Googleスプレッドシート(Google sheets)』と『Slack』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートを更新した際に、関係各所にスレッドで通知

スプレッドシートとチャット連携の簡単な方法

スプレッドシートが更新されるたびに、ご利用中のSlackに通知をおこないます。
これにより、顧客管理業務においてスプレッドシートを活用している場合などには、更新された直後に関係者に通知できるため、情報共有の手間を省き効率化を促すことが可能です。

④『Chat Plus』・『Googleスプレッドシート(Google sheets)』・『LINE WORKS』を連携

自動化例▶チャットボットで申請した内容をスプレッドシートに連携し、LINE WORKS通知

スプレッドシートとチャット連携の簡単な方法

チャットボットでユーザーが申請した入力内容をスプレッドシートに自動連携し、LINE WORKSワークスやSlack、Chatworkなどのチャットツールに通知します。

⑤『MiiTel』と『Googleスプレッドシート(Google sheets)』を連携

自動化例▶MiiTelの通話ログをスプレッドシートに自動連携

スプレッドシート連携の簡単な方法

MiiTelの通話ログを指定のGoogleスプレッドシートに自動出力します。
これにより、レポート作成業務にかかる手間を大きく削減し、業務効率化を実現します。

⑥『kintone』・『Googleスプレッドシート(Google Sheets)』・『RPA』・『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneで絞り込んだレコードを表データとして取得し、リストデータを作成、MAに自動で登録する。

スプレッドシート連携の簡単な方法

kintoneで「特定の業界」や「今月作成データ」など、目的に応じて抽出したレコードをGoogleスプレッドシートの表データとして、自動取得します。
さらに取得したデータをHubSpotに自動インポートすることにより、顧客のフェーズや業種・業界にあわせた最適な情報を届けられるようになります。

⑦『Googleスプレッドシート(Google Sheets)』と『Salesforce』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートでリストチェックをし、取引先DBのレコード内容を自動で更新する。

スプレッドシートとSalesforceを連携させて自動更新

取引先の反社チェックをおこなった後にGoogleスプレットシートに結果をまとめ、取引先DBのレコードに調査した内容を自動更新します。

⑧『Googleスプレッドシート(Google Sheets)』・『Googleドライブ』・『Slack』を連携

自動化例▶Googleスプレッドシートに自動出力し、見積書の自動発行をおこなう。作業内容をSlackに通知。

スプレッドシートとgoogleドライブを連携し、Slackに通知を送ります

見積もり情報をGoogleスプレッドシートに自動で出力し、見積書としてPDF化。さらに完成ファイルをファイルストレージに格納し、Slackへ通知をおこないます。

⑨『Salesforce』・『Googleスプレッドシート (Google Sheets) 』・『Zoom』を連携

自動化例▶新規リード情報を基に、zoomミーティングを自動で生成します

『Salesforce』・『Googleスプレッドシート』・『Zoom』を連携

Salesforceに登録された新規リードリストを一日毎に出力し、そのリード情報を基にzoomURLを自動作成します。これにより個別登録の工数を削減し、業務を効率化します。

⑩『KING OF TIME』・『Google スプレッドシート (Google Sheets) 』・『Slack』を連携

自動化例▶残業や休暇申請をSlackに通知する

勤怠管理システムとスプレッドシートを連携する方法

KING OF TIME上で申請された残業や休暇申請情報を取得。Googleスプレッドシート上の社員情報と照らし合わせて、申請者の上長宛てにSlackに通知します。
これにより、 申請の確認漏れ防止や、対応スピードのアップが実現できます。

⑪『Slack』と『Googleスプレッドシート (Google Sheets) 』を連携

自動化例▶特定のスタンプが押されたメッセージ情報を、Googleスプレッドシート (Google Sheets) に自動出力

slackとスプレッドシートを連携する方法

slack内特定のチャンネルに投稿されたメッセージに対して指定したスタンプが押された場合に、その内容をGoogleスプレッドシートに転記します。
承認可否や確認スタンプを用意することで、承認・確認対応の簡略化が可能になります。

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【無料トライアル】『Googleスプレッドシート』とその他SaaSのデータ連携はiPaaS『BizteX Connect』が実現します

スプレッドシート連携の簡単な方法

iPaaS『BizteX Connect』は、無料トライアルを実施中です。

無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、2週間のトライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

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中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

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スプレッドシート連携の簡単な方法
スプレッドシート連携の簡単な方法RPA活用編

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