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kintoneと他システムをAPI活用で簡単データ連携!【BizteX Connect】

業界問わず導入がすすむ業務改善アプリ『kintone』(キントーン)。GoogleDriveやGmail、boxなどとシステム連携することで業務効率化・業務改善が期待できます。本記事ではプログラミングの知識がない方でも簡単に操作できるシステム連携ツールiPaaSを用いた業務自動化例をご紹介します。

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目次

業務システム基盤『kintone』とは

kintoneとは
kintone▶https://kintone.cybozu.co.jp/

サイボウズ株式会社が提供する『kintone』は、日報・問い合わせ管理・タスク管理・交通費申請といったさまざまな業務用アプリを搭載した、業務効率化を実現する「業務システム基盤」です。導入実績も豊富で、人材派遣サービス業界や不動産業界、製造業界、広告業界など、さまざまな業界で導入されています。

『kintone』には部署や業種別に活用できる100以上ものサンプルアプリが組み入れられています。このほか、オリジナルアプリも作成可能で活用の幅も自由に拡張可能。さらに、社内の共有データをクラウド上で一元管理することにより、業務の属人化を防止できます。

チャット機能も搭載されており、社内外におけるコミュニケーション活性化を支援するほか、PCはもちろん、タブレットやスマートフォンでの利用も可能です。

iPaaS『BizteX Connect』で広がる業務自動化

kintone連携

既出のように魅力的な機能が満載の『kintone』ですが、より業務の効率化をはかるためにおすすめなのが、iPaaS『BizteX Connect』との併用です。

『kintone』×『BizteX Connect』API連携

既に(2021年8月現在)リリース済のAPI連携コネクタでは、kintoneで作成したアプリへのデータ登録・修正・更新・書き出し・読み込みなどの処理の自動化を、プログラム不要、画面操作のみで可能にします。

『BizteX Connect』を用いることで、 具体的に以下の作業の自動化を実現します。

■kintoneアプリへのレコード登録
■kintoneアプリからレコード取得
■kintoneアプリからレコード一括取得
■kintoneアプリへのファイルアップロード
■kintoneアプリからファイルダウンロード
■kintoneアプリ プロセス管理でのステータス変更の検知

iPaaS『BizteX Connect』について、以下で詳しく解説していきます。

iPaaS『BizteX Connect』とは

iPaaSとは

SaaSとSaaSを連携する「iPaaS」

iPaaSとは、Integration Platform as a Serviceの略称です。
サービスとサービスを連携することで、統合したフローを構築し、実行、管理するクラウドサービスをさします。

iPaaSは、クラウドサービス(SaaS)ごとに管理されているデータを統合し、システム間の連携を円滑にするなど、あらゆるサービス同士をつなげます。「橋渡し役」をイメージするとよりわかりやすいかもしれません。

これはたとえば、『kintone』内に設置されたフラグが更新されたら、『Chatwork』や『slack』に通知を送るといった具合です。これにより、業務自動化や効率化を加速させることで、個人はもちろん組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

また、クラウドサービスとクラウドサービス同士をつなげることはもちろんのこと、オンプレミス型やデスクトップ型にも対応可能です。

『BizteX Connect』は “複雑なシステム連携をシンプルに” します

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。
複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

また、接続にはAPIを利用します。そのため、確実で安全な連携やデータの高速処理が可能です。
さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

システム連携プラットフォーム『BizteX Connect』が実現する業務効率化

BizteX Connectとは

【iPaaSが実現する効率化①】アプリをつなぐ

APIを利用し、クラウド・オンプレなど、複数のアプリやシステムを確実かつ安全に連携します。

【iPaaSが実現する効率化②】データをつなぐ

アプリ(システム)間のリアルタイムでのデータ同期を実現。
重要資産であるデータ活用を強力にサポートします。

【iPaaSが実現する効率化③】フローをつなぐ

異なるアプリ(システム)間をまたぐビジネスフローの設計・運用を可能にします。

【関連】>>【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説

iPaaS『BizteX Connect』の特徴

①さまざまなシステムとシステムを、簡単につなぐ

「誰でも簡単にシステム連携ができるように」を第一に開発されているため、操作時にはプログラミング知識は必要ありません。
クラウドサービスとしてサブスクリプション型での提供のため、開発コストも不要です。

②連携シナリオを一元管理できる

管理画面上で、連携サービス状況を一元管理することが可能です。
編集・実行・管理も同画面でおこなえるので、簡単に扱えます。さらに、稼働監視システムも不要です。

③クラウドベースのため、安価に手早くシステム連携を実現する

クラウドベースのため、素早く連携が可能です。専用のPCやサーバの設置は必要ありません。

④随時アップデート対応

クラウドベースのため、仕様変更時には随時アップデートが可能です。機能要望にも柔軟に対応します。
アップデート時には、再インストールが可能なので、将来の拡張性も担保します。

『kintone』と『BizteX Connect』が創出する業務自動化メリット

kintoneを連携する方法

すでに『kintone』を導入している場合、『BizteX Connect』を活用することでさまざまなソフトやアプリケーションとの連携が可能です。

この連携により、業務自動化による作業工数の削減や人件コストの削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止や脱属人化の実現にも大きく寄与します。

以下で、iPaaS『BizteX Connect』を用いて『kintone』とその他システムを連携したさいの業務自動化例を詳しくご紹介します。

【図説】iPaaSを用いた『kintone』関連業務自動化のデータ連携例

①『MiiTel』・『kintone』・『slack』を連携

自動化例▶MiiTelから通話ログを取得し、kintoneに自動で登録、slackに通知する。

kintoneを連携する方法

MiiTel営業で取得した通話要約文を、kintoneに自動で連携します。
また、slackやChatworkなどのチャットツールに自動で通知することが可能です。

②『kintone』と『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneに既に存在するレコード内容を自動で更新する。

kintoneを連携する方法

HubSpotなどのMAのフォームから新たな情報が追加された場合、kintoneに既にあるレコードの情報を複数更新することができます。
これにより、重複入力の手間を削減できるだけでなく、MA側に入っている情報がSFAには入っていないという状況を改善します。

③『kintone』・『Google Sheets』・『RPA』・『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneで絞り込んだレコードを表データとして取得し、リストデータを作成、MAに自動で登録する。

kintoneを連携する方法

kintoneで「特定の業界」や「今月作成データ」など、絞り込んだレコードを表データとして自動で取得します。
たとえばその後、取得したデータをHubSpotなどのMAにインポートすることで、お客さまのフェーズや業界にあわせた最適なコンテンツをお届けすることが可能になります。

④『kintone』と『Chatwork』を連携

自動化例▶kintone内のステータス変更を検知して、Chatworkに通知する

kintoneとチャットを連携する方法

kintoneのプロセスにおいてステータスの変更があった場合に、Chatworkやslackといったチャットツールで通知を飛ばすことができます。
たとえば、「見積り」のステータスが“申請中”から“承認済”に変更された場合に、リアルタイムで通知されるため、お客さまの温度感が高いうちに見積りのご案内をおこなうことが可能になります。

⑤『kintone』と『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneのレコード情報を元に、コンタクトリストを作成

kintoneを連携する方法

kintoneのレコード情報を用いて、HubSpot内のコンタクトリストを自動で作成します。

⑥『kintone』と『HubSpot』を連携

自動化例▶HubSpotのコンタクトリストにコンタクトを新規追加

kintoneを連携する方法

kintoneのレコード情報から作成されたコンタクトをコンタクトリストに自動追加します。 契約中の顧客のみにメールを送付するためのコンタクトリストの作成などを自動化し、業務効率を向上します。

⑦『kintone』と『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneで更新した情報をHubSpotのコンタクトへ連携

kintoneをHubSpotに連携する方法

kintoneで更新した情報を元に、HubSpotのコンタクトを更新します。 各種施策やkintone側で追加入力した情報をHubSpotへ同期することで、常に最新の情報を持ったコンタクトリスト作成が実現します。

⑧『kintone』と『Googleカレンダー』を連携

自動化例▶kintoneに登録された商談情報をもとに、Google カレンダーに予定を自動登録

kintoneをGoogleに連携する方法

kintoneに登録された商談情報をもとに、Google カレンダーに予定を登録します。 手作業でのカレンダー登録作業を省き、関係者へのカレンダー招待を自動化することで予定共有の漏れを無くし業務の効率化を実現します。

⑨『kintone』・『Salesforce』・『Slack』を連携

自動化例▶kintoneのステータス変更に合わせて、Salesforceを自動で更新

『kintone』・『Salesforce』・『Slack』を連携

一意のIDを共通で持たせておくことで、kintoneのステータス変更を検知しSalesforceの該当レコードを自動更新します。さらに、同時にチャットツールへの投稿も可能。これにより、作業や共有にかかる工数削減を実現します。

⑩『LINE WORKS』と『kintone』を連携

自動化例▶LINE WORKSのトークbotからkintoneへコメント書き込み

案件管理や、社内議論の会話ログをkintoneアプリコメントに連携します。LINE WORKS投稿時に自動連携されるため、転記工数削減やヒューマンエラーによる抜け漏れを防止します。

⑪『kintone』と『Chatwork』を連携

自動化例▶kintoneのレコード追加や編集を検知して、Chatworkに通知する

kintoneのレコードの新規追加や編集、削除の情報を自動で検知し、ChatworkやSlackなどのチャットツールに自動で通知します。これにより、チームメンバーへの共有にかかる工数削減を実現します。

⑫『kintone』・『Googleスプレッドシート(Google Sheets)』・『BizteX cobit』・『HubSpot』を連携

自動化例▶kintoneにて特定の条件で絞り込んだレコードを表データとして自動取得し、リストデータを作成、HubSpotに自動でインポート

kintoneで「特定の業界」や「今月作成データ」など絞り込み抽出したレコードを表データで自動取得します。
それにより、取得済みデータをMAに自動インポートすることで、顧客のフェーズや業界・業種にあわせた最適なコンテンツをお届けすることにも活用でき、スピーディーな施策実行に寄与します。

⑬『kintone』と『Outlook』を連携

自動化例▶kintoneに登録された商談情報をもとに、Outlookのカレンダーに予定を自動登録

kintoneに登録された商談情報をもとに、Outlookのカレンダーに予定を自動で登録します。
手作業でのカレンダー登録作業をなくし関係者へのカレンダー招待を自動化することで、工数削減・予定共有の漏れを防止し、業務効率化を実現します。

⑭『kintone』と『SPIRAL』を連携

自動化例▶CRMに登録があった取引先データを、SPIRALのデータベースに登録

kintoneとSPIRALを連携

kintoneに新規登録された取引先情報を自動で取得し、SPIRALのデータベースに転記・登録します。
メインの管理システムをSPAIRALに、フロントで扱うCRMをkintoneに使いわけている場合に、手動での転記工数を削減します。

※上記は自動化例の一例です。

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【関連記事】>>【業務自動化】会計ソフト『freee会計』をシステム連携する方法【BizteX Connect】

【関連記事】>>【業務自動化】APIを使ったGoogleスプレッドシートの連携方法【BizteX Connect】

【無料トライアル】kintoneとその他SaaSの連携はiPaaS『BizteX Connect』が実現

kintoneをシステム連携する方法

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無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、2週間のトライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

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