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【テレワーク】勤怠管理の方法と課題とは。システム連携で効率化を図ろう

ここ最近の傾向を受けてリモートワークを推進する企業も増えてきていますが、そこで煩雑化、複雑化した業務のひとつが勤怠管理です。例えば、出社時は打刻、リモート出社時は別のシステムを利用していた場合、社員の勤怠管理をまとめるのは今まで以上に労力を必要とします。そこで活用したいのがiPaaSで、導入により打刻の効率化、さらに出勤チェックの可視化が期待できます。

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勤怠管理の課題はシステム連携で解決する

多くの管理システムが存在する勤怠管理システムですが、それぞれ機能としては充実しているものの、働き方の多様化によりその管理は複雑化してきています。

リモートワークの普及により勤怠管理は煩雑化していますが、ツールの活用で勤怠管理を一元管理することも可能です。

まずは勤怠管理業務や勤怠管理システムの現状と、現在における課題点を押さえましょう。

勤怠管理業務、勤怠管理システムの現状

勤怠管理業務とは

勤怠管理は文字通り、社員の勤怠を管理することです。

勤怠管理の目的は、企業や事業所がそこで働く社員の就業状況を適正に把握することにあります。具体的な方法としては、タイムカードやICカードなどの勤怠管理システムを利用し、始業から終業までの時刻や時間外労働、さらに有給休暇などの取得状況を確認します。

勤怠管理業務を正しくおこなうことで、企業や事業所は適正な賃金の支払いをおこなえるだけではなく、過剰労働を早期に発見し予防することも可能になるのです。

勤怠管理システムとは

一般的な勤怠管理システムは主に勤怠データの集計作業の簡素化、人件費のリアルタイム把握、これらにかかる業務の効率化、ペーパレス化などによるコスト削減などを目的に作られています。

勤怠管理システムの有名どころといえば、株式会社Donuts「ジョブカン」や株式会社デジジャパン「タッチオンタイム」、株式会社ヒューマンテクノロジーズの「KING OF TIME」などでしょう。
これらの勤怠管理システムはサービスはクラウド上での管理も可能で、社員が自分のPCやタブレット、スマホなどさまざまなデバイスから打刻できるようになっています。

また、データを管理する際も従来のタイムカードのようにExcelなどに入力する手間を省いてCSVなどで吐き出せるため、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止します。

勤怠管理システムの課題点

先に上げた通り、勤怠管理システムの喫緊の課題として「テレワークの導入による労働時間の管理と、申請が適正かどうかの判断」が挙げられます。

例えば自宅での勤務では勤怠を自己申告制にすることで、さぼる社員が出てきたり、働きすぎによるサービス残業が発生するケースもあるでしょう。

リモートワーク時の勤怠管理には、PCやタブレット、スマートフォンで打刻できるクラウド型の勤怠管理システムがおすすめなのですが、すでに導入している勤怠管理システムがこれらの問題に対応できていない場合は、めんどうなシステムの切り替えをおこなわなければなりません。

ここで活用したいのが、iPaaSにほるシステム連携です。

iPaaSとは

iPaaS(アイパース)とは、Integration Platform as a Serviceの略称で、複数のシステムを連携して業務自動化を実現するサービスのことです。

たとえば、
・バラバラに管理されているデータを統合する
・システム間の連携を円滑にする

など、あらゆるサービス同士をつなげる「橋渡し役」として機能します。

iPaaSはクラウド型のサービス同士をつなげるのはもちろん、オンプレミス型との連携も可能です。

たとえば、勤怠システムで「出勤ボタン」が押されたら、Slackにも自動で通知されるといった具合です。iPaaSは業務の自動化・効率化を加速させるため、生産性向上が期待できるというわけです。

「システム連携」は勤怠管理においてどのようなことを実現するのか

リモートワーク時に上司が部下の勤怠状況を確認するさい、勤怠管理システムへログインして担当者の管理ページへ行き、勤怠情報を確認するという作業が発生します。

ここで登場するのが、システムとシステムの橋渡し役「iPaaS」です。
普段利用するチャットツールと勤怠管理システムを連携させることで、打刻の効率化および見える化を実現します。

Slack等コミュニケーションツールに出勤・退勤状況を通知できる

システム連携

従来、従業員が出勤・退勤したさい、勤怠システム上から出勤・退勤の打刻をし、さらにSlackなどのコミュニケーションツールを通した業務開始・業務終了の報告が必要でした。

iPaaSにより、勤怠システムとSlackなどのチャットシステムを連携することで、勤怠システム上で打刻した情報をチャットに通知することが可能になります。
これにより、打刻作業の効率化だけでなく出勤・退勤の可視化もできるようになります。

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iPaaS×RPAで実現する「勤怠管理と経路検索・運賃計算システムの連携」

働き方が自由になった昨今では、従来のみなしベースの定期券購入などではなく、出社ベースでの交通費生産を実施する企業を増えています。これを領収書やICカードのデータと、勤怠実績を見比べながらチェックするのは煩雑ほかありません。

そこでiPaaStoRPAを活用することで、勤怠管理システムと経路検索・運賃計算システムが連携され、一人ひとりの月ごとの交通費の算出業務を自動化できるようになります。

システム連携のお問合せはこちらから

働き方改革などにより業務負担が増えた勤怠管理は、特にiPaaSによるシステム連携により、効率化を進めるべき業務のひとつと言えます。

今回ご紹介した例以外にも、勤怠管理システムと連携させることで、業務効率化はもちろん、人事評価制度に活用することも可能です。

勤怠管理における課題を解決したいとお考えの方は、Biztexまでお問い合わせください。

業務効率化や業務の自動化、業務改善に関すること、クラウドサービス(RPAやiPaaS、AI-OCR、チャットボット、受発注システム)のことなど、ぜひお気軽に御社のお悩みをお聞かせください。

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