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【DX】GoogleやSFA、CRMをSlackやChatworkに連携。SaaS導入企業の課題を解決する方法【相談無料】

SlackにChatwork、LINE――今や案件ベースとなれば、自社だけでなく他社を含む外部とのやり取りにおいてはメール以上に活用されることが多いビジネスチャット。以前であれば、就業と同時にPCを開いた後はメーラーを起動していたのが、いつの間にかまずはビジネスチャットの確認が先という方も少なくないと思います。このようにビジネスの中心に据えられたビジネスチャットを他システムと連携させることで、情報伝達の抜け漏れや、一元管理を実現するという動きが進んでいます。今回はiPaaSを活用し、ビジネスチャットと他システムを連携させることによる可能性に迫ります。

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SFA、CRMとチャットを連携させるには?

テレワークやリモートワークが進むいま、注目されているコミュニケーションロス問題。コミュニケーションロスにより、事業推進力の低下やミスの発生が目立つようになりました。そこで期待されているのが、ビジネスツールの真ん中に据えられているビジネスチャットの他システムとの連携です。ここではまず、連携の橋渡し役となるiPaaSについて解説します。

コミュニケーションロスを防ぐビジネスチャットについては以下の記事で詳しく説明しています。

iPaaS(アイパース)とは?

iPaaSの説明の前に、SaaS(Software as a Service)について軽く触れておきましょう。SaaSとはインターネットを介して利用できるクラウドサービスで、具体的にはGoogle WorkspaceMicrosoft Office 365DropboxSlackZoomなどを指します。これらソフトウェア、インフラ、ハードウェアなどを、インターネットを経由して、利用したい分だけをレンタルして、月額料金を支払う形のサービスです。

「データの点在化」と「想定外のコスト」問題を解決

導入コストがかからないこと、メンテナンスなどの必要や、専門のエンジニアを必要としない点で多くの企業で導入されているSaaS。ですが、サードパーティー製のこれらのサービスを導入したことで発生した弊害があります。それがデータの点在化です。

それぞれのシステムが独立しているため、情報を収集するには手作業で転記したり、自社あるいは社外エンジニアに依頼して連携できるプログラムを開発する必要があります。結果、皮肉なことにここで想定外の作業コスト・発注コストが発生してしまうのです。

そこで注目を浴びているのがiPaaSです。iPaaSは異なるシステム間にあるAPIを活用して連携し、業務を自動化することができるのです。もちろん、既に連携機能を備えているSaaSを選ぶという方法もありますが、ノンプログラミングでも連携設定ができることもiPaaSのメリットとして挙げられます。

iPaaSにもいろいろなものがあり、連携設定テンプレートが豊富にあるものもあれば、分かりやすいUIで簡単な操作で設定することができるものもあり各製品ごとに個性がありますが、この異なるシステムを連携させるという特性こそが、現状のトレンドが求められているのです。

RPAとiPaaSの違いとは?

業務の自動化というとRPAも注目を浴びていますが、その役割、業務領域は異なります。

どちらかと言えば、iPaaS以上に市民権を得ているRPA(Robotic Process Automation)は、もともと「人間のデジタル行動を模倣するソフトウェアベースのロボット (ボット) で、繰り返しのタスクを自動化する」ことが目的です。具体的に言えば、画面操作の模倣が役割となります。こちらもオンプレミスでもクラウドでも連携できる上、APIがなくても連携できるという違いをもつ一方で、UIの変更が頻繁におこなわれるシステムでは、連携が停止するリスクがあるほか、大量のデータ連携をおこなうものは低速になりがちです。

一方のiPaaSは「クラウド上でのデータ/アプリケーション/APIの連携/統合」が目的で、UIの変更によってシステムが停止するということは基本的にありません。

このように基本的な目的、作られた経緯が異なる2つのシステムですが、最近ではRPAがiPaaSの機能を持ち、iPaaSがRPAの機能を持つというものも増えてきているのも事実です。

iPaaSとチャットを連携させることで実現できる事例

iPaaSを利用してビジネスチャットを他システムと連携させることで、ビジネス上どんなメリットを享受できるのでしょうか。ここでは、ビジネスチャットを連携させた場合のいくつかの例についてご紹介します。

事例①SFA/CRMの情報をチャットツールに通知

営業支援システムSFAや、顧客管理のCRMに登録された商談、顧客情報をビジネスチャットに通知するという方法です。

常にビジネスチャットを開いている状態が多い現在のビジネスシーンにおいて、リアルタイムに情報の更新の確認ができるため、稟議などの工程の時間の短縮化に繋がり、また、日報などによる商談の報告を割愛することができます。

結果、営業活動の効率化、迅速化が図れるようになるのです。

事例②クラウドサインで契約が締結済みになったらチャットツールに通知

リモートワークの増加により、普及が進んだ業務の一つに契約に関するフローがあります。最近ではクラウドサインを採用している企業も増えています。

一方で、自らの手で上長などの了承を得る旧来の方法と異なり、「今、どういった状態のなのか」「誰の手に渡っているのか」やきもきするシーンも少なくないはず。そこで、例えばクラウドサインで契約が締結済みとなったタイミングでチャットツールに通知される形となっていれば、こういったストレスから解放されます。

事例③GoogleformやGoogleスプレッドシートが更新されたらチャットツールに通知

多数が同時にアクセスし、リアルタイムで情報を更新できるGoogleスプレッドシートや、アンケートの作成、分析ができるGoogleformをProjectなどで活用することは少なくないでしょう。これらの更新があった際に、チャットツールに報告される仕組みを構築しておけば、“待っている”無駄な時間を排して、時間を効率的に使えます。また、「更新されたかどうかわからない」「見逃す」といったミスを最小限にできます。

業務の自動化・効率化のお悩みはBizteXにご相談ください【相談無料】

単なるチャット機能だけでなく、ビデオ会議、ファイル格納などの機能ももつことでメールに代わって、ビジネスシーンの中心に据えられたビジネスチャット。報告をベースに、このビジネスチャットと他システムを連携することによるメリットはここまで述べてきたようにかなり大きいです。

ビジネスチャットと他システムの連携に可能性を感じた方、そもそもiPaaSとは何か、ご興味をもった方はお気軽にBiztexまでお問い合わせください。

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