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【テレワークの問題点】企業の課題を解決する方法・業務効率化のツールとは?【相談無料】

働き方の柔軟性を高め、これまで必要だったランニングコストを大幅にカットできるテレワーク。一方で、業務効率や生産性が下がったと感じている経営者も少なくありません。本記事では、テレワークでも業務効率を低下させない方法と、新しいワークスタイルにあわせて導入を検討すべきツールについてご説明します。

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いまや当たり前になった「テレワーク」という働き方

新型コロナウイルスの感染拡大防止を目的に、日本国内で発令された緊急事態宣言。外出自体を控えるなかで「働き方」までもが変わりました。それが、いまや当たり前のように耳にする新しいワークスタイル「テレワーク」(在宅ワーク)という働き方です。

テレワークは、政府により打ち出された「働き方改革」や出産、退職といった「ライフステージの変化」に伴う人材不足解消のために国をあげて導入が推奨されています。テレワークには、企業と従業員の双方に次のようなメリットがあります。

■テレワーク企業側のメリット
①大幅なコスト削減が期待できる
②ワークライフバランスの改善を図れる
③自然災害(感染症の流行)時にも事業を継続できる

■テレワーク従業員側のメリット
①通勤時のストレスがなくなる
②住んでいる場所に捉われずに働ける
③ライフスタイルに合わせた働き方ができる

以下で一つずつ詳しく見ていきましょう。

テレワークにおける企業側のメリットとは?

企業側のメリット①:大幅なコスト削減が期待できる

在宅勤務者が増えることでオフィススペースには空きがうまれます。これまでは社員の人数ぶん購入していたデスクや椅子、棚などの用意も必要なくなり、さらに事業所自体を小規模化、もしくは統合などで一部廃止することも可能です。これにより賃料の削減はもちろんのこと、そこにかかる水道光熱費・通信費をカットすることができます。

企業側のメリット②:ワークライフバランスの改善を図れる

ワークライフバランスとは「仕事の時間」と「プライベートの時間」の両方を充実させるための考え方です。日本ではいま、長時間労働が喫緊の課題として問題視されています。

とはいえ、長時間労働の問題を是正するさい、「時間外労働の禁止」や「労働時間の制限」をするだけでは根本的な解決は難しいのが実情です。
この場合有効なのが、業務フロー自体を見直すこと。業務フローの見直しの中で洗い出した無駄を削減することで、自然と長時間労働の改善が期待できます。

また、優秀な人材であっても出産や育児などのライフイベントにより、退職や転居の選択をせざるを得ず、オフィスへの出勤が難しくなる場合もあります。こうしたライフイベントが発生したさいにもテレワークが導入されていれば、これまで本人の希望や意思に反して退職を選択せざるを得なかった働く世代や高齢者、障がい者などさまざまな人材を雇用できるようになります。

従業員一人ひとりがライフスタイルに合わせた働き方を選べるようになることで、社員全体のワークライフバランスの改善が図れます。さらにいえば、ワークライフバランスが改善されることで、従業員満足度が高まり離職率の低下にもつながるでしょう。

企業側のメリット③: 自然災害(感染症の流行)時にも事業を継続できる

自然災害や感染症の流行によって、出社ができない状況となる場合もあります。この時、テレワークが導入されていない場合は業務の遂行がむずかしく、完全に事業が停止してしまうこともあり得ます。

テレワークの導入が進んでいれば、従業員は場所を選ばずに業務をおこなうことができるため、自然災害や感染症の流行など予期せぬ事態においても問題なく事業の継続ができるでしょう。また、データをGoogleDriveやboxといったサービスでクラウド管理していれば、サーバ破損のさいにも大切なデータを失うことはありません。

テレワークにおける従業員側のメリットとは?

従業員側のメリット①:通勤時のストレスがなくなる

通勤が不要になれば、それに要していた時間を他のことに使えます。十分な睡眠時間を確保したり、趣味の時間に使ったり。さらに満員電車から開放されれば、ストレスが減って仕事にも集中できることでしょう。

従業員側のメリット②:住んでいる場所に捉われずに働ける

出社する必要がないテレワークは、居住地に捉われない就業が可能です。たとえば東京にオフィスを構えている場合であっても地方の両親のもとで暮らし、業務にあたることができるようになるでしょう。

従業員側のメリット③:ライフスタイルに合わせた働き方ができる

令和のいま、従業員一人ひとりのライフスタイルは大きく変化しています。共働き家庭が増え、副業やWワークが浸透し、資格取得を目的に学校に通う人も多くなってきました。
在宅で仕事ができれば、複合的なスケジューリングが可能になるため、こうしたライフスタイルに合わせた働き方ができるようになります。

企業と従業員の双方にとってメリットの大きいテレワークという新しいワークスタイル。
…とはいえ、冒頭でもお伝えしたようにテレワークにもやはりデメリットはあります。働き方の柔軟性を高め、固定コストを大幅にカットできる一方で、業務効率や生産性が下がったと感じている経営者も少なくないのです。

では、どのような側面が、業務効率や生産性の低下を感じさせるのでしょうか。

テレワークにおいて業務効率低下・生産性低下を招く問題点とは?

テレワークで十分対応できる業務内容であっても、オフィスで仕事をする時のように進まない場合もあります。その理由としてあげられるのが以下の3つです。

①コミュニケーション不足に陥る
②進捗状況の把握がしづらくなる
③集中力が途切れやすくなる


一つずつ見ていきましょう。

①コミュニケーション不足に陥る

テレワークでは、オフィスのように顔をあわせて意見を言い合うことができません。これにより、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)の機会を逃し、仕事の効率低下を招く結果につながります。

テレワークであってもメールでコミュニケーションをとることは可能ですが、メールは何かと事務的になりがちです。オフィスで顔を合わせながらおこなわれていた朝の挨拶や何気ない雑談といった他愛ないコミュニケーションは、実は職場での人間関係における大事な潤滑油でもあるのです。この潤滑油がなくなることで、人間関係が上手くいかなくなり、コミュニケーションを取ろうとする意欲が低下し、結果的にコミュニケーション不足が加速する――といった悪循環が生まれてしまうのです。

②進捗状況の把握がしづらくなる

テレワーク下においては、オフィスでの稼働とは異なり、一人ひとりの進捗状況の把握がしづらくなります。これにより生まれる2つの問題が、上司の指示・判断が遅れるという問題と、適切な指示・助言が受けられないことによって、部下が「オーバーワークになる」「孤立する」といった問題も発生します。

この2つの問題は、先述のコミュニケーション不足によるホウレンソウの遅れ・漏れと大きく関係します。報告や連絡、相談がないからといって、業務が順調にすすんでいるとは限りません。問題が明らかになったときにはすでにリカバリーが難しい場合もあるでしょう。

テレワークのさいには、オフィス稼働と比較してトラブルが顕在化するまでにタイムラグが発生しやすいということをしっかりと認識しておきましょう。

③集中力が途切れやすくなる

自宅が作業場となるテレワークでは、集中力が持続しにくい傾向にあることも業務効率を低下させる理由のひとつといえるでしょう。

仕事着に着替えるなど、出勤の身支度は仕事モードへの切り替えをおこなってくれます。「今日は仕事したくないな~」という日でも、通勤でからだを動かしオフィスの自席につけば、自然に仕事モードになっているということもありますよね。

この点、テレワークの場合は自宅が作業場。そのため、仕事モードへのスイッチが入りにくく、さらに執務スペースが用意されていない場合はオフィスで仕事をするときのようなパフォーマンスが発揮されづらいのです。

テレワークの問題点を解決する方法とは?

上記であげたテレワークの問題点にも解決策はあります。企業側のちょっとした工夫で業務効率の低下、そしてそれに伴う生産性の低下を防ぐことができるのです。

その方法として有効なのが次の3つです。
1.コミュニケーションツール「チャットツール」の導入
2.Web会議システムの導入
3.新しいワークスタイルに適応する「業務効率化ツール」の導入検討

以下で一つずつ見ていきましょう。

1.コミュニケーションツール「チャットツール」の導入

コミュニケーション不足の問題を解決したい場合にまず導入すべきはコミュニケーションツールです。メールもコミュニケーションツールではありますが、より手軽に送信できる「チャットツール」は、コミュニケーション不足を解決する必須ツールといっても過言ではありません。

チャットツールであれば、ちょっとした質問や疑問を手軽に送信できるほか、オンライン状態の確認もできるため稼働確認をすることもできます。個別でのやり取りはもちろん、チーム毎にグループを作成することができる点もチャットツールを推奨する理由のひとつです。

おすすめのチャットツール「Slack」(スラック)

▲https://slack.com/intl/ja-jp/help

Slack はチャンネルベースのメッセージプラットフォーム。Slack を使うことで、中小はもちろん、大企業であっても円滑にコミュニケーションをとれるようになります。

Slack では、チャンネル内のメンバーがメッセージを送信(受信)、ファイルを共有できます。チャンネルはチーム毎、プロジェクト毎、拠点毎など、組織に適したスタイルで作成することができるのも魅力。社外の組織同士であってもグループを作ることができます。

また、アプリを連携させられるのも大きなポイント。ワークスペースにアプリを連携させることで、すでに利用しているサービスやツールを Slack に接続することができます。

【Slackのイチオシ機能】Slack コール
Slackコールとは、Slack から直接ワークスペース内のメンバーと音声通話(もしくはビデオ通話)をおこなえる機能です。画面共有することも可能なので、Web会議ツールとしても使えます。
Slackコールがあれば通話やWeb会議システムにかかるコストをカットすることができますね。

Slack の料金プラン

Slack のフリープランでも基本的な Slack の機能は使用できますが、有料プランにすることで使える機能を拡張することができます。有料にすることで何ができるか知りたい場合は、下記を参考にしてください。

▲https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

2.Web会議システムの導入

定例会議や業務報告には、Web会議システムを導入しましょう。会話の機会を設けることで、従業員の仕事に対するモチベーションの維持・向上が期待できますし、顔を見ることでメールやチャットでは気づけないことにも気づけるでしょう。

また、Web会議システムでは資料画面の共有もおこなえます。これまでのように紙資料として配布する必要がなくなり、紙コストの削減ができる点も経営者にはうれしい点でしょう。Web会議システムは社内での定例会議や業務報告にはもちろん、セミナーや商談にもつかうことができます。

おすすめのWeb会議システム「Zoom」

▲https://zoom.us/

おすすめのWeb会議システムといえば「Zoom」(ズーム)です。
日本でもっとも有名なWeb会議システムといっても過言ではないZoom。その利用シーンはビジネスの場だけではありません。
コロナ禍における日本では、「オンライン飲み」ならぬ「Zoom飲み会」という言葉がSNSをにぎわせたほど広く認知されているビデオ会議ツールなのです。

ビジネスの場において、Zoomは社内会議はもちろんオンライン商談のツールとしても認知されています。ZoomはiPaaSと連携することで、オンライン商談(オンライン会議)の予約から、メール連絡といった作業を自動化することも可能です。

Zoomについて詳しく知りたい方は、こちらの記事でそのサービス内容について触れています。ぜひチェックしてみてください。

3.新しいワークスタイルに適応する「業務効率化ツール」の導入検討も必須

テレワークという新し働き方にあわせて、導入検討が必須とされているのが業務効率化ツールです。DX化がすすむいま、業務効率を高めるために多くの企業が取り組んでいるのがAI-OCRChatBot(チャットボット)iPaaSといった業務効率化ツールです。

それぞれどのようなツールなのか簡単にご紹介します。

【業務効率化ツール①】データ入力業務を効率化「AI-OCR」

働き方改革や業務効率化が注目されるなかで、特に導入が目立つシステムといえば、AI OCRです。A OCRの「OCR」とはOptical Character Recognition/Reader(オプティカル・キャラクター・レコグニション/リーダー)の略で、光学文字認識と訳されます。OCR(光学文字認識)は簡単に説明すると、手書きやプリントされた文字をイメージスキャナやデジタルカメラで読み取り、コンピュータが利用できるテキストデータに変換する技術のことです。

AIOCRは、従来のOCRの技術にAIの技術をかけ合わせたもので、 AI独自のDeepLearning(ディープラーニング)機能を取り入れることで、これまでOCRの課題となっていた文字認識の精度の低さや読取位置の調整、チェック作業といった非効率な業務をカットできるようになりました。

たとえば発注書や納品書、納品書といった多様なフォーマットの帳票であっても、スキャンするだけで項目を抽出することができます。これにより、作業にかける時間コストと人員コストを削減することが可能になります。

さらに、抽出した情報が何なのか「意味付け」ができるため、AI OCRをRPAに連携させることで、業務効率をさらにアップすることができるのです。

ちなみに、「RPA」とは人間がおこなっていた業務を 代行・代替するソフトウェアロボットのこと。AIOCRと組み合わせることで、抽出データを入力、集計、出力などといった一連の業務の自動化ができるようになります。

「AI-OCRについてより詳しく知りたい」という方は、こちらから無料で資料をダウンロードいただけます!ぜひご活用ください。

【業務効率化ツール②】問い合わせ対応業務を効率化「ChatBot」

「ChatBot」(チャットボット)とは文字通り、チャット(会話)をボット(ロボット)が代行して自動的に会話をおこなうシステムです。
最近では、AI(人工知能)と自然言語処理技術の発展に加え、労働人口の減少とテレワークの浸透により、チャットボットを導入する企業が増えています。

チャットボットの業務効率化効果とは?

チャットボットの導入によって期待できる主な業務効率化としては下記が挙げられます。

①スタッフの体力的、精神的な負担の軽減
②人件費の削減と人的リソースの有効活用
③対応品質の向上

①スタッフへの体力的、精神的な負担の軽減
チャットボットの導入で業務を一部自動化するものの例として、FAQページに掲載されているようなパターン化した問い合わせの対応があります。

この問い合わせですが、概ね全体の問い合わせの半数以上をパターン化した質問が占めているため、これを対応するスタッフは、毎日繰り返し同じ回答をする必要があり大きなストレスを感じていることが多いです。ここにチャットボットを導入することで、スタッフの体力的負担に加えて、精神的負担も軽減させることができます。

②人件費の削減と人的リソースの有効活用
チャットボットの利点のひとつが、人間とは異なり24時間365日、時間を問わず、そして疲れることなく稼働してくれることにあります。人間であれば、1日の労働時間が決まっており、そして労働時間内も体力が消耗します。さらに深夜対応をしようとすれば企業は高い人件費を払って雇用する必要があります。また、昨今は人手不足や働き方改革による残業削減の動きによって、少ない人数でいかに効率的に業務を回していくか工夫することが企業には求められています。

そこでチャットボットに問い合わせ業務などの仕事を代行、分担してもらえれば、カスタマーサポートに割く人員を削減したり、スタッフの残業代を削減したりといった効果が期待できます。
さらに、新しくスタッフを採用する場合であっても、チャットボットが業務の一部を担ってくれていれば覚えることも少なくなり、教育に割く時間を減らすことができるでしょう。

③対応品質の向上
チャットボットを導入することで、簡単な問い合わせにはチャットボットで対応できるようになります。これまで問い合わせの対応をしていたスタッフは、チャットボットでは回答が難しい複雑な質問や、臨機応変な対応が求められる問い合わせに専念できるようになるため、一つひとつの対応に時間をかけられるようになるのです。結果的に、自然と対応品質の向上も期待できるでしょう。

以下の記事ではより詳しくチャットボットについて触れています。ぜひご確認ください。

「チャットボットについてより詳しく知りたい」という方は、こちらから無料で資料をダウンロードいただけます!ぜひご活用ください。

【業務効率化ツール③】SaaSとSaaSを連携して業務を自動化「iPaaS」

「データの所在がバラバラで管理が大変」「 業務効率化のためにサービス同士を連携させたい」--このような悩みを解決するため、多くの企業が導入を進めているのが「iPaaS」(アイパース)というサービスです。

iPaaSでできることとは?

①サービスをつなぐ:APIを利用して、複数のサービスやシステムを確実かつ安全に連携することができます
② データをつなぐ:リアルタイムでデータを同期・高速処理します
③フローをつなぐ:異なるサービス間をまたぐビジネスフローを設計・運用します

ちなみに、API(Application Programming Interface)とは、公式から用意されたソフトウェアの一部機能を利用できる仕組みのことです。iPaaSは、そのAPIを使ってデータの読み込みや書き込みをおこなうため、サービスの仕様変更に強く、安全に連携をおこなえるのです。

とはいえ、iPaaSの普及はまだまだこれから。iPaaSについて詳しく知りたい方は、以下から無料資料ダウンロードができます。ぜひチェックしてみてください。

「iPaaSについてより詳しく知りたい!」という方はこちらから、無料で資料をダウンロードいただけます!ぜひご活用ください。

業務効率化のお悩みはBizteXにご相談ください

テレワークという新しい働き方には、それに適応した作業環境を用意する必要があります。そしてそれこそが今回取り上げたツールの数々です。今後はテレワーク環境に適応できる経営体制の構築がより強く求められていくでしょう。

状況にあわせたツールやシステムを導入することによって、業務効率化を図り、生産性の低下を防ぐことが可能になります。

「業務効率を改善したいけれど、どんなツールを使えばいいのかわからない」とお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。御社にあった業務効率化の方法をご説明させていただきます。

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