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チャットボットと営業・マーケティングツールの連携でデータ入力業務を自動化 【業務効率化】

チャットボットやチャットサポートの活用としては、新しいリード創出、社内・社外のサポート業務の大きく2つにわけられます。ユーザーとのやり取りのデータを社内共有し、一元で管理することは顧客醸成の点において非常に重要です。しかし、日々の業務対応に追われる中でログを残し忘れたり、間違えてログを残してしまうこともあるのではないでしょうか。iPaaSを活用することでヒューマンエラーをなくし、業務を円滑に進めることができる方法を具体的事例を元にご紹介します。

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顧客データ一元管理の重要性

自社サービスの導入を検討されているお客様のデータをしっかりと管理し、営業活動を進めやすくすることは、企業活動において非常に重要です。

商談前や電話アプローチの際に、事前にお客さまの気になっている点や、些細なことを把握しておくだけでもアプローチ時の話の引き出しは多くなります。

これは既存顧客に関しても同様です。お問い合わせ・資料請求情報などのカスタマーサポートが対応した内容、チャットボットでの自動対応履歴をデータとして残しておくことで、営業メンバーやCS(カスタマーサクセス)の活動にもプラスに働きます。

また、企業活動のデジタル化がすすむいま、営業・マーケティングに関するさまざまな便利なツールが世に広まり、それらの導入によってデータが点在化してしまうことで思わぬ想定外のコストが発生している――なんてことも。

顧客データを一元化することで、データの点在化を防ぎ、業務の属人化やヒューマンエラーを防ぐことができます。

そこで本記事では複数のシステムやアプリケーションをつなぐ「iPaaS」(アイパース)を活用して、顧客データを一元管理する一例をチャットボットでの活用例を交えてご紹介します。

チャットボットと営業・マーケティングツールを自動で連携

※詳しくはこちらをご覧ください。

iPaaS(アイパース)を活用するメリットは?

チャットボットで顧客が入力した情報や、チャットボット内で顧客が資料請求をおこないユーザー情報を登録した場合、iPaaSを活用することで下記の業務を自動化できます。

  • チャットボットに登録した情報を自動でMAに登録する
  • チャットボットで登録したことをチャットツールですぐにお知らせする

iPaaSは「サービス同士をつなげる橋渡し役」のような役割を持ちます。

対応履歴を入力すべきツールやシステム、チャットツール等の利用方法や設定方法を各部署の現場担当者が事細かにわかっていればよいのですが、前述した通り、社内で活用している全てのツールの種類は増えており、詳細をキャッチアップするのは難しいのが現状です。

なぜなら、営業チームには営業チームに使いやすいツールがあり、開発チームには開発チームに使いやすいツールがあるため、それを各部署で活用しています。別々のツールを各部署で最適に利用していくと、データの格納箇所が散らばってしまいます。iPaaSを活用することで、データの連携が自動で行えるので、各部署が固有に持っているデータを手動で転記し、一元化するという手間を省くことができます。

顧客情報・リード情報を自動登録するメリットとは

チャットボットやチャットサポートで対応をおこなうと、対応後の顧客へのメール対応や必要資料作成など顧客データ入力以外の周辺業務が多く発生します。

顧客対応を優先すると、データ入力は後回しになり、入力を忘れてしまうというケースも発生します。

また、人がデータ入力を行うと、ヒューマンエラーによる入力もれや入力ミスが起こりますが、iPaaSを活用した自動連携ですとその心配もありません。

加えてMAにすぐに情報が登録され、チャットツールですぐに通知がされるのでホットリードと呼ばれる顧客に対してもすぐに接触をすることができるので、お客様の熱量が高いうちに電話やメールでアプローチできます。

iPaaS製品を選ぶ際の3つのポイント

iPaaSの導入を検討する段階に入った際、各ベンダーとの比較の際、どういったことを基準に検討すればよいのかについてもご紹介します。もちろん、コストや必要な機能の有無などもあると思いますが、ここではまず基本的な選定基準についてご紹介します。

(1)連携可能なアプリの数はどれくらいか?

繰り返しますが、iPaaSの特徴は利用している異なるアプリ同士の連携にあります。そのため、自社で利用しているアプリが連携可能か、そもそもどれくらいのアプリと連携できるのかは確認しておきたい一番の事項です。当然、連携できるアプリの数が多ければ多いほど、多種多様な使い方が可能となり、さらにより業務が効率的となります。

加えて、将来使うであろうアプリあるいはその分野についても連携できるかどうかを、事前に確認しておくことをおすすめします。

(2)自社のニーズと機能が合致しているか。コストメリットはあるか。

iPaaS市場の盛り上がりに際して、各ベンダーは様々な機能や付加価値を持って差異化を図っています。予算に余裕があるのであればこの限りではありませんが、まずは自社のニーズに合致しているかどうかという部分を最優先に、製品を選びましょう。コストメリットを考えるのであれば、将来的な拡張性以上に、今の課題を解決できるか。そして、スモールスタートでiPaaSをする上での現場の”地ならし”をしてみて、担当者などの反応、効果測定をしてみるというのも一つの手です。

(3)サポート体制、国内での導入事例はどれくらいか

社内の重要なデータを取り扱う以上、操作や万が一の有事に備えてのサポート体制は事前に調べておくべき項目です。国内ベンダーだから大丈夫と思っていたらサポートは海外拠点、あるいは英語対応というケースは決して少なくありません。

国内の導入事例などについて聞き、大手や有名企業などよりも自社と同じような業態、業種、課題を抱えている企業などの成功事例などがあれば安心です。

【関連記事】>>APIを使ったチャットボット『ChatPlus』連携【BizteX Connect】

システム・アプリ連携で業務効率化を進めよう

iPaaSとチャットボット、MAの組み合わせによる効果について、改めてまとめます。

1.  iPaaSでチャットボットやMA、他ツールを連携すると、自動で連携がされるためデータ集約ができる
2. 人がデータ入力を行うと入力もれや入力ミスが起こるが、iPaaSを活用すると正確にデータを入力できる
3. iPaaSは即座に連携できるので、チャットツール連携によりお問合せ後の顧客フォローもスムーズに行える

iPaaSで様々なアプリケーションを連携すれば、さらに業務を効率化でき、生産性アップにつながります。ひいては利益の向上にもつながるので、ぜひiPaaSの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

【問い合わせ】業務自動化をご検討中ですか?お気軽にご相談ください

弊社BizteXが展開するiPaaS「BizteX Connect」なら、多くのシステムと連携できるうえに、直感的で簡単に操作しやすいです。

上記でご紹介したチャットボット→チャットツール→MAへの連携についてご興味のある方、iPaaSの導入を検討したいという方は、ぜひお気軽にお問合せください。

BizteXでは製品の無料トライアルも実施中です。下記よりご連絡ください。

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