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【不動産業界向け】iPaaSの活用事例から学ぶ!業務自動化と導入のポイント

iPaaSで異なるアプリケーションやシステムを連携し、業務の効率化・自動化を図る企業が増えています。本記事ではそのなかでも「不動産業界」をピックアップし、活用事例や導入のポイントについて紹介します。

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異なるアプリケーションやシステムなどを連携できるiPaaS(アイパース)。

iPaaSによってデータの統合・管理をスムーズにし、業務を効率化しようとする機運が多くの業界で高まっています。

そこで本記事では、そのなかでも不動産業界をピックアップして「iPaaSの活用事例」を紹介します。

自社の業務にも応用できないか、ぜひ照らし合わせながら読み進めてみてください。

iPaaS導入で不動産業務を自動化・効率化!

iPaaSを導入することで、いつも行っている不動産業務の自動化・効率化が可能です。

・チャットツールはChatwork
・顧客情報はSalesforce
というように、ビジネスをするうえで便利なサービスは数多くあります。

しかしその反面、

「データの所在がバラバラになり、連携や活用がうまくできていない…」
「さまざまなツールの操作を覚えることが大変…」
「ファイルコピーやマスタ同期など転記作業が増えた…」

といった課題を抱える企業が増えてきました。

手作業で対応を行うにしろ、時間がかかったり後回しになったりして、根本的な解決はなかなか難しいのが現状です。

ですが、iPaaSなら以下のように利用しているアプリケーションを連携することで業務を効率化できます。

【 Before 】
営業情報をヒアリング → 社内に戻ってからサイト情報にログイン → 手入力で更新

【 After 】
営業情報をヒアリング → スマホから簡単なフォームに入力(サイトに自動転記!)

このように「複数のシステム間をまたぐ定型業務」をiPaaSで自動化・効率化することで、
・ミスなくスピーディに業務をこなせる
・空いた時間をよりクリエイティブな業務に使える
などのようなメリットを得られます。

【不動産向け】iPaaSによる業務自動化の活用事例

不動産業界におけるiPaaSの活用事例を一部まとめました(主に賃貸の不動産がメイン)。

1. 新規空き室物件の登録業務
2. 更新された物件情報のメンテナンス業務
3. 入居者決定物件のクローズ処理業務

図解を用いながら、一つ一つ紹介します。

1. 新規空き室物件の登録業務

賃貸物件から入居者が退去した場合、速やかに物件情報を更新しないと、商談機会の損失につながります。

それを避ける仕組みとして、iPaaSなら各システムを紐づけてスピーディな情報の更新ができます。

①入居者が退去した際に、営業がGoogleフォームなどで簡単に必要情報を入力

②RPA(※)が「社内の賃貸管理一括システム」や「物件掲載サイトの管理画面」にログインし、最新情報を登録

③登録が完了したら、iPaaSで各種チャットツールやメールで営業チームに更新完了を通知

※RPA:手順の決まった業務を自動化できるソフトウェアのロボット

また、更新した物件掲載サイトから「賃貸物件の新着情報」の問い合わせがあった場合、営業チームに問い合わせ内容をチャットやメールで即座に通知することも可能です。

2. 更新された物件情報のメンテナンス業務

更新された物件情報のメンテナンス業務

たとえば賃貸物件のオーナーと営業とで話し合った結果、家賃が8万円から7万円に下がったとします。その際には、家賃などの物件情報を常に最新に保つことが大切です。

該当物件のことを気に入ってはいるものの、家賃が予算より高く、問い合わせには至らないというケースを防げるからです。

とはいえ、営業チームは日々の営業活動に時間がとられ、重要度は高いが緊急度が低い入力・転記業務はどうしても後回しになりがち。

RPAを一定時間ごとに稼働するようセットしておけば、最新情報をより早くユーザーに届けることが可能です。

更新が完了した情報や問い合わせ情報もiPaaSで連携することで、営業チームに即座に通知することもできます。

3. 入居者決定物件のクローズ処理業務

入居者決定物件のクローズ処理業務

物件の契約が決まったら、速やかに物件掲載サイトからクローズしないと、他のユーザーから該当物件の問い合わせがくるおそれがあります。

そうなった場合、
・営業からクローズの旨を伝える手間が発生する
・会社としての信頼感が低下する
などのデメリットが生じることも。

ですが、契約が決定した物件をGoogleフォームなどで簡単に入力するだけで、「社内の賃貸管理一括システム」や「物件掲載サイトの管理画面」から最新情報に更新できます。

これによって、実際の保有物件と物件掲載サイト上の情報を常に同じ状態に保つことが可能です。

また最新情報に更新後、
①iPaaSで各種チャットツールやメールで営業チームや該当チームに通知
②即座に社内にも最新の管理物件情報の周知
という動きも可能で、誤った提案をしてしまうリスクを避けることができます。

失敗しないiPaaSの選び方

iPaaSと一口にいっても、その種類や特徴はさまざま。

その中から自社に最適なツールを選ぶには、「事前の棚卸し」がとても重要です。

・どのサービス同士を連携して自動化したいか
・それによってどんな結果を得たいか
・どのようなサポートが必要か

現状やゴールを改めて整理すれば、自社にとって必要な機能やサポート内容が明確になります。

それらの要件をもとに、広く情報収集をしてベンダー(販売元)と相談しながら決めるのがおすすめです。

なかには、iPaaSよりも定型業務の処理に強いRPAの方が効果的な場合もあります。

iPaaS RPA
課題領域 データやシステム連携・統合管理 定型業務の自動化
ソリューション API連携の包括的なプラットフォーム ロボットに人の作業を代行
主要機能 ・他サービスとの連携コネクタ
・ワークフローエンジン
・連携設計・実行ログの統合管理
・PC操作の録画・再生
・画面上の要素認識
・アプリケーションの起動・操作
メリット ・リアルタイムでデータを同期・連携
・PCの表示画面に依存せず連携可
・繰り返しの作業をミスなく行える
・デスクトップアプリの操作に対応
デメリット APIが公開されていないと、そもそもシステムを連携できない PC画面が複雑で変更が多いと、操作がストップするおそれ

それぞれのツールの特徴を理解すれば、最適なツールも選びやすくなります。ぜひ慎重に検討を進めてみてください。

※RPAの詳しい情報は、「RPAの基礎知識|導入メリットやコストのキホンを解説」をぜひ参考にしてください。

BizteXならiPaaS × RPAで不動産業務を幅広く自動化!

クラウド化による課題

システム連携を独自に進めるとなると、
・仕様変更時に追加メンテナンスが発生
・部門間調整の発生
・開発者のリソース不足
などのような課題が出てきます。

iPaaSを使うにしても、iPaaSは欧米を中心に広がったサービスであり、日本独自のサービスと連携できないケースは少なくありません。

ですが、弊社BizteXが展開するiPaaS「BizteX Connect」なら簡単に連携できるうえに、メジャーな海外サービスに加えて国内サービスにも対応しています(※今後対応予定のものも含む)。

また非エンジニアの方でも使いやすいように、「BizteX Connect」には
・直感的な画面操作でサービス連携が可能
・プログラミングの知識は一切不要
・専用PCやサーバーの設置が不要

という特徴があるので、はじめてiPaaSをさわる方でも安心です。

APIで各ツールを連携するため、開発者のリソースを使うことなく、ノーコードで普段利用しているアプリケーション同士を連携し、業務を効率化できます。

さらには、自社サービスのクラウドRPA「BizteX cobit」と標準で連携可能。

iPaaSとRPAを組み合わせて活用することで、連携の幅も大きく広がり、最大限に自動化・効率化できます。

両サービス(iPaaSとRPA)を提供する数少ないベンダーとして、BizteXではこれまで1,000社以上(※PoC含む)の業務自動化を支援してきました。

課題に応じて適切な解決策を提案できるので、業務自動化・効率化について悩みや相談がありましたら、まずはBizteXまでお気軽にお問い合わせください(※連携サービス追加のご要望についても対応可能です)。

BizteX Connectの問い合わせ

まとめ:iPaaS活用の事例をもとに不動産業務を自動化しよう

改めて、これまでの話をまとめます。

・不動産業界を含め、多くの現場で業務の自動化・効率化が進んでいる
・iPaaSで異なるシステムを連携すれば、不動産業務をよりスムーズにできる
・iPaaS導入の成功には、事前の棚卸しが不可欠

iPaaSでシステム同士をつなげれば、データの統合・管理が円滑になります。それによって業務が自動化・効率化し、組織全体の生産性もアップします。

本記事で紹介した活用法などを参考に、自社でどのようにiPaaSを活かせそうか、ぜひ検討してみてください。

自動化のシナリオは一社一社異なるので、iPaaSの導入・連携についての相談はいつでも承っています。

課題を丁寧にヒアリングしたうえで最適な提案をいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

BizteX Connectの問い合わせ
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