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iPaaSでチャットボットの限界を超える!システム連携のメリットと活用法

チャットボットと他システム(RPA、SFA、OCRなど)を連携させると、業務自動化の幅を大きく広げられます。そこで本記事では、iPaaSでチャットボットと他システムを連携させるメリット・活用法などを紹介します。

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社内にチャットボットを導入し、業務効率化を図る企業が増えています。

とはいえ、チャットボット単体での運用だと、対応できる範囲に限度があります。

チャットボットをフルに活用し、さらに業務効率化を進めるには「チャットボットと他システムをiPaaSで連携」するのがおすすめです。

そこで本記事では、
・チャットボットとiPaaSを連携するメリット
・チャットボットとiPaaSの活用例

などをご紹介します。

チャットボットとiPaaSの連携について理解を深めたい方は、ぜひご一読ください。

チャットボットだけでは対応に限界がある

問い合わせ対応をよりスムーズにするうえで、チャットボットの活用は効果的です。

チャットボット導入には、主に以下のようなメリットがあります。

・問い合わせをしたい人:資料を探したり、人に聞いたりする手間を省ける
・問い合わせを受ける人:問い合わせ対応の時間を減らせる

とはいえ、チャットボットだけでは対応できる内容にどうしても限界があります。

さまざまなニーズに対応し、幅広く自動化するには
・営業支援システム
・経費精算システム
・RPAやSaaS
など、他システムとの連携が欠かせません。

チャットボットとiPaaSを組み合わせるメリット

チャットボットと他システムを連携する場合、システム同士を直接つなげるよりも、iPaaS(アイパース)を導入するのがおすすめです。

iPaaSとは、複数のシステムをつなぐ「橋渡し役」として、データを統合・管理するサービスのことです。

iPaaSを導入・連携すると、以下のようなメリットがあります。

・オンプレミスやクラウドに関わらず、さまざまなシステムと連携可能
・サービス同士を直接つなぐよりも、システム連携が容易で大幅に工数を減らせる
・システム連携を一元化できるので、柔軟かつ迅速な対応が可能

チャットボットと連携するシステムが増えれば増えるほど、管理はどんどん煩雑になっていきます。その結果エラーを起こしたり、メンテナンスコストが膨れ上がったりしてしまうことも。

トラブルを未然に防ぎ、よりスムーズなシステム連携のためにも、ぜひiPaaSの導入を前向きに検討してみてください。

チャットボット × iPaaSの活用例

iPaaSを使って、チャットボットと他システムを連携する活用法には以下のようなものがあります。

1. 社外:チャットボットへの問い合わせ履歴をSFAへ登録
2. 社外:カスタマーサポートでの対応履歴をFAQに反映させる業務の簡略化
3. 社内:OCR・RPA連携で紙情報やデータのテキスト処理まで自動化
4. 社内:情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化

社外・社内における活用例に分けて、一つ一つ紹介します。

1. 社外:チャットボットへの問い合わせ履歴をSFAへ登録

社外:チャットボットへの問い合わせ履歴をSFAへ登録

「まだ商品・サービスを導入されていないお客様」から、チャットボットにお問い合わせがあったとします。その履歴をSFA(営業支援システム)のログに残しておくことは、営業活動を効率的に進めるうえでとても大切です。

しかし忙しいカスタマーサポートにとって、該当顧客のお問い合わせ内容をSFAに入力する作業は、重要ながらも地味で面倒な業務といえます。

ですがチャットボットとSFAを連携すれば、チャットボットでやり取りを行った情報がSFAに反映されます。

また、「チャットボットの対応履歴」をチャットツールに通知として送れるため、
・商談中の顧客が資料請求を行った情報などを、担当営業が確認
・その後フォローを行う
などのような対応も可能です。

2. 社外:カスタマーサポートでの対応履歴をFAQに反映させる業務の簡略化(チャットボット→CRM→FAQへの追記) 

社外:カスタマーサポートでの対応履歴をFAQに反映させる業務の簡略化(チャットボット→CRM→FAQへの追記)

「商品・サービスを導入されたお客様向け」に、FAQサイト(よくある質問)を作ることはトラブル解決に大いに役立ちます。

ですがFAQサイトの内容を充実させたり、アップデートしたりするには、システム入力に膨大な工数がかかります。

カスタマーサポートのチャットボットをiPaaSで連携すれば、上記登録・追記作業も自動化が可能です。

それによってFAQサイトが充実すれば、より多くの問題をスムーズに解決できるうえに、人が対応すべき問題をより手厚くサポートできます。

3. 社内:OCR・RPA連携で紙情報やデータのテキスト処理まで自動化

社内:OCR・RPA連携で紙情報やデータのテキスト処理まで自動化

チャットボットとRPA・OCR(光学的文字認識)をiPaaSで連携すると、
・紙情報やFAX
・PDF内容
などをテキスト化し、登録に関する作業を自動化できます。

1. 顧客がチャットボットに免許証などのデータを送信
2. チャットボットからiPaaSがOCRにデータを渡し、テキスト情報をデータ化
3. テキスト情報が正しいか、チャットボットが担当者に確認
4. 担当者が認証・修正したデータをRPAに渡し、システムに登録

紙情報やFAX、PDF内容を手作業ですべて転記する必要がないため、入力ミスが起こりにくく、作業時間も大幅に削れます。

このように、iPaaSで複数のシステムを連携すれば、チャットボットを起点として複雑なデータ処理もスムーズに行うことができます。

4. 社内:情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化

社内:情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化

業務マニュアルや申請フォーマットを用意しても、
・資料を探すのが面倒
・担当に聞いた方が早い
として、人事や総務に同じような問い合わせが発生しているケースが多いです。

また、マネジメント層が自チームの進捗や案件状況を確認したいときに、
・担当者が休暇中で聞けない
・担当営業が商談中で返事に時間がかかってしまう
というケースも多いと思います。

このような場合、社内システムとチャットボットをiPaaSで連携すれば、社内の情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化できます。

たとえば、出張申請や経費精算などをしたい場合、チャットボットの質問に答えるだけで申請処理まで行ってくれるという具合です。

iPaaSなら複数の社内システムと連携できるため、対応窓口をチャットボットに集約することも可能です。

チャットボットと相性がいいiPaaSツールの選び方

チャットボットと相性がいいiPaaSツールを選ぶために、見るべきポイントは多岐に渡ります。

そのなかでも、以下の3点はぜひチェックしておきましょう。

1. 連携できるシステムは豊富か
システム連携の選択肢が多ければ、自社に合った活用法を実施しやすいです。

2. 使いやすいか・連携しやすいか
iPaaSを最大限活用するのに、優れた操作性やデザインは欠かせません。

3. サポート体制が充実しているか
導入・運用時にトラブルはつきものなので、サポート体制は要チェックです。

ちなみに、弊社BizteXが展開するiPaaS「Biztex Connect」はこれらのポイントをすべて満たしています。

BizteX Connectなら、メジャーな海外サービスだけでなく、国内サービスの連携にも数多く対応しています(連携サービス例は、サービスサイトでご確認ください)。

自社サービスのクラウドRPA「BizteX cobit」とも標準で連携可能であり、業務自動化におけるノウハウや実績が豊富なのも弊社の強み。

それらをもとに、困ったことがあればカスタマーサクセスがしっかりサポートするのでご安心ください。

さらには、システム連携も画面操作でサクサクできるので、プログラミング知識は必要ありません。直感的で使いやすく、非エンジニアの方にもやさしいiPaaSです。

まとめ:iPaaS連携でチャットボットを最大限に活用しよう

これまでの内容を、改めてまとめます。

・iPaaSでシステム間を連携すれば、チャットボットを最大限に活用できる
・たとえば、SFA入力の簡略化・RPA連携による対応の自動化などが可能
・iPaaSを選ぶのに見るべきポイントは、主に以下の3点
  1. 連携できるシステムは豊富か
  2. 使いやすいか・連携しやすいか
  3. サポート体制が充実しているか

iPaaSでチャットボットと他システムを連携すれば、さらに業務を効率化でき、生産性アップにつながります。

従業員やユーザーの満足度をアップさせるためにも、ぜひiPaaSによるチャットボットなどの連携を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

弊社BizteXが展開するiPaaS「Biztex Connect」なら、多くのシステムと連携できるうえに、直感的で簡単に操作しやすいです。

iPaaSの導入をお考えでしたら、BizteXまでぜひお気軽にお問い合わせください。

\プログラミング不要で簡単に連携!/

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