BizteX Connectを活用した業務自動化方法を解説

シナリオテンプレートを利用してSaaS連携を自動化する

BizteX Connectの機能の一つである、シナリオテンプレートを使用する方法を本記事では紹介します。

シナリオテンプレートを用いることで、自社で使用してるクラウドサービスでどんな自動化ができるかを簡単に調べたり、その自動化をテンプレートから簡単に作成することが可能です。

今回の記事では、『スプレッドシートの新規行を検知してGmailへ通知する』シナリオをテンプレートから作成します。

手順

①一覧画面からシナリオテンプレートを検索して選択

シナリオ一覧画面において、左部のメニューの中から、『シナリオテンプレート』をクリックします。

シナリオテンプレートの一覧が表示されます。
この中から、自動化したいシナリオをお探しいただく形になります。

シナリオを探すときは、『フィルタ』と『ソート』を使うと便利に検索することが可能です。

左上の検索箇所のプルダウンから使用したいアプリを選択して検索すると、そのアプリを使用したシナリオテンプレートだけが表示されます。

また、右上のソートの箇所をクリックすると、シナリオテンプレートの表示順を並び替えることが可能です。

今回は”スプレッドシートの新規行を検知してGmailへ通知する”シナリオをテンプレートから作成します。
該当するシナリオテンプレートをクリックします。

シナリオテンプレートの詳細説明がご覧いただけますので、『テンプレートを使用』をクリックします。

認証コネクタの設定画面に遷移しますので、プルダウンから作成済みの認証コネクタを選択するか、『コネクタ新規作成』をクリックして認証コネクタを新規作成します。

認証コネクタの準備ができれば、『シナリオ作成』をクリックします。

②シナリオの各種設定の入力

シナリオの編集画面に遷移します。
右上の『編集』を押下して、編集のロックを解除します。

シナリオに必要なアクションは既に作成されていますが、アクション内のパラメータ(シナリオ内で指定する変数)が未設定になりますので、それぞれのアクションのパラメータを設定します。

トリガーとして作成されている、『新規行の検知』アクションをクリックします。

※右上に赤い『！』マークが表示されているイベント・アクションは、パラメータが未設定の状態になります。
※未設定ではシナリオが動作しないので、シナリオ作成の際は赤い『！』マークがないかどうか確認してください。

③パラメータの変更　新規行の検知

『新規行の検知』アクション の詳細パラメータの設定を行います。
検知対象とするスプレッドシートのファイルを選択するために、『スプレッドシートを選択』をクリックして、スプレッドシートのファイルを選択します。

スプレッドシートの選択が完了したら、基本設定に進み、選択したファイル内のシートを選択します。

『新規行の検知』のアクションの設定では、これ以降同様に画面の表示に従って設定内容を入力します。

④パラメータの変更　メールの送信

新規行の検知のパラメータ設定が完了したら、メール送信アクションの設定に移ります。
基本設定画面では、送信先メールアドレス(To,CC,BCC)、件名、本文などを設定します。

内容の入力が完了したら、『次へ』をクリックします。
出力確認画面ではテスト実行で実際にメール送信を行うことも可能です。

⑤シナリオの保存と有効化

ここでシナリオテンプレートからのシナリオの作成は完了です。
画面右上部からシナリオを保存し、『シナリオ有効化』ボタンをONに変更します。

シナリオが有効化になっていれば、次回以降、新規に行が追加されたときにこのシナリオが稼働し、メールでの通知が行われます。

おすすめシナリオテンプレートのご紹介

最後に、おすすめのシナリオテンプレートをご紹介します。
汎用的にお使いいただけるものですので、是非貴社の業務効率化にお役立ていただけると幸いです。

kintoneの新規レコードの情報を使用してboxにフォルダを作成

指定されたkintoneのアプリにおいて、新規にレコードが追加されたときにboxでフォルダを作成します。
レコードの名前などからフォルダに名称を設定することも可能です。

BoxにアップロードされたファイルをDX Suiteの読取ユニットに追加し、Slackに通知を行う

Boxの指定されたフォルダにアップロードされたファイルを、DX Suiteの読取ユニットに追加します。追加完了後はSlackに通知を行います。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectのシナリオテンプレートを用いることで、ワークフローを簡単に自動化することができます。
是非お試しください。