BizteX Connectを活用した業務自動化方法を解説
HubSpotに対して、スプレッドシートのリード情報の一覧が、新規リードであればコンタクト作成、既存の場合は更新をする方法
HubSpotに対して、スプレッドシートのリード情報の一覧に対して、新規リードであればコンタクト作成、既存の場合は更新をする方法を紹介します。
一括でリードの登録を行えることはもちろんですが、BizteX Connectの条件分岐機能を使用することで、登録だけでなく更新も行うことができます。
本記事ではHubspotへの登録・更新の方法を紹介しますが、Salesforceやkintone、Sensesなど、その他のSFAやCRMのサービスでも同様の方法で連携が可能です。
この記事では、前編の内容に続いて、条件分岐部分の作成方法を紹介します。
【設定手順】
⑦表データ データの存在チェック 基本設定と出力確認
HubSpotからコンタクト情報を検索したら、次に検索結果が存在したかどうかを判断させます。
アプリの一覧から、表データを選択して、アクション選択画面で『データの存在チェック』を選択します。
このアクションでは、「表データ」が存在するかどうかのチェックを行い、存在するかどうかを真偽値（trueまたはfalse）で返します。
この真偽値を元に「条件分岐」ステップで分岐処理を行うなどの操作ができます。
※詳細については、ヘルプページも併せてご覧ください。
基本設定では、検索対象とする表データと条件を選択します。
Google SheetsとHubSpotの２つが表示されると思いますが、ここではHubSpotを選択します。
条件の項目については、デフォルトのままで問題ありません。
次へをクリックします。
ここでは出力確認はしなくても問題ありませんので、完了して次へをクリックして次のアクションの設定に移ります。
⑧シナリオ制御 条件分岐 基本設定と出力確認
アプリ一覧から、『シナリオ制御』をクリックし、アクションの一覧から『条件分岐』を選択します。
条件分岐アクションでは、Connectが取得した特定のパラメータの真偽値（trueもしくはfalseか）を判断します。
そして、trueの場合は条件分岐ブロック内の処理を実行させ、falseの場合は条件分岐ブロック内に入らず後続の処理を実行させることができます。
※条件分岐の説明はヘルプページも併せてご覧ください。
続いて、基本設定では、Connectに条件分岐を判断させる、真偽値のパラメータを条件に設定します。
先ほど設定したアクションでデータの存在チェックを行った際の実行結果(result)を、ここに設定します。
入力ができたら、『ブロックを開く』をクリックして、条件がtrueだった場合(データが既に存在していた場合)の処理を作成していきます。
⑨[データ有の場合]HubSpot コンタクトの更新 基本設定と出力確認
ブロックを開くと、『分岐ブロックの開始』というアクションが表示されます。
ここでは特に設定は必要ないので、完了して次へをクリックします。
続いて、アプリの一覧からHubSpotを選択します。
アクション選択で、『コンタクトの更新』を選択します。
認証コネクタの選択を行い、次へをクリックします。
基本設定では、『更新タイプ』とその値を設定します。
更新タイプは、E-mailもしくはContact IDから選択できます。
今回はE-mailを選択し、その下の入力欄には、メールアドレスのパラメータを設定します。
入力出来たら次へをクリックします。
続いて、更新するプロパティを設定します。
プロパティのプルダウンをクリックすると、HubSpotに設定されているプロパティの一覧が表示されます。
更新を行いたいプロパティを選択して、入力が完了したら、次へをクリックします。
つぎに、更新させる内容を入力します。
先ほど設定したプロパティとその入力欄が表示されますので、各入力欄に更新させる内容を入力します。
入力が完了したら、次へをクリックしてテスト実行を行います。
内容に問題が無ければ、設定された内容でコンタクトの更新が行われます。
失敗してエラーになるようであれば、ここまでの内容に何か問題がある可能性がありますので、もう一度設定内容に誤りが無いか確認してください。
内容に問題が無ければ、データが既存だった場合の更新の処理は作成完了となります。
続いて、データが新規だった場合の処理を作成していきます。
⑩[データ無の場合]HubSpot コンタクトの作成 基本設定と出力確認
シナリオ作成画面において、『繰り返し』の箇所をクリックして条件分岐のブロックの外に遷移してください。
以下の画面の状態に遷移します。
データが既存だった場合の処理は、真偽値がfalseだった場合の処理になりますので、ブロックの中ではなく、条件分岐アクションの次に作成する必要があります。
条件分岐アクションの次の『＋』ボタンをクリックします。
アプリの一覧からHubSpotを選択し、アクション一覧から、『コンタクトの作成』をクリックします。
続いて、プロパティグループを選択します。
HubSpotでは予めプロパティがグループとして分類されていますので、登録したいプロパティが属するグループをここで選択します。
次へをクリックすると、登録内容の入力画面に遷移します。
ここで、プロパティに対して登録したいパラメータを入力していきます。
次へをクリックすると出力確認画面に遷移します。
⑪シナリオの有効化
出力確認画面でテスト実行を行い、設定内容に問題が無いか確認します。
※既に登録済みのデータだった場合、エラーになりますので必ずしもテスト実行が成功する必要はありません
シナリオを保存して、シナリオ有効化をONにします。
これで、手動実行もしくはスケジュール実行などでHubSpotのリード情報を一括更新/登録を行うことができます。
おわりに
ふだんお使いになられているクラウドサービスを連携させることで、日常的な業務の工数削減を実現します。
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