BizteX Connectを活用した業務自動化方法を解説
HubSpotに対して、スプレッドシートのリード情報の一覧が、新規リードであればコンタクト作成、既存の場合は更新をする方法
HubSpotに対して、スプレッドシートのリード情報の一覧に対して、新規リードであればコンタクト作成、既存の場合は更新をする方法を紹介します。
一括でリードの登録を行えることはもちろんですが、BizteX Connectの条件分岐機能を使用することで、登録だけでなく更新も行うことができます。
本記事ではHubspotへの登録・更新の方法を紹介しますが、Salesforceやkintone、Sensesなど、その他のSFAやCRMのサービスでも同様の方法で連携が可能です。
【設定手順】
①一般コネクタ イベントの設定
新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧から一般を選択し、イベント選択画面で『ボタンを押して実行』を選択します。
基本設定では、このシナリオの編集権限が無いユーザにもシナリオの実行を許可するかどうかを選択いただけます。
OFFにしたまま次に進みます。
出力確認ではサンプルデータの取得ができます。
実行時刻などをこの後の処理で使いたい場合は、ここでサンプルデータを取得してください。
今回は行う必要は無いので、そのまま、完了して次へをクリックします。
②Google Sheets 範囲のセルの取得 ファイルの選択と基本設定
このシナリオでは、HubSpotへのデータ登録において、複数のリード情報に対して処理を繰り返し行います。
そのため、事前にスプレッドシートに記載しておいたリード情報の一覧を取得する設定を行います。
アプリの一覧から、Google Sheetsを選択し、アクション一覧から『指定した範囲のセルを取得』をクリックします。
認証コネクタ選択画面において『新しいコネクタを作成する』を押下してアカウントの選択を行います。
※既に作成済みの認証コネクタがある場合、新規に認証コネクタを作成いただく必要はありません。
『スプレッドシートを選択』を押下して、HubSpottのリード情報が記載されているシートを選択します。
※シートにおいて、ヘッダ行は必ず設定いただくようにお願いいたします。
ファイルが選択出来たら、次へをクリックします。
基本設定画面では、スプレッドシートのシートや取得する範囲を設定します。
シートのプルダウンを選択していただき、リード情報が設定されているシートを選択します。
その他の箇所は何も変更しなくて問題ありません。
③Google Sheets 範囲のセルの取得 出力確認
『次へ』をクリックしてテスト実行を行います。
出力確認の画面において、以下のように、スプレッドシートに用意した日付データの一覧が表示されたらここまでの設定は完了となります。
『完了して次へ』をクリックして次に進みます。
④一般コネクタ 繰り返しの作成
続いて、取得したCSVデータのそれぞれの行に対して行う繰り返しの処理を作成します。
BizteX Connectで繰り返しの処理を作成するためには、まずは繰り返しのブロックを作成し、そのブロックの中に繰り返し行う処理を作成します。
まず、アプリ一覧の中から『一般』を選択して、アクションの候補から『繰り返し』を選択します。
基本設定の画面で、繰り返しの対象を選択します。
プルダウンをクリックすると、繰り返し対象の候補が表示されますので、繰り返し処理したい対象を選択します。
選択できれば、『ブロックを開く』をクリックして繰り返し内の処理の作成に進むことができます。
※繰り返しブロックの作成方法の詳細はヘルプページも併せてご参照ください。
繰り返しの開始ブロックが開かれたら、完了して次へをクリックして次に進みます。
⑤HubSpot コンタクトの検索 認証コネクタの選択
続いて、このメールアドレスがHubSpotに既に存在している情報なのかどうかを確認する処理を作成します。
アプリ一覧からHubSpotを選択し、コンタクトの検索アクションを選択します。
続いて、認証コネクタを選択します。
※認証コネクタが未作成の場合は『新しいコネクタを追加』をクリックして追加を行います。
選択が完了したら、次へをクリックして次に進みます。
⑥HubSpot コンタクトの検索 基本設定と詳細設定
基本設定では、検索に用いる値を指定します。
『検索条件を追加』をクリックすると検索条件を指定するブロックが表示されます。
今回はメールアドレスが一致するかどうかで検索を行うので、プロパティには”E-mail”を指定しています。
比較演算子は、どういった条件で検索を行うのか、の指定項目になります。
完全一致や部分一致などの条件で指定が可能です。
今回は”値に等しい”を選択します。
値の箇所は、実際に検索を行うパラメータを指定します。
右部に表示されるConnectが取得したパラメータの一覧から、スプレッドシートから取得したメールアドレスを入力します。
入力が完了したら追加をクリックします。
以下のように、検索項目が追加されています。
次へをクリックします。
詳細設定画面では、HubSpotのレコードから取得するプロパティを指定します。
HubSpotでは非常に多くのプロパティが存在しているので、必要な項目のみを取得できるようになっています。
ここは必要な項目を入力いただいて結構ですが、本記事では、姓、名、会社名の３つのプロパティを取得するように設定します。
入力が完了したら、次へをクリックして次に進みます。
設定内容に問題が無いかテスト実行を行います。
実行をクリックすると、実際にHubSpotから検索を行い、該当する結果が表示されます。
問題が無ければ、完了して次へをクリックします。
■後編に続く
続いて条件分岐の設定を行います。
以降の設定方法は記事の後編で紹介しますので、以下をクリックしてご覧ください。
iPaaS活用術 | HubSpotに対して、スプレッドシートのリード情報の一覧に対して、新規リードであればコンタクト作成、既存の場合は更新をする方法（後編）