BizteX Connectを活用した業務自動化方法を解説
Outlookで受信した請求書などの添付ファイルをboxにアップロードする方法
BizteX Connectを用いて、Outlookのメール受信をきっかけに添付ファイルをクラウドストレージにアップロードする方法を紹介します。
本記事ではboxへのアップロードを紹介しますが、Google DriveやOne Drive、Amazon S3など、その他のクラウドストレージにも同様の方法で連携が可能です。
【設定手順】
①Outlook メール受信イベントの選択及び認証コネクタ作成
新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からOutlookを選択し、イベント選択画面で『メール受信』を選択します。
認証コネクタ選択画面で、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して作成を押すと作成したOutlookの認証ウィンドウが表示されます。
表示されているアカウントを選択するか、認証情報を入力して作成を進めます。
入力が完了して認証コネクタが作成できたら、『次へ』をクリックして基本設定へと進みます。
※既に作成済みの認証コネクタがある場合は、新規でコネクタを作成する必要はありません。
②Outlook メール受信の基本設定
続いて基本設定に移ります。
『フォルダ』のプルダウンをクリックして、受信したいメールのフォルダを選択します。
選択が完了したら『次へ』をクリックしてフィルタ条件の設定を行います。
今回は請求書の送付メールをフィルタとして抽出したいので、『件名』に”請求書”、『添付ファイル』は”あり”に設定して、『次へ』をクリックします。
その他、『本文』や『差出人』などでもフィルタ条件の設定は可能です。
続いて、出力確認画面にてメール受信のサンプルデータを取得します。
最初に表示されている情報は初期値になりますので、『サンプル取得』をクリックして実際にOutlookのメールから検索を行います。
検索結果が存在する場合、検索結果の新着3件までが表示されますので、任意のものを選び、『選択』をクリックします。
※該当するメールがフォルダ内に無い場合、サンプルデータの取得ができません。
選択したメールの内容をサンプルとして取得することができました。
『完了して次へ』をクリックして添付ファイルのダウンロードアクションの設定を行います。
③Outlook 添付ファイル取得の設定とテスト実行
アプリ一覧よりOutlookを選択します。
続いて『添付ファイルを取得する』アクションを選択すると、基本設定の画面に遷移します。
先ほど作成した認証コネクタを選択して『次へ』をクリックします。
基本設定画面では、添付ファイルを取得するためにメールのIDを指定する必要があります。
『messageID』の入力欄をクリックし、右側に表示されるパラメータの一覧から、『メール受信』パラメータの中の最上部の”id”をクリックして入力します。
入力ができたら『次へ』をクリックします。
出力確認画面で、『テスト実行』をクリックしてサンプルデータの取得を行います。
取得が正常にできれば、ダウンロードしたファイルが表示されます。
問題がなければ、『完了して次へ』をクリックしてboxへのアップロード部分の設定に移ります。
④box アクションの設定と認証コネクタの設定
アプリ一覧から、boxを選択し、アクション選択画面において『ファイルのアップロード』を選択します。
認証コネクタ選択画面で、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して、『認証』をクリックします。
認証のためにウィンドウが立ち上がりますので、連携したいアカウント情報を入力するか、表示されているアカウントを選択します。
コネクタの作成が完了したら、『次へ』をクリックします。
※既に作成済みの認証コネクタがある場合は、新規でコネクタを作成する必要はありません。
⑤box 基本設定とテスト実行
基本設定画面では、アップロード先のフォルダとアップロードするファイルを選択します。
『フォルダを選択』をクリックすると、フォルダを選択するために新規でboxのウィンドウが立ち上がります。
該当するフォルダをブラウズして、右側にあるラジオボタンにチェックを打ったら、右下のレ点を押下してフォルダを決定します。
続いて、『ファイル』の箇所のプルダウンをクリックしてアップロードしたいファイルを設定します。
フォルダとファイルの設定ができたら、次へをクリックします。
『テスト実行』をクリックして設定した内容でテストを行います。
テスト実行が成功すると、実行した内容が出力確認画面に反映されます。
boxの画面を開き、ファイルボックスにファイルが実際にアップロードされているかどうか確認してください。
⑥ シナリオの保存と有効化
シナリオの編集はこれで完了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、設定した内容のメールを受信した際に、このシナリオが自動で稼働します。
おわりに
ふだんお使いになられているクラウドサービスを連携させることで、日常的な業務の工数削減を実現します。
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