BizteX Connectを活用した業務自動化方法を解説

HubSpotの新規コンタクトを自動でSensesにコンタクトとして登録する方法

BizteX Connectを用いて、HubSpotの新規コンタクトを自動でSensesにコンタクトとして登録する方法を紹介します。
コンタクトに限らず、Sensesの取引先や案件に対して処理を行うことも可能です。

【設定手順】

①HubSpot　新規コンタクトの検知　認証コネクタの設定

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からHubSpotを選択し、イベント選択画面で『新規コンタクトの検知 』を選択します。

※『コンタクト作成/更新の検知』イベントとの違いに関しては、ヘルプページをご参照ください。

既に認証コネクタを作成している場合は、認証コネクタ選択画面で、作成済みの認証コネクタを選択します。
認証コネクタが未作成の場合は、新しいコネクタを作成するために、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。

認証コネクタ設定画面で、任意のタイトルを入力して、『認証』をクリックします。

HubSpotの認証ウィンドウが開かれます。
今回連携を行いたいアカウントを選択して、『アカウントを選択』をクリックします。

ウィンドウが自動で閉じ、認証コネクタ作成画面に『認証済み』と表示されたら、『コネクタ作成』をクリックします。

作成された認証コネクタをクリックして次へ進みます。

②HubSpot　新規コンタクトの検知 　サンプルデータの登録

続いて、Connectの画面に戻り、データのサンプル取得をおこないます。
初期状態で表示されているデータはプリセットで表示される値になりますので、実際にHubSpotに登録されるデータを検知させます。
サンプル取得をクリックすると、サンプル取得の画面に移りますので、イベント待機をクリックします。

イベント待機中に、HubSpotにテストレコードを追加してください。

待機中にHubSpotにテストレコードが追加され、データの疎通が行われると待機中のウィンドウが自動で閉じます。
追加したレコードの情報が表示されていれば、イベント部分の設定は完了です。
※待機ウィンドウが閉じない場合、認証コネクタの設定ミスなどの可能性があります。

『完了して次へ』をクリックしてコンタクトの取得アクションの設定に進みます。

③HubSpot　コンタクトの１件取得　基本設定

コンタクトの作成を検知した状態では、コンタクト情報のIDだけが連携されており、コンタクトのデータの詳細情報はまだ取得できていない状態です。
そのため、次にコンタクトデータの詳細情報を取得するアクションを追加します。

アクションの設定でアプリ一覧よりHubSpotを選択し、『 コンタクトの１件取得 』アクションを選択します。

作成済みの認証コネクタを選択して、次へをクリックして基本設定画面に遷移します。

基本設定画面では、コンタクト取得の対象となるオブジェクトのIDを指定します。
『取得タイプ』のプルダウンを”Contact ID”に設定して、その下の『コンタクトID』の入力欄をクリックします。
右側に新規コンタクトの検知イベントで取得した値が表示されます。
最上部の”object_id”が新規に登録されたコンタクトのIDになりますので、クリックして入力します。
入力したら次へをクリックします。

④HubSpot　コンタクトの１件取得　出力確認

続いて、設定したデータが正しく取得できるかの確認を行います。
『テスト実行』をクリックして、データの取得を行います。

テスト実行が完了して、右部のように、コンタクト情報が反映されれば成功となります。
内容に問題がなければ、『完了して次へ』をクリックして次のアクションの設定に進みます。

⑤Senses　コンタクトの登録　認証コネクタの設定

続いて、Sensesにデータを登録するアクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりSensesを選択し、『コンタクトの登録』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。

※Sensesの取引先、案件に対する登録や更新処理の詳細はヘルプページをご参照ください。

『新しいコネクタを作成する』を押下して認証コネクタの作成を行います。

※既に作成済みのSenses認証コネクタがある場合、新規に作成いただく必要はございません。

『タイトル』は任意の名称を入力します。

『トークン』はSenses管理画面から取得しますので、ブラウザでSensesにログインします。
左部のメニューから『管理者設定』をクリックし、『API利用』のタブをクリックすると、『APIキー』が表示されるので、コピーします。

Connectに戻り、コピーしたAPIキーの値を『トークン』の箇所に貼り付けます。
『コネクタ作成』をクリックすると認証コネクタが作成できます。

作成した認証コネクタを選択して、次に進みます。

⑥Senses　コンタクトの登録　基本設定と出力確認

基本設定画面では、Sensesのカラムが表示されます。
カラムの入力欄をクリックすると、右部にConnectが取得したパラメータ(データの変数)の一覧が表示されます。

検知したコンタクトの詳細情報は『コンタクトの1件取得』内の『properties』をクリックすると表示されます(赤枠で囲っている部分)。
Sensesのカラムに対して任意のパラメータを設定します。

入力が完了したら、『次へ』をクリックして出力確認画面に進みます。

出力確認画面では、デフォルトでは左側のように、サンプルのデータが表示されています。
そのため、設定したデータの内容でSensesにコンタクトをテスト登録するために、『テスト実行』をクリックします。

Sensesで実際にコンタクトの登録が行われ、成功すると以下のようにコンタクトの内容が反映されます。

⑦シナリオの保存と有効化

これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、HubSpotに新規のコンタクトが追加された際に、設定したシナリオが自動で行われます。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることでHubSpotからSensesへのリード登録を簡単に自動化することができました。
このような処理を自動化することで、マーケティング担当者のデータ管理工数の削減や、インサイドセールス担当者の対応スピード向上に寄与できると思います。

なお、登録処理の後にはお使いのチャットツールなどに通知を送ることも可能です。

コネクタを組み合わせて最適な業務フローを構築いただければと思います。