はじめに
今回のシナリオではHubSpotの新規コンタクトを自動でkintoneに登録するシナリオを作成していきます。
完成したシナリオは以下のようなイメージになります。
シナリオ作成のやり方を簡単に掴みたい！という方は以下の動画もご覧ください。
手順
HubSpot 新規コンタクトを検知 イベントの設定
認証コネクタの設定
新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からHubSpotを選択し、イベント選択画面で『新規コンタクトの検知 』を選択します。
※”アルファ”と表示されているイベントはお使いいただけませんのでご注意ください。
既に認証コネクタを作成している場合は、認証コネクタ選択画面で、作成済みの認証コネクタを選択します。
認証コネクタが未作成の場合は、新しいコネクタを作成します。
『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
認証コネクタ設定画面で、任意のタイトルを入力して、『認証』をクリックします。
HubSpotの認証ウィンドウが開かれます。
今回連携を行いたいアカウントを選択して、『アカウントを選択』をクリックします。
ウィンドウが自動で閉じ、認証コネクタ作成画面に『認証済み』と表示されたら、『コネクタ作成』をクリックします。
作成された認証コネクタをクリックして次へ進みます。
出力確認画面で初期表示されているデータはサンプルの値になりますので、『サンプル取得』をクリックします。
サンプル取得と出力確認
サンプル取得をクリックすると、以下のように新しくウインドウが立ち上がります。
『イベント待機』をクリックしてください。
イベント待機中の状態になります。
この状態でHubSpotでコンタクトを作成すると、データの通信が行われ、作成されたコンタクトの情報がBizteX Connectに連携されます。
ブラウザーでHubSpotのコンタクト作成画面を開きます。
HubSpotのコンタクト画面を開き、右上部の『コンタクトを作成』をクリックします。
必要な情報を入力して『コンタクトを作成』をクリックします。
Connectの画面に戻ります。
データの連携ができていれば、待機中のウィンドウが自動で閉じられ、出力確認画面に”object_id”が表示されます。
※サンプル待機画面が閉じない場合、認証コネクタの設定ミスなどの可能性があります。
『完了して次へ』をクリックしてコンタクト情報の取得アクションの設定に進みます。
HubSpot コンタクトを１件取得する アクションの設定
基本設定
続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりHubSpotを選択し、『 コンタクトを１件取得する 』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。
コンタクトの作成を検知した状態では、コンタクト情報のIDは連携されていますが、コンタクトのデータの詳細情報はまだ取得できていない状態です。
そのため、ここでコンタクトデータの詳細情報を取得します。
作成済みの認証コネクタを選択して、次へをクリックして基本設定画面に遷移します。
基本設定画面では、コンタクト取得の対象となるオブジェクトのIDを指定します。
『取得タイプ』のプルダウンを”Contact ID”に設定して、その下の『コンタクトID』の入力欄をクリックします。
右側に新規コンタクトを検知イベントで取得した値が表示されます。
最上部の”object_id”が新規に登録されたコンタクトのIDになりますので、クリックして入力します。
入力したら次へをクリックします。
出力確認
続いて、設定したデータが正しく取得できるかの確認を行います。
『テスト実行』をクリックします。
テスト実行が完了して、右部のように、コンタクト情報が反映されれば成功となります。
内容に問題がなければ、『完了して次へ』をクリックして次のアクションの設定に進みます。
kintone レコードを登録する アクションの設定
認証コネクタの設定
続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりkintoneを選択し、『レコードを登録する』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。
『新しいコネクタを作成する』を押下して認証コネクタの作成を行います。
kintoneアプリとの認証コネクタ作成方法の詳細については以下の記事に記載しております。
※既に作成済みのkintone認証コネクタがある場合、新規に作成いただく必要はございません。
※kintoneではアプリごとに認証コネクタを個別に作成する必要がございますので、ご注意ください。
認証情報の入力ができたら、『コネクタ作成』を押下します。
認証コネクタが作成できますので、作成した認証コネクタを選択して、『次へ』をクリックして基本設定に移ります。
基本設定と出力確認
基本設定画面では、kintoneのカラムが表示されます。
HubSpotから同期させたいカラムの入力欄をクリックすると、右部にパラメータ(Connectが取得してきたデータの変数)の一覧が表示されます。
検知したコンタクトの詳細情報は『コンタクトを1件取得する』内の『properties』をクリックすると表示されます(赤枠で囲っている部分)。
kintoneのカラムに対して任意のパラメータを設定します。
入力が完了したら、『次へ』をクリックして出力確認画面に進みます。
出力確認画面では、デフォルトではサンプルのデータが表示されています。
そのため、設定したデータの内容でkintoneにレコードをテスト登録するために、『テスト実行』をクリックします。
成功すると、以下のように”id”の数値が、作成されたレコードのIDに変更されます。
シナリオの保存と有効化
これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、HubSpotに新規のコンタクトが追加された際に、設定したシナリオが自動でリアルタイムに行われます。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることでHubSpotからkintoneへのリード登録を簡単に自動化することができました。
このような処理を自動化することで、マーケティング担当者のデータ管理工数の削減や、インサイドセールス担当者の対応スピード向上に寄与できると思います。
なお、登録処理の後にはお使いのチャットツールなどに通知を送ることも可能です。
コネクタを組み合わせて最適な業務フローを構築いただければと思います。