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iPaaS活用術 | One Driveに新規追加された添付ファイルをDX Suiteにアップロードする

BizteX Connectを用いて、One DriveやGoogle Drive、boxなどのクラウドストレージに保存されたファイルを自動でDX Suiteへと追加する方法を紹介します。BizteX Connectを用いることで、システムインテグレーションを行わずともストレージやファイルサーバとDX Suiteを連携することが可能です。 更にFAXやスキャナと組み合わせることで、帳票アップロード作業をより効率化することもできます。

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手順

Outlook ファイルの追加/変更を検知 イベントの設定

認証コネクタの作成

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からOne Driveを選択し、イベント選択画面で『 ファイルの追加/変更を検知 』を選択します。

※Google Driveやbox等の他のクラウドストレージでも同様の自動化が可能です。
※Gmailの添付ファイルをDX Suiteに追加するシナリオの設定方法はこちらをご参照ください。

認証コネクタ選択画面で、既に作成済みの認証コネクタを選択するか、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して認証を押すとMicrosoft アカウントの認証ウィンドウが表示されます。

表示に従って認証情報を入力し、『承諾』をクリックします。
認証コネクタの内容が反映されますので、『コネクタ作成』をクリックします。

認証コネクタが作成できますので、『次へ』をクリックして基本設定へと進みます。

基本設定とサンプル取得

基本設定では、検知の対象とするフォルダを指定します。

※フォルダ内の子階層のフォルダに追加されたファイルも検知の対象となりますので、フォルダを指定する際は不必要なファイルが格納されないようにご注意ください。

フォルダを指定するためには、フォルダのパスを指定する必要があります。
パスを取得するために、まずOne Driveで該当のフォルダを開きます。

今回は『ドキュメント』というフォルダ内を検知の対象とします。
フォルダ名の右部分にある三点リーダをクリックし、表示されるメニューの中から『詳細』をクリックします。
右部に展開されるバーをスクロールして、『その他の詳細』の中にある『パス』をクリックしてコピーします。

コピーしたパスを、『フォルダURL』の箇所に貼り付けます。
『次へ』をクリックして出力確認画面に進みます。

続いて、出力確認画面にてOne Driveからサンプルデータを取得します。
デフォルトで表示されているのは初期値のデータになりますので、『サンプル取得』を押下します。

該当するフォルダ内のファイルの新着3件が表示されますので、任意のものを選択します。
※検索結果に該当がない場合はサンプルが取得できません
サンプルの取得ができれば、『完了して次へ』をクリックします。

One Drive ファイルダウンロードの設定

基本設定とテスト実行

続いて、検知したファイルをダウンロードする部分を設定していきます。
アプリの一覧からOne Driveを選択します。
続いて、アクション選択画面では、『 ファイルをダウンロード する』を選択して次へ進みます。

先ほど作成した認証コネクタを選択します。

基本設定画面では、検知したファイルのURLを指定する必要があります。
入力欄をクリックし、右側に表示されるパラメータの一覧から、『webUrl』を選択して入力します。
入力ができたら次へをクリックします。

出力確認画面で、実際にデータがダウンロードできるか『テスト実行』をクリックしてテスト実行を行います。
ダウンロードが成功すると、結果が画面に反映されます。
※Excelファイルなどはダウンロードできない場合がありますのでご注意ください

問題なければ、『完了して次へ』をクリックしてDX Suiteの設定を行います。

DX Suite 読取ユニットへのファイル追加の設定

認証コネクタの作成

続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりDX Suiteを選択し、『読取ユニットにファイルを追加』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。

『新しいコネクタを作成する』を押下します。
※既に作成済みのDX Suite認証コネクタがある場合、新規に作成いただく必要はございません。

『タイトル』には任意のタイトルを入力します。
トークン以降の入力箇所はDX Suite上から値を取得する必要がありますので、ブラウザーの別タブにおいてDX Suiteを開きます。

DX Suiteログイン後の画面より、右上のアカウント名をクリックし、『設定』画面を開きます。

左側の項目から、『APIキー設定』を選択します。
APIキー設定画面において、右上の『新規作成』をクリックするとAPIトークンの生成ができます。
作成されたトークンをコピーして、BizteX Connectの認証コネクタ作成画面の『トークン』の箇所にペーストします。

『サブドメイン』はDX Suiteのログイン時のURLから取得できます。
dx-suite.comより以前の赤線の箇所をコピーして、BizteX Connectの認証コネクタ作成画面の『サブドメイン』にペーストします。

認証情報の入力ができたら、『コネクタ作成』を押下します。
認証コネクタが作成できますので、『次へ』をクリックして基本設定に移ります。

基本設定とテスト実行

まず、ファイルを追加する先を指定します。
『追加先』のプルダウンからドキュメントもしくはユニットから選択を行うことができます。
選択が完了したら、『次へ』をクリックすると基本設定の画面に遷移します。
ドキュメントIDは、追加先となるDX SuiteのドキュメントのURLから取得しますので、再度DX Suiteの画面を開きます。

ドキュメントIDを設定するために、追加したいドキュメントをDX Suite上でクリックします。
ドキュメントをクリックした際のURLの中にドキュメントIDが表示されます。
赤線で表示している『documentId=』の次に続く数字をコピーして、『ドキュメントID』の箇所に貼り付けます。

『読取りユニット名』は、任意のテキストを入力します。
※読取ユニット名は漢字、ひらがな、カタカナ、英数字、1〜128文字で入力する必要がありますのでご注意ください

ファイルの箇所では、プルダウンからアップロードしたいファイルを選択します。
設定が完了したら、完了して次へをクリックして出力結果の確認画面に移ります。

テスト実行をクリックすると、実際にDX Suiteのユニットにアップロードを行います。
※読み取りが実際に行われます。

アップロードが成功すると、アップロード内容が反映され、『status』の箇所が”success”に変わります。
DX Suiteに実際にファイルがアップロードされているかどうか確認してください。

これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、設定した内容のメールを受信した際に、このシナリオが自動で稼働します。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることで上記のワークフローを簡単に自動化することができました。
ストレージへの格納からOCRの読み取りまでを自動化することで、営業担当者やバックオフィス担当者の工数を削減して、その他業務に充てる時間を創出することができるのではないかと思います。
紙帳票を直接クラウドストレージへ格納できるスキャナやFAXもありますので、そういった製品と組み合わせることでOCRへのデータのアップロードをより簡単にできると思います。

なお、書類の読み取り結果となるCSVデータを取得して別システムにデータを入力する方法については別の記事にてご紹介しております。
DX Suiteとの連携をお考えの方は、是非こちらの記事もご覧いただければ幸いです。

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