はじめに

今回のシナリオではkintoneのレコードのステータス変更を起点に、自動でfreee会計で見積書を作成するシナリオを作成していきます。
完成したシナリオは以下のようなイメージになります。

手順

kintone プロセスのステータスの変更を検知 イベントの設定

認証コネクタの設定と基本設定

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からkintoneを選択し、イベント選択画面で『プロセスのステータスの変更を検知する』を選択します。

ConnectでWebhook URLを発行します。
『新しいコネクタを作成する』をクリックし、任意のタイトルを入力して『コネクタ作成』をクリックします。

Webhook URLが発行されますので、クリップボードのアイコンをクリックしてコピーします。

続いて、発行したWebhook URLをkintoneのアプリにも登録します。
連係させたいkintoneアプリの設定画面より、『Webhook』を選択してください。
Webhook設定画面を開くと、右上の+ボタンよりWebhookを新規追加することができます。

Webhook URLの箇所に先ほどコピーしたURLを入力し、通知を設定する条件を設定し、保存をクリックしてください。
※Webhook URLをペーストする際、https://が重複しますので必ず削除を行ってください
その後、アプリの更新を行ってください。

※同一のWebhookを使いまわすと、意図しないタイミングでシナリオが稼働する場合があります。
※シナリオ1つにつき1つのWebhookを発行することを推奨いたします。

続いて認証コネクタを作成します。
kintoneではアプリごとに認証コネクタが必要なので、該当するアプリに対する認証コネクタが未作成の場合は新規に作成を行います。
※認証コネクタの作成方法はこちらの記事をご参照ください。

作成が完了出来たら次へをクリックします。

『基本設定』画面において、検知対象とするステータスを設定します。
プルダウンをクリックすると、kintone側で設定しているプロセスの一覧が表示されます。
対象としたいステータスを選択します。
入力が完了したら次へを選択して出力確認画面に遷移します。

サンプルデータの登録

続いて、Connectの画面に戻り、データのサンプル取得を行います。
初期状態で表示されているデータはプリセットで表示される値になりますので、実際にkintoneに登録されるデータを検知させます。
サンプル確認をクリックすると、サンプル取得の画面に移りますので、Webhook待機をクリックします。

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Webhook待機をクリックすると以下の画面が表示されます。
リクエスト待機中に、kintoneにテストレコードを追加してください。

待機中にkintoneにテストレコードが追加され、データの疎通が行われるとウィンドウが自動で閉じ以下の画面になります。
追加したレコードの情報が表示されていれば、イベント部分の設定は完了です。

疎通した内容が反映されていれば、ここまでの設定は完了です。

freee会計 見積書の作成 アクションの設定

認証コネクタと事業所・取引先の設定

続いて、freee会計で見積書を作成するアクションの設定を行います。
完了して次へ、をクリックするとアクションの設定に進みますので、freee会計を選択します。
選択するとアクションの選択に移りますので、ここで『見積書の作成』を選択します。

認証コネクタ作成画面に移りますので、既存の認証コネクタを選択するか、『新しいコネクタを作成する』を、クリックして新規に認証コネクタを作成します。
作成した認証コネクタを選択して、『次へ』をクリックします。

続いて、事業所の設定を行います。
事業所のプルダウンには、所属している事業所の一覧が表示されますので、追加先の事業所を選択します。
続いて、プルダウンから事業所の契約プランを選択して指定します。
選択が完了したら、次へをクリックします。

続いて、取引先の入力を行います。
ここは、freeeで予め設定してある取引先の中から指定する必要があります。
今回は右上の”カスタム入力”のボタンをONにして、kintoneから取得した値を顧客IDとして使用します。
入力が完了したら、次へをクリックします。

※freee上に存在しないIDを指定した場合はエラーになります。

基本設定と明細行の設定

取引先の設定が完了したら、続いて、見積書に記載される基本情報を設定していきます。
基本設定画面では、見積書のタイトルや表示名などを入力します。
入力欄をクリックすると右側にConnectが取得しているパラメータ(変数)の一覧が表示されます。
kintoneから取得してきた案件の情報から、『顧客名』や『提案プラン』など必要な情報を設定画面に入力します。

必須項目と任意項目の入力が完了したら、次へをクリックします。

続いて、見積書の明細行の内容を設定していきます。
『行を追加』をクリックして明細行の内容の設定に進みます。

明細行に必要な内容を入力していきます。
『単価』や明細行の区分など、各種必要な項目を入力します。
カスタム入力で直接値を入力することも可能です。
入力が完了したら、『追加』をクリックします。

行が追加できています(空欄になっていても問題ありません)。
複数行の追加もできるので、必要な数の行を追加します。
追加が完了したら、次へをクリックしてテスト実行に進みます。

テスト実行

見積書が正しく作成できるかテスト実行を行います。
出力確認画面では、初期状態では何も表示されていませんので、『テスト実行』をクリックして先ほど設定したデータで見積書のテスト作成を行います。
作成が完了したら、作成した見積書のデータが反映されます。

シナリオの保存と有効化

画面右上から、『保存』をクリックします。
編集がロックされますので、保存ボタンの左にある『シナリオ有効化』をONにします。
シナリオが有効化されている状態でkintoneにステータスの変更が行われれば、自動でfreeeでの見積書の作成が行われます。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
普段お使いになられているクラウドサービスを連携させることで、日常的な業務の工数がきっと削減できるのではないかと思います。
kintone、freee会計共に今回ご紹介した連携以外も可能ですので、実際にお試しいただけると幸いです。