手順
DX Suite ステータス変更を検知イベントの設定
基本設定
新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からDX Suiteを選択し、イベント選択画面で『 ステータスの変更を検知する 』を選択します。
※DX Suiteにファイルをアップロードするシナリオの設定はこちらをご参照ください。
既に認証コネクタを作成している場合は、認証コネクタ選択画面で、作成済みの認証コネクタを選択します。
認証コネクタが未作成の場合は、上記の記事を参照して新しいコネクタを作成してください。
認証コネクタを選択したら『次へ』をクリックします。
基本設定画面では、検索対象とするDX Suite上の対象と、そのIDを指定します。
フォルダ、ドキュメント、ユニットの定義についてはDX Suiteのマニュアルをご参照ください。
本記事では、『ドキュメントID』をクリックします。
続いて、選択した対象のIDを入力します。DX Suiteをブラウザで開き、対象となるドキュメントをクリックします。
該当するドキュメントをクリックした状態で、URLバーに表示されている、”documentId”以降の数字をコピーします(赤線の箇所)。
これがドキュメントIDになりますので、BizteX Connectにペーストします。
検索対象とIDの入力が完了したら、次へをクリックしてオプションの設定を行います。
オプション設定と出力確認
続いて、オプション設定画面において、検知させるDX Suiteのステータスを設定します。
読み取りが完了した状態は『ベリファイ完了(承認済)』になりますので、選択肢の中から設定します。
※DX Suiteのステータス定義の詳細については、DX Suiteのマニュアルを参照ください。
その他のオプション設定の項目は任意の入力項目になります。今回は入力をしなくて問題ありません。
次へをクリックして出力確認に進みます。
デフォルトで表示されているのは初期値のデータになりますので、実際にDX Suiteからデータを取得します。
『サンプル取得』をクリックすると、DX Suiteから指定した条件で検索して該当するドキュメントの新着3件が表示されますので、任意のものを選択します。
サンプルが無い場合は『利用できるサンプルデータがありません。』と表示されます。
DX Suiteで設定した内容でファイルが存在しない可能性がありますので、エントリー中の状態になっていないか等、ご確認ください、
サンプルの取得ができれば、『完了して次へ』をクリックします。
DX Suite 読取結果CSVをダウンロードアクションの設定
基本設定
続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりDX Suiteを選択し、『読取結果CSVをダウンロード』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。
作成済みの認証コネクタを選択して、次へをクリックして基本設定画面に遷移します。
基本設定画面では、CSVダウンロードの対象となるユニットのIDを指定します。
『ユニットID』の入力箇所をクリックすると、右側にステータス変更検知イベントで取得した値が表示されます。
最上部の”id”がステータスに変更のあったユニットのIDになりますので、クリックして入力します。
入力したら次へをクリックします。
CSVファイルの設定と出力確認
続いて、CSVファイルの詳細設定を行います。
任意の入力項目にはなりますが、文字コードの設定や、CSVのヘッダ行を予め設定しておくことが可能です。
今回は何も変更せずに次へをクリックします。
出力確認画面でCSVのダウンロードをテスト実行します。
以下の画像のように、ファイル名が変更されたら成功になります。
ファイル名をクリックすると実際にファイルがダウンロードできます。
問題なければ、完了して次へをクリックします。
CSVファイルで表データを作成する アクションの設定
ファイル選択と出力確認
CSVデータはダウンロードできましたが、まだその中身を開いていないような状態です。
そのため、続いて、CSVファイルから表データを作成するアクションを作成します。
アプリの一覧より、『CSV』を選択して、『 CSVファイルで表データを作成する 』アクションを選択します。
ファイル選択画面では、ファイルおよび文字コードを選択します。
CSVファイルのプルダウンから、先ほどDX Suiteから取得したCSVデータを選択します。
文字コードは、先ほどShift_JIS形式でダウンロードを行ったので、Shift_JISを選択します。
入力が完了したら、次へをクリックします。
出力確認画面では、デフォルトではサンプルの表データが表示されています。
そのため、取得している実際のCSVファイルから表データをテストで作成します。
テスト実行をクリックして、表データを作成してください。
成功すると、以下のように実際のCSVファイルで表データを作成します。
※プレビュー表示されるのはヘッダおよび上から一部の行のみになります。
表データの作成でエラーが発生する場合、CSVデータの形式に不備がある可能性があります。
コンソールログをご確認いただき、修正をお試しください。
一例としてヘッダ行に重複や空白がある場合が挙げられます。
※BizteX Connectのエラーの確認方法についてはこちらの記事をご参照ください。
内容に問題が無ければ、完了して次へをクリックします。
繰り返しの作成
基本設定と出力確認
続いて、取得したCSVデータのそれぞれの行に対して行う繰り返しの処理を作成します。
BizteX Connectで繰り返しの処理を作成するためには、まずは繰り返しのブロックを作成し、そのブロックの中に繰り返し行う処理を作成します。
まず、アプリ一覧の中から『一般』を選択して、アクションの候補から『繰り返し』を選択します。
基本設定の画面で、繰り返しの対象を選択します。
プルダウンをクリックすると、繰り返し対象の候補が表示されますので、繰り返し処理したい対象を選択します。
選択できれば、『ブロックを開く』をクリックして繰り返し内の処理の作成に進みます。
※繰り返しブロックの作成方法の詳細はヘルプページも併せてご参照ください。
CSVに対する繰り返し処理の作成(例：Google Sheets 行の更新アクション)
認証コネクタ設定とファイルの選択
まず、『items』の箇所をクリックして、繰り返し処理を行うデータの中身を確認します。
内容に問題なければ、完了して次へをクリックします。
続いて、アプリケーションの一覧から、繰り返し処理したいアクションを選択します。
今回はGoogle Sheetsを選択します。
アクションの一覧から、『行の更新・追記』を選択したら、続いて認証コネクタを選択します。
作成済みの認証コネクタを選択いただくか、認証コネクタが未作成の場合は、こちらの記事を参照して新規作成をします(リンク先ではGoogle Driveの認証コネクタですが、作成方法は同じになります)。
認証コネクタの作成が完了したら、次へをクリックします。
続いて、出力先のGoogle Sheetsのファイルを選択します。
『スプレッドシートを選択』をクリックすると、スプレッドシートのファイル一覧が表示されます。
表示されている一覧から選択するか、表示されていない場合は検索を行うことも可能です。
ファイルの選択が完了したら、次へをクリックします。
※行の更新を行うファイルは、予め以下のようなヘッダ行を出力先シートに設定しておく必要があります。
基本設定と出力確認
続いて、出力先のシートの設定を行います。
基本設定画面の『シート』のプルダウンをクリックして出力先シートの選択を行います。
ヘッダ行が1行目以外になる場合は、『ヘッダ行』の箇所に適切な数値を入力します。
入力が完了したら次へをクリックします。
続いて、更新するテキストデータを設定します。
『更新するデータ』の画面では、基本設定で設定した内容を基に、シートのヘッダ行が表示されます。
各行に対して入力欄がありますので、そこに対して、テキストを直接入力したり、右部に表示されているパラメータ(変数)から任意のものを当てはめて入力していきます。
入力が完了したら、次へをクリックします。
出力確認画面で、実際に正しく更新ができるかテストを行います。
初期状態で表示されている内容はサンプルの値になります。
『テスト実行』をクリックして、成功になれば完了です。
実際のスプレッドシートで内容が更新できているか確認してください。
シナリオの保存と有効化
これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、該当するDX Suite上のドキュメントのステータスが指定したものに変わった場合に、設定した処理が自動で行われます。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることでDX SuiteからのCSVダウンロードと入力を簡単に自動化することができました。
1つ前の記事の、メールやストレージ格納からOCR処理を自動化することで、営業担当者やバックオフィス担当者の工数を削減して、その他業務に充てる時間を創出することができるのではないかと思います。
なお、書類の読み取り結果となるCSVデータの入力先については、Google Sheetsで例示をしておりますが、Excel Online、kintoneやSalesforceなどのCRMに対してももちろん入力が可能です。