手順

Gmail　メール受信イベントの設定

基本設定とテスト実行

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からGmailを選択し、イベント選択画面で『メール受信』を選択します。
※Outlookを主にお使いの場合、メール受信イベントの設定はこちらをご参照ください。

認証コネクタ選択画面で、既に作成済みの認証コネクタを選択するか、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して認証を押すとGoogleアカウントの認証ウィンドウが表示されます。
アカウントを選択するか認証情報を入力して、表示に従い設定を進めると、認証コネクタが作成できます。

認証コネクタを選択したら『次へ』をクリックします。

フィルタ種別の選択画面では、『シンプル』もしくは『カスタム』から選択ができます。
『カスタム』を選択すれば、ご自身でGmailの検索クエリを記述できますが、本記事では『シンプル』を選択します。

フィルタ条件の設定では、『ラベル』『件名』『送信元』『添付ファイル有無』の条件が設定できます。
今回は、件名に”請求書”、添付ファイル有無は”あり”を選択して『次へ』をクリックします。

続いて、出力確認画面にてGmailからサンプルデータを取得します。
デフォルトで表示されているのは初期値のデータになりますので、『サンプル取得』を押下します。
メールボックスから指定した条件で検索して該当するメールの新着3件が表示されますので、任意のものを選択します。
※検索結果に該当がない場合はサンプルが取得できません
サンプルの取得ができれば、『完了して次へ』をクリックします。

DX Suite　読取ユニットへのファイル追加の設定

認証コネクタの作成

続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりDX Suiteを選択し、『読取ユニットにファイルを追加』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。

『新しいコネクタを作成する』を押下します。
※既に作成済みのDX Suite認証コネクタがある場合、新規に作成いただく必要はございません。

『タイトル』には任意のタイトルを入力します。
トークン以降の入力箇所はDX Suite上から値を取得する必要がありますので、ブラウザーの別タブにおいてDX Suiteを開きます。

DX Suiteログイン後の画面より、右上のアカウント名をクリックし、『設定』画面を開きます。

左側の項目から、『APIキー設定』を選択します。
APIキー設定画面において、右上の『新規作成』をクリックするとAPIトークンの生成ができます。
作成されたトークンをコピーして、BizteX Connectの認証コネクタ作成画面の『トークン』の箇所にペーストします。

『サブドメイン』はDX Suiteのログイン時のURLから取得できます。
dx-suite.comより以前の赤線の箇所をコピーして、BizteX Connectの認証コネクタ作成画面の『サブドメイン』にペーストします。

認証情報の入力ができたら、『コネクタ作成』を押下します。
認証コネクタが作成できますので、『次へ』をクリックして基本設定に移ります。

基本設定とテスト実行

まず、ファイルを追加する先を指定します。
『追加先』のプルダウンからドキュメントもしくはユニットから選択を行うことができます。
選択が完了したら、『次へ』をクリックすると基本設定の画面に遷移します。
ドキュメントIDは、追加先となるDX SuiteのドキュメントのURLから取得しますので、再度DX Suiteの画面を開きます。

ドキュメントIDを設定するために、追加したいドキュメントをDX Suite上でクリックします。
ドキュメントをクリックした際のURLの中にドキュメントIDが表示されます。
赤線で表示している『documentId=』の次に続く数字をコピーして、『ドキュメントID』の箇所に貼り付けます。

『読取りユニット名』は、任意のテキストを入力します。
※読取ユニット名は漢字、ひらがな、カタカナ、英数字、1〜128文字で入力する必要がありますのでご注意ください

ファイルの箇所では、プルダウンからアップロードしたいファイルを選択します。
設定が完了したら、完了して次へをクリックして出力結果の確認画面に移ります。

テスト実行をクリックすると、実際にDX Suiteのユニットにアップロードを行います。
※DX Suiteの設定によっては読み取りリクエストが発生しますのでご注意ください

アップロードが成功すると、アップロード内容が反映され、『status』の箇所が”success”に変わります。
DX Suiteに実際にファイルがアップロードされているかどうか確認してください。

これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、設定した内容のメールを受信した際に、このシナリオが自動で稼働します。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることで上記のワークフローを簡単に自動化することができました。
メールの受信からOCRの読み取りまでを自動化することで、営業担当者やバックオフィス担当者の工数を削減して、その他業務に充てる時間を創出することができるのではないかと思います。
メール以外でも、クラウドストレージでのファイルの格納やチャットのメッセージ受信を本シナリオの起点にすることも可能です。

なお、書類の読み取り結果となるCSVデータを取得して別システムにデータを入力する方法については別の記事にてご紹介しております。
DX Suiteとの連携をお考えの方は、是非こちらの記事もご覧いただければ幸いです。