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iPaaS活用術 | Outlookで受信した請求書ファイルをfreee ファイルボックスにアップロードする

この記事では、BizteX Connectを用いて、メールで受信した請求書等のファイルを自動でfreeeのファイルボックスへと追加する方法を紹介します。BizteX Connectを用いることで、OutlookやGmailとの連携や、その他ツールとの連携など様々な方法で業務の効率化が可能です。

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手順

Outlook メール受信イベントの設定

イベント選択及び認証コネクタ作成

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からOutlookを選択し、イベント選択画面で『メール受信』を選択します。

認証コネクタ選択画面で、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して作成を押すと作成したOutlookの認証ウィンドウが表示されます。
表示されているアカウントを選択するか、認証情報を入力して作成を進めます。
入力が完了して認証コネクタが作成できたら、『次へ』をクリックして基本設定へと進みます。

※既に作成済みの認証コネクタがある場合は、新規でコネクタを作成する必要はありません。

メール受信の基本設定

続いて基本設定に移ります。
『フォルダ』のプルダウンをクリックして、受信したいメールのフォルダを選択します。
選択が完了したら『次へ』をクリックしてフィルタ条件の設定を行います。
今回は請求書の送付メールをフィルタとして抽出したいので、『件名』に”請求書”、『添付ファイル』は”あり”に設定して、『次へ』をクリックします。

続いて、出力確認画面にてメール受信のサンプルデータを取得します。
表示されている情報は初期値になりますので、『サンプル取得』をクリックして実際にOutlookのメールから検索を行います。
検索結果が存在する場合、検索結果の新着3件までが表示されますので、任意のものを選び、『選択』をクリックします。
※該当するメールがフォルダ内に無い場合、サンプルデータの取得ができません。


選択したメールの内容をサンプルとして取得することができました。
『完了して次へ』をクリックして添付ファイルのダウンロードの設定を行います。

Outlook 添付ファイル取得の設定

基本設定とテスト実行

続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりOutlookを選択し、『添付ファイルを取得する』アクションを選択すると、基本設定の画面に遷移します。

先ほど作成した認証コネクタを選択して『次へ』をクリックします。


基本設定画面では、添付ファイルを取得するためにメールのIDを指定する必要があります。
『messageID』の入力欄をクリックし、右側に表示されるパラメータの一覧から、『メール受信』パラメータの中の最上部の”id”をクリックして入力します。
入力ができたら『次へ』をクリックします。

出力確認画面で、『テスト実行』をクリックしてサンプルデータの取得を行います。
取得が正常にできれば、以下のようにダウンロードしたファイルが表示されます。
問題がなければ、続いてfreeeへのアップロード部分の設定に移ります。

freee ファイルボックスへのアップロードの設定

認証コネクタの設定

アプリ一覧から、freee会計を選択し、アクション選択画面において『ファイルボックスへファイルをアップロード』を選択します。

認証コネクタ選択画面で、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
任意のタイトルを入力して、『認証』をクリックします。
認証のためにウィンドウが立ち上がりますので、連携したいアカウント情報を入力するか、表示されているアカウントを選択します。
コネクタの作成が完了したら、『次へ』をクリックします。

※既に作成済みの認証コネクタがある場合は、新規でコネクタを作成する必要はありません。

基本設定とテスト実行

基本設定画面では、アップロード先の事業所を選択する必要があります。
『事業所』のプルダウンからアップロード先の事業所を設定したら、『証憑ファイル』をクリックしてアップロードするファイルを選択します。
また、メモや取引日を設定することも可能です。

設定項目の入力が完了したら、『次へ』をクリックしてテスト実行画面に進みます。

『テスト実行』をクリックして設定した内容でテストを行います。
テスト実行が成功すると、出力確認画面で実行した内容が反映されます。
freeeの画面を開き、ファイルボックスにファイルが実際にアップロードされているかどうか確認してください。

これでシナリオの設定は終了です。
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、設定した内容のメールを受信した際に、このシナリオが自動で稼働します。

設定方法のイメージ動画

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることで上記のワークフローを簡単に自動化することができました。
書類の保存を自動化することで、バックオフィス担当者の工数を削減して、その他業務に充てる時間を創出することができるのではないかと思います。
是非お試しください。

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