手順

Gmail　メール受信イベントの設定

基本設定

新規シナリオ作成画面において、アプリの一覧からGmailを選択し、イベント選択画面で『メール受信』を選択します。

認証コネクタ選択画面で、『新しいコネクタを作成する』をクリックします。
※既に作成済みの認証コネクタがある場合は、既存の認証コネクタを使用いただいても問題ありません。
任意のタイトルを入力して認証を押すとGoogleアカウントの認証ウィンドウが表示されます。
アカウントを選択するか認証情報を入力して、表示に従い設定を進めると、認証コネクタが作成できます。
作成できた認証コネクタを選択して『次へ』をクリックします。

メールのフィルタ種別を選択では、『シンプル』もしくは『カスタム』から選択ができます。
『カスタム』を選択すれば、ご自身でGmailの検索クエリを記述できますが、本記事では『シンプル』を選択します。
フィルタ条件の設定では、『ラベル』『件名』『送信元』『添付ファイル有無』の条件が設定できます。
例として、件名に”請求書”、添付ファイル有無は”あり”を選択して『次へ』をクリックします。

続いて、出力確認画面にてGmailからサンプルデータを取得します。
デフォルトで表示されているのは初期値のデータになりますので、『サンプル取得』を押下します。
メールボックスから指定した条件で検索して該当するメールの新着3件が表示されますので、任意のものを選択します。
※検索結果に該当がない場合はサンプルが取得できません
サンプルの取得ができれば、『完了して次へ』をクリックします。

kintone　ファイルアップロードの設定

認証コネクタの作成

続いて、アクションの設定に移ります。
アプリ一覧よりkintoneを選択し、『ファイルをアップロードする』アクションを選択すると、認証コネクタ設定の画面に遷移します。

『新しいコネクタを作成する』を押下します。
※既に作成済みのkintone認証コネクタがある場合、新規に作成いただく必要はございません。
※kintoneではアプリごとに認証コネクタを個別に作成する必要がございますので、ご注意ください。

『タイトル』には任意のタイトルを入力します。
トークン以降の入力箇所はkintone上から値を取得する必要がありますので、kintoneの該当するアプリにおいて、アプリの設定画面を開きます。

『設定』タブから『APIトークン』を選択します。
『生成する』をクリックするとAPIトークンの生成ができますので、作成されたトークンをコピーして認証コネクタ作成画面の『トークン』の箇所にペーストします。
※アクセス権のチェックボックスはConnectで操作させたい内容に従って設定をお願いいたします。
※トークン生成後は必ず、アプリを更新いただくようにお願いいたします。

『ドメイン』『サブドメイン』『アプリID』はkintoneのアプリを表示した際のURLから取得できます。
ドメインは青線の”cybozu.com”、サブドメインは赤線のcybozu.comより以前の箇所を、アプリ番号は黒線部の末尾の数字をそれぞれコピーしてペーストします。

認証情報の入力ができたら、『コネクタ作成』を押下します。
認証コネクタが作成できますので、『次へ』をクリックして基本設定に移ります。

基本設定とテスト実行

アップロードするファイルを指定します。
ファイルのプルダウンをクリックすると、メールに添付されていたファイルの候補が表示されますので、クリックして選択します。
『次へ』をクリックすると出力確認の画面に遷移します。
デフォルトでは”XXXXXXX”と初期値が表示されていますので、『テスト実行』を押下します。

テスト実行が終了し、以下のようにfilekeyが反映されたら設定は完了です。
このファイルキーを利用してレコードの登録を行いますので、『完了して次へ』を押下してkintoneのレコード登録部分の設定に移ります。

kintone　レコードの登録の設定

認証コネクタの設定

アプリ一覧から、kintoneを選択し、アクション選択画面において『レコードの登録』を選択します。
認証コネクタ選択画面で、先ほど作成した認証コネクタを選択します。
認証コネクタはアプリに紐づいているため、レコードを登録したいアプリのAPIトークンで作成した認証コネクタを選択してください。
※異なるアプリに対して処理を行う場合は新規に認証コネクタを作成してください。

基本設定とテスト実行

続いてレコードの登録内容の設定を行います。
基本設定画面では、該当するアプリのフォーム設定に従って、レコード登録項目が表示されます。
各入力欄をクリックすると、画面右部に入力できる変数が表示されますので、各項目に対して入力したい内容を選択します。

先ほどアップロードしたファイルをレコードにも登録するためには、アップロードアクションで取得した”fileKey”を用います。
右部の画像のように、ファイル添付できる設定になっている項目に対して、Connectの画面右部のパラメータ一覧より”fileKey”を指定します。
設定ができれば、『次へをクリックして』テスト実行の画面に進みます。

出力確認画面において、『テスト実行』をクリックします。
クリック後、実行成功の表示が出れば成功です。
実際にkintoneのアプリを参照いただき、レコードが登録されてるかご確認ください。

これでシナリオの設定は終了です
最後に、右上の保存ボタンをクリックしてシナリオを保存します。
シナリオ有効化をONにしておくと、設定した内容のメールを受信した際に、このシナリオが自動で稼働します。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
BizteX Connectを用いることで上記のワークフローを簡単に自動化することができました。
書類の保存を自動化することで、営業担当者やバックオフィス担当者の工数を削減して、その他業務に充てる時間を創出することができるのではないかと思います。
是非お試しください。