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【クラウドRPAの導入事例】人材紹介/スカウトメール送信業務

人材サービス業界のRPA導入事例| 専門的なスキルを持ったマーケターと、デジタルマーケティング企業のマッチングに特化をしたヘッドハンティング事業を展開する株式会社ウィンスリー。 意欲の高い優秀な人材を獲得するため、スカウトメールを送信する業務と、企業の求人情報の整理業務にRPAを活用。

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スカウト送信をRPAで自動化し、希少人材を”ピンポイント”で採用に成功!

株式会社ウィンスリー

【企業情報】デジタル分野の難関ポジションに圧倒的な通過率を誇る人材ヘッドハンティング会社。大手優良企業、高待遇ポジションへの転職・求人・採用・年収情報、面接対策などを主に営んでいる。また優秀は講師を揃えた法人向けのデジタルマーケティング研修も行なっている。

  • 会社設立年月 2012年11月
  • 従業員数:14名(2019年7月末時点)※契約社員及びアルバイトなどを含む
  • 事業内容:人材紹介業、人材コンサルティング事業
  • BizteX cobit 導入開始】2019年4月

Q:RPAを導入する事になった背景は?

黒瀬さん:当社はデジタルマーケティング業界に特化したヘッドハンティング事業を行っています。その為、テクノロジーには常にアンテナをはっています。定型業務を自動化する事で、クライアントとキャンディデイトへのコンサルティングというコア業務に時間を傾注する事を可能にするRPAには非常に興味がありました。

デジタルマーケティング業界は、優秀な人材が既に枯渇しているにもかかわらず、テクノロジーの進化も激しいので、様々な人材データベースから、適合した人材を探し当てるのは至難の技です。そのため、これまでは候補者や各ヘッドハンターの友人・知人からの紹介が中心でしたが、クライアント企業のニーズに応えるべくスカウトメールによる人材確保を強化しようと考えました。

RPAでスカウトメールを自動化することで無駄なサーチ業務を削減!

ただし、スカウトメールの送信業務などにより、クライアントとキャンディデイトとの会話量とサポートが減り、マッチングの質を落としてしまっては、本末転倒です。そこで、BizteX cobitを活用し、スカウトメールの送信業務の中でも自動化出来る部分は自動化しよう、と考えたわけです。

—どんな業務でクラウドRPA BizteX cobit を活用していますか?

黒瀬さん:まずは、スカウトメールの送信の流れを説明します。

当社では、検索キーワードを細かく設定し、サーチをしています。申し上げた通り、デジタルマーケティング業界で活躍できる人材は希少なため、ピンポイントで人材を探します。そして、ターゲット人材が欲しているスカウトメールの文面を作成し、送信という流れですね。

これまでは、ある検索条件でサーチをしても、「人材が見当たらない」というような事が頻発する為、サーチ業務が無駄に終わる事もありました。しかし、cobitであれば一定の時間に、一定の頻度でサーチをかけてくれます。その為、サーチ業務に人が時間をかける事なく、スカウトメールを送信する事ができています。全ての業務でcobitを利用しているわけではなく、自動化が向いている業務やデータベースにおいてはcobitを利用しています。他方で、一人ひとりの経歴書を読み込み、フルカスタマイズでスカウトメールを送信するという業務も当然、行っています。重要なのは、人が行うべき業務か、システムに置き換えるべき業務かの見極めをする事かと思います。

導入3ヶ月でRPAの導入効果を実感、お客様とのコミュニケーションの充実!

—導入後の具体的な効果は?

黒瀬さん:導入して約3カ月で、今まで半年に一度しか決まらなかったデータベースから、cobitで送信したスカウトメール経由で1名、入社が決まりました。この職種は希少中の希少な職種です。これまでであれば、サーチと送信業務に膨大な時間がかかるため、なかなか扱えなかった求人です。さっそく、cobitの特長を活かした入社実績を作る事ができました。

もちろん、このような定量的な成果も出ていますが、最も成果を感じているのは、スカウト送信業務を自動化した事で、クライアント・キャンディデイトとの会話量が増やせている事です。やはり、私たちヘッドハンターの価値は、クライアントの事業戦略を理解し、適切な人材要件定義を行う事です。そして、キャンディデイトには、これまでの経験をどう活かすかだけでなく、理想的なキャリアプランの提案をおこない、企業と交渉をする事です。

私たちが大事にしているこういった業務により傾注出来ているという事が最も大きな成果だと考えています。

—ほかの業務でも BizteX cobit は活用できそうですか?

黒瀬さん:今後はクライアントの求人情報の整理にもcobitを利用しようと計画してます。

日々、求人情報は変動します。これまでは、求人情報を手作業で管理ツールに転記をしたり、情報を更新したりしていました。非常に属人的かつ、抜け漏れが発生し易い業務です。これらの業務を自動化し、会社として月320時間分の業務削減効果を期待しています。

何度も申し上げていますが、こういった業務を極力なくし、クライアントとキャンディデイトとの会話とコンサルティングに時間をかけていきたいと考えています。

業務理解、素早いサポート体制が決め手に。さらに簡単な操作を

—クラウドRPAの BizteX cobit を選んだ理由は?

黒瀬さん:人材紹介業界の知識と、サポート体制です。セミナー参加後に、営業の方に提案に来てもらいました。その際、私どもの業務内容について非常に理解がありました。いちから説明する事なく、業務フローにおいて何が重要かを理解したうえで導入の提案をしてくれました。

あとは、サポート体制ですね。契約の判断をするまでに、きっちり検証を行ってもらえたのはありがたかったですね。非常にスピーディーかつ、丁寧に対応をしてもらいました。

—日々進化する、クラウドRPA BizteX cobit に期待することは?

黒瀬さん:今でも非常に簡易に操作ができると思いますが、もっともっと誰でも簡単に操作が出来るようになるといいですね。自動化したい業務が思いついた時に、すぐに運用できるという状態に出来れば、もっともっと定型業務の自動化が出来ると思います。

そうする事で、コンサルタントがよりクライアント、キャンディデイトを向いてバリューを発揮できるようになると思います。

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