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人員削減による業務の増加をクラウドRPAで解決! 仕事が増えても残業ゼロへ

インターネット広告のコンサルティングや運用を行っている、株式会社ローカルフォリオ。こちらの企業ではリアルタイムで変動し続ける広告の実績データをもとに、多くのクライアントに最適な予算消化プランを提案・運用している。広告の運用だけでなく、営業や経理・財務にもコビットを活用し、全社的に業務を効率化している実際をうかがった。

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残業が増えるピンチ!をRPAの活用でチャンスに!

株式会社ローカルフォリオ

【企業情報】2004年に米国カリフォルニア州にて設立。2011年に日本支社で営業活動を開始。インターネット広告コンサルティング、インターネット広告運営を事業とする。2019年8月、社名を株式会社ローカルフォリオに変更。

  • 設立:2018年
  • 従業員数:80名
  • 事業内容:インターネット広告コンサルティング、インターネット広告運営
  • 【BizteX cobit 導入開始】2018年6月

—RPAを活用することになった背景は?

市川さん: 2018年7月頃、私が所属しているインサイドセールス部で派遣さんが1人、契約終了になりました。そうなると私を含む残った社員2名の残業が1日5~6時間ほど増えることが判明しました。どうしようかと考えていたときに上長から「これを使ってみて」とBizteX cobitを紹介されました。

弊社では2018年5月にBizteX cobitを導入していたものの、まだ活用が進んでいませんでした。そこで、せっかくだから活用しようと考えたのがきっかけです。

様々な業務・部署でRPAをフル活用

—社内ではRPAをどの業務に活用していますか?

市川さん: 弊社はインターネット広告コンサルティング、インターネット広告運営を事業としています。そこから発生する業務において、現在下記の5つの部署でコビットを活用しています。

①インサイドセールス: 商談管理システムと連携し、新規の顧客を掘り起こし、営業をアサイン。メールでの資料送付、アポイント企業の登録などを自動化。

②運用: インターネット広告の予算消化調整。広告実績をダウンロードし、そこから1日あたりの予算設定額を計算。その結果を広告キャンペーンの1日あたりの予算に自動で設定します。

②営業サポート: インターネット広告の運用レポートの作成。配信された広告のパフォーマンスをお客様に報告しています。

③営業: お客様から預かった広告予算の管理をしています。

④経理、財務: 3つのシステムを経由する複雑な入金処理をコビットで自動化しています。

—どのように他部署へのRPA導入を進めましたか?

市川さん: 最初は私が所属するインサイドセールス部門からでした。派遣さんがいなくなっても残業を増やしたくないという危機感からコビットの活用をスタートしました。私はずっと営業畑だったので、ITリテラシーもそれほど高くありませんでしたが、手厚いサポートもあり、ロボットを完成することができました。

コビットに確かな手応えを感じた後は、社内のメンバーに紹介しました。残業で困っている人に社内コミュニケーションツールで「便利なツールがありますよ」と知らせたり、BizteXのユーザー会を紹介したり。せっかく導入しているのに、使わなければもったいないと思ったんです。そのおかげか(笑)最近ではだいぶ活用が進みました。現在は弊社のコビットのアカウントは増え、今では15人くらいのメンバーが積極的に活用しています。

RPAの活用で残業ゼロ x 生産性の向上を実現

—業務にRPAを活用した効果は?

市川さん: 具体的には、まず残業が減ったことですね。私の部署では派遣の方が担当していた商談管理システムへの細かい登録作業などの業務がコビットに置き換えることができ、残業がゼロになりました。RPAを活用することで、残業をゼロにした上で生産性を上げるという、難しい課題を実現することができました。

コビットでは手作業で行なっていた業務がボタンひとつで完了します。データを商談管理システムに取り込むときなどは、どうしても入力漏れが発生しがちだったのですが、コビットはロボットなので人的ミスがなく正確に入力業務を行えます。コビットに任せられるようになった分、空いた時間をより創造的な業務や戦略立案に充てられるようになったのもうれしいですね。

—社員のみなさんのコビット活用状況は?

市川さん: 社内で「チームcobit」というチャットグループを設けて、15名ほどでコビットの情報を交換しています。こちらにはいろいろな部署の人が参加しています。私もそうでしたが、だいたいつまずくところは一緒(笑)。 困っている人がいると、誰かがヒントになるBizteXの動画を共有したりして、サポートしあっています。

社内でのやりとりを通じて、自分の業務をどうやったらロボットに落とし込めるかがわからず、そこで止まってしまう人が多いことがわかりました。身近な誰かの「こうやったらできた」をみて、初めて「それなら私にもできるかも」と感じてもらえることに気づきました。そこで、RPAの導入では、社内の誰かが最初にやってみせることが大切だと感じました。最初は大変ですが、つらいエラーを乗り越えてロボットが完成すると、RPAの便利さがわかり、手放せなくなるようです。

RPAの活用をきっかけに関連する業務や運用を改善していきたい

—コビットを使って気づいたことは?

市川さん: 新鮮だったのは、コビットは自分の業務を整理するきっかけになることですね。膨大な業務はこなすだけで精一杯になりがちで、業務をふりかえる時間を持てないことが多いですよね。でも漠然とこなしていた業務でも、コビットでどうやって置き換えるか考えると、無駄なものや優先順位がはっきりすることがあるんです。業務効率化のために、どうするべきなのか。コビットをきっかけとして、業務を改めて整理し直すことができました。

—クラウドRPA「BizteX cobit」に期待することは?

市川さん: Gmailなどのメールを利用する業務で、コビットを簡単に扱えるようになるといいですね。そうすると社内や社外に定期メールを送れるようになります。リマインドメールなどに使えるとありがたいです。

また、ユーザー会がとても役立っているので、今後は業界や部署に特化した場を期待しています。例えば広告代理店の社員だけが集まる会があれば、同じ悩みを共有できそうですよね。また経理や人事など、担当する業務ごとの会でもたくさんのヒントを得られそうです。

—今後は社内でどういう展開を考えていますか?

市川さん: 商談管理システムが一新されるので、それに合わせて、コビットを含めた運用と業務を整理したいと考えています。コビットにもだいぶ慣れてきたので、設計から見直して、より効率的なロボットにバージョンアップさせたいですね。

最終的には私が社内にいなくても、事務的な業務はボタンひとつでコビットが解決するような状況を目指しています。そこで空いた時間を、人の頭脳でなければできない仕事に充てたい。それを私だけでなく、全社員に広めていきたいんです。残業ゼロでもこれだけの仕事をやっているんだと、みんなに示すことを目標にしています。

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